Portfolio-Nr.: 7202-01
Fachgebiet: Kautionsverwaltung

easysquare Kautionsabrechnung

Professionelle Kautionsabrechnung – Der Kautionsabrechnungsprozess mit easysquare workflow

Ein Mietvertrag wird beendet und nach einem bestimmten Zeitraum muss die dazugehörige Kaution abgerechnet werden. Grundsätzlich kann die Abrechnung der Kaution in zwei unterschiedlichen Wegen verlaufen: Entweder kommt es zu einer Komplettauszahlung oder die Kaution wird aufgrund von offenen Mietforderungen einbehalten oder in Teilen ausgezahlt. Außerdem wird im Rahmen der Abrechnung zwischen baren und unbaren Kautionen unterschieden, welche auf unterschiedlichen Weisen abgerechnet werden.

Die Kautionsabrechnungsprozesse in einem Unternehmen sind fest definiert und durchlaufen in der Regel mehrere Abteilungen. PROMOS bietet Ihnen mit der Kautionsabrechnung einen Prozess, mit dem Sie Kautionen durchgängig und professionell abrechnen. Der Workflow „Kautionsabrechnung“ navigiert den Anwender sicher durch die für ihn relevanten Schritte, inklusive einer zweistufigen Freigabestrategie. Eine integrierte Bearbeiterfindung, welche kundenspezifisch ausgeprägt wird, sorgt für einen reibungslosen Prozessablauf.

Mit der Kautionsabrechnung basierend auf easysquare workflow behalten Sie alle für die Kautionsabrechnung wichtigen Arbeitsschritte im Überblick und können jederzeit den Status der Abrechnung einsehen. Darüber hinaus ist zu jedem Zeitpunkt klar definiert, welcher Mitarbeiter den aktuellen Schritt zu bearbeiten hat.

Der Kautionsabrechnungsprozess

Kautionsabrechnungsprozesse können manuell und automatisch gestartet werden. Die manuelle Anlage erfolgt direkt im Kautionsvertrag. Dabei wird automatisch überprüft, ob für diese Kaution bereits ein Prozess in easysquare workflow existiert und, ob die Kautionsart plausibel ist. Ein eigens dafür konzipierter Report sichert die automatische Anlage der Kautionsabrechnungsprozesse auf Basis eines frei zu definierenden Zeitraums nach Mietvertragsende. Der Anwender kann daneben entscheiden, nach welchen weiteren Kriterien die Kautionsabrechnungsprozesse angelegt werden. Es stehen Selektionskriterien, wie Buchungskreis, Wirtschaftseinheit, Vertrag, Vertragsart und Laufzeitende „von / bis“, zur Verfügung. Auch hier werden alle selektierten Kautionsverträge auf bereits bestehende Kautionsabrechnungsprozesse überprüft. Nach Anlage der Kautionsabrechnungsprozesse stehen diese dem jeweiligen Anwender, definiert durch die kundenindividuelle Bearbeiterfindung, im globalen Arbeitskorb zur Verfügung.

Prüfung und Freigabestrategie

Die easysquare Kautionsabrechnung ist mit in der Praxis bewährten Prüfungen und Abfragen optimiert, sodass eventuelle Fehleingaben der Anwender abgefangen und durch Meldungen auf diese aufmerksam gemacht werden. Beispiele dafür sind die Abfrage nach einer aktiven Mahn- und Klageakte oder ein verändertes Vertragsende. Kritische Eingaben werden standardmäßig durch ein zweistufiges Freigabekonzept (Vieraugenprinzip) geprüft. Manuelle Prozessabbrüche sind mit einer obligatorischen Begründung zu erläutern und werden im dafür vorgesehenen Prozessschritt „Prozessstorno“ angezeigt.

Report zur automatischen Erzeugung von Kautionsprozessen in der PROMOS Kautionsabrechnung
Report zur automatischen Erzeugung vom Prozessen
Zu bearbeitende Vorgänge im globalen Arbeitskorb in easysquare workflow
Zu bearbeitende Vorgänge im globalen Arbeitskorb

Weitere Informationen

  • Korrespondenz: Optional besteht die Möglichkeit, kundenindividuelle Korrespondenzen direkt aus dem Kautionsabrechnungsprozess zu erstellen. Im Prozess erfasste Notizen werden zentral nachgehalten und stehen jederzeit zur Verfügung.

Ihr Nutzen

Transparenz: Die relevanten Informationen zur Kautionsabrechnung sind für alle betroffenen Mitarbeiter gesammelt und einheitlich verfügbar.

Zeitersparnis: Durch die schlanke und intuitive Bedienung durch den Prozess wird Zeit in der Abarbeitung gespart.

Benutzerfreundlichkeit: Die Bankdaten des Geschäftspartners werden eingelesen und stehen innerhalb des Prozesses zur Verfügung. Direktabsprünge in den Kautionsvertrag oder den übergeordneten Immobilienvertrag runden die Benutzerfreundlichkeit ab.

Referenzkunden

Zielanwendergruppe

  • Kautionsbuchhalter
  • Kundenbetreuer
  • Mietenbuchhalter
  • Forderungsmanager

Technische Voraussetzungen

  • SAP® RE-FX, Mietvertragsverwaltung
  • PROMOS Kautionsverwaltung
  • easysquare workflow

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PROMOS consult Projektmanagement,
Organisation und Service GmbH
Rungestraße 19
10179 Berlin-Mitte

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