easysquare Mieterwechsel

Zahlreiche Bearbeitungsschritte müssen während des Mieterwechsels beachtet werden – sowohl im ERP-System des Wohnungsunternehmens als auch mobil vor Ort. Easysquare bietet Ihnen eine einfache und komfortable Lösung, einen reibungslosen Ablauf im Mieterwechselprozess sicherzustellen.

Mobile Unterstützung vor Ort

Verbindendes Element für die Kommunikation zwischen den beteiligten Personen und Gruppen im Mieterwechselprozess sind digitale Formulare. Der Versand eines digitalen Formulars erfolgt aus dem SAP^® System an die easysquare Plattform und enthält bereits alle wichtigen Informationen, wie Adresse und Termin, Name des Mieters und die entsprechenden Ausstattungsmerkmale des Objektes. Der zuständige Mitarbeiter erhält das digitale Formular im Posteingang der easysquare Professional App, entweder in der nativen App für iOS bzw. Android oder in der WebApp für PC und Smartphone.

Die Abnahme oder Übergabe einer Wohnung wird mobil durchgeführt und das Formular vor Ort ausgefüllt. Hierbei profitiert der Mitarbeiter von der bedienfreundlichen Erfassung in der App, bspw. durch vordefinierte Kataloge und Checklisten. Mieter und Vermieter unterschreiben direkt auf dem iPad. Die erfassten Daten des Vorabnahmeprotokolls stehen anschließend im Endabnahmeprotokoll zur Verfügung. Der Vorgang bleibt transparent und für alle Beteiligten stets nachvollziehbar.

SAP^® ERP Integration

Die erfassten Daten – die Ausstattungsmerkmale des Mietobjektes, die Verzugsadresse, die Kommunikationsdaten und die Bankdaten des Mieters – werden in das SAP^® System zurückgeschrieben. Selbstverständlich können die Daten vorher mit einem Bestätigungsdialog überprüft werden. Anschließend können Protokolle in PDF-Format zur Archivierung an den Mietvertrag, für den E-Mail-Versand an den Mieter oder für die Weiterleitung der Zählerstände an den Versorger genutzt werden. Der gesamte Prozess wird über easysquare workflow gesteuert und führt den Mitarbeiter wie an einem roten Faden durch die einzelnen Bearbeitungsschritte.

• Der Versand eines Outlooktermins für den zuständigen Mitarbeiter. Falls gewünscht, kann der Mieter via E-Mail u. a. die Termineinladung erhalten.
  
• Die Anzeige weiterer SAP^® Daten im mobilen Formular, z. B. der aktuelle Saldo des Mieterkontos, Notizen zum Mietvertrag und vieles mehr.
  
• Die Anzeige von archivierten Anlagen im mobilen Formular, z. B. die Kündigung oder der Mietvertrag.
  
• Die Erstellung von OPCC-Korrespondenzen, die per E-Mail zusätzlich zum Abnahme- oder Übergabeformular mitversendet werden können.
  
• Der Versand einer Zählerstandsmeldung an den Versorger.
  
• Die Durchführung der Abnahme mit zeitgleicher Übergabe.
  
• Die Fotodokumentation von Schäden direkt im Formular.
  
• Die Übernahme von Daten aus der Vorabnahme in die Endabnahme und in die Übergabe.
  

Folgende Zusatzfunktionen können implementiert werden:

• Die automatische Anlage von IH-Meldungen in SAP^® anhand der im mobilen Formular erfassten Mängel, inklusive Absprung in die Meldungsbearbeitung aus dem easysquare workflow Prozess heraus.
  
• Die Pflege von Räumen und die Zuordnung von Ausstattungsmerkmalen zu den Räumen. Die Ausstattungsmerkmale werden zunächst mobil pro Raum erfasst und nach Prüfung in das SAP^® System rückintegriert.