Portfolio-Nr.: 8201-01
Fachgebiet: Vertragsverwaltung

easysquare Mieterwechsel

Mieterwechsel mobil und SAP®-integriert durchführen

Der Mieterwechselprozess als einer der wichtigsten Prozesse in der Objektverwaltung kann mit easysquare problemlos mobil durchgeführt werden. Die Stammdaten eines Objektes und die des Mieters können hierzu nahtlos aus dem SAP® System in die digitalen Formulare der easysquare mobile App eingebunden werden. Auf diese Weise kann der Bearbeiter die Daten mobil vor Ort auf seinem Endgerät aufnehmen und das ausgefüllte Formular anschließend zur weiteren Verarbeitung an das SAP® System zurücksenden. Hier kann im Rahmen eines Rückintegrationsdialoges das Zurückschreiben der mobil aufgenommenen Daten in das SAP® System erfolgen.

Leerstandszeiten sind mit erheblichen Kosten für den Eigentümer verbunden. Daher profitieren Wohnungsunternehmen von der durchgängigen, mobilen und systemintegrierten Umsetzung des Mieterwechsels mit easysquare, wobei der Prozess die gesamte Vorgangskette von der Wohnungsabnahme bis hin zur Wohnungsübergabe überwacht. Das Standardprodukt „Mieterwechsel mit SAP® ERP Integration“ bietet die Möglichkeit, mit geringen Einführungskosten einen leistungsstarken und vor allem mehrfach praxiserprobten mobilen Prozess im Unternehmen zu implementieren.

easysquare Mieterwechsel

Zahlreiche Bearbeitungsschritte müssen während des Mieterwechsels beachtet werden – sowohl im ERP-System des Wohnungsunternehmens als auch mobil vor Ort. Easysquare bietet Ihnen eine einfache und komfortable Lösung, einen reibungslosen Ablauf im Mieterwechselprozess sicherzustellen.

Mobile Unterstützung vor Ort

Verbindendes Element für die Kommunikation zwischen den beteiligten Personen und Gruppen im Mieterwechselprozess sind digitale Formulare. Der Versand eines digitalen Formulars erfolgt aus dem SAP® System an die easysquare Plattform und enthält bereits alle wichtigen Informationen, wie Adresse und Termin, Name des Mieters und die entsprechenden Ausstattungsmerkmale des Objektes. Der zuständige Mitarbeiter erhält das digitale Formular im Posteingang der easysquare mobile App, entweder in der nativen App für iPhone/iPad oder in der WebApp für PC und Smartphone.

Die Abnahme oder Übergabe einer Wohnung wird mobil durchgeführt und das Formular vor Ort ausgefüllt. Hierbei profitiert der Mitarbeiter von der bedienfreundlichen Erfassung in der App, bspw. durch vordefinierte Kataloge und Checklisten. Mieter und Vermieter unterschreiben direkt auf dem iPad. Die erfassten Daten des Vorabnahmeprotokolls stehen anschließend im Endabnahmeprotokoll zur Verfügung. Der Vorgang bleibt transparent und für alle Beteiligten stets nachvollziehbar.

SAP® ERP Integration

Die erfassten Daten – die Ausstattungsmerkmale des Mietobjektes, die Verzugsadresse, die Kommunikationsdaten und die Bankdaten des Mieters – werden in das SAP® System zurückgeschrieben. Selbstverständlich können die Daten vorher mit einem Bestätigungsdialog überprüft werden. Anschließend können Protokolle in PDF-Format zur Archivierung an den Mietvertrag, für den E-Mail-Versand an den Mieter oder für die Weiterleitung der Zählerstände an den Versorger genutzt werden. Der gesamte Prozess wird über easysquare workflow gesteuert und führt den Mitarbeiter wie an einem roten Faden durch die einzelnen Bearbeitungsschritte.

Das mobile Formular mit Objektdaten in der easysquare mobile App auf dem iPad für den Mieterwechsel
Das mobile Formular - Objektdaten
Das mobile Formular zur Objektbegehung im Rahmen des Mieterwechsels in der easysquare mobile App auf dem iPad
Das mobile Formular – Begehung
SAP Prozessschritt eines Mieterwechsels in easysquare workflow
Der easysquare workflow Prozess in SAP®

Weitere Informationen

  • Der Versand eines Outlooktermins für den zuständigen Mitarbeiter. Falls gewünscht, kann der Mieter via E-Mail u. a. die Termineinladung erhalten.
  • Die Anzeige weiterer SAP® Daten im mobilen Formular, z. B. der aktuelle Saldo des Mieterkontos, Notizen zum Mietvertrag und vieles mehr.
  • Die Anzeige von archivierten Anlagen im mobilen Formular, z. B. die Kündigung oder der Mietvertrag.
  • Die Erstellung von OPCC-Korrespondenzen, die per E-Mail zusätzlich zum Abnahme- oder Übergabeformular mitversendet werden können.
  • Der Versand einer Zählerstandsmeldung an den Versorger.
  • Die Durchführung der Abnahme mit zeitgleicher Übergabe.
  • Die Fotodokumentation von Schäden direkt im Formular.
  • Die Übernahme von Daten aus der Vorabnahme in die Endabnahme und in die Übergabe.

Folgende Zusatzfunktionen können implementiert werden:

  • Die automatische Anlage von IH-Meldungen in SAP® anhand der im mobilen Formular erfassten Mängel, inklusive Absprung in die Meldungsbearbeitung aus dem easysquare workflow Prozess heraus.
  • Die Pflege von Räumen und die Zuordnung von Ausstattungsmerkmalen zu den Räumen. Die Ausstattungsmerkmale werden zunächst mobil pro Raum erfasst und nach Prüfung in das SAP® System rückintegriert.

Ihr Nutzen

Zeitersparnisse: Die Integration von Smartphone Features, wie Auswahlkataloge, Unterschriftenfunktion, Fotokamera etc., beschleunigt die Dateneingabe und die Anbindung an das ERP-System führt zu erheblichen Prozessvorteilen in der Bereitstellung und Archivierung von Daten.

Transparenz: Alle erfassten Daten stehen jederzeit zur Verfügung. Auf diese Weise bleibt der Vorgang transparent und für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Kostenersparnisse: Der Verzicht auf Papierformulare macht die Vielzahl an Durchschlägen überflüssig und spart Geld.

Zielanwendergruppe

  • Kundenbetreuer
  • Verwalter
  • Hausmeister

Technische Voraussetzungen

  • SAP® RE-FX
  • Mietvertragsmanagement
  • easysquare workflow
  • easysquare mobile App V.1.4

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PROMOS consult Projektmanagement,
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