Portfolio-Nr.: 7205-02
Fachgebiet: Workflows

easysquare Objektakte

Sämtliche Dokumente und Vorgänge zu Ihren Gebäuden gebündelt abrufbar in der easysquare Objektakte

Die Anzahl und Komplexität elektronischer Dokumente im alltäglichen Geschäftsverkehr zu Ihren Objekten und Gebäuden nimmt ständig zu. Von der Genehmigung, den Wartungsverträgen und Projektplänen bis hin zur technischen Zeichnung – wie wäre es, wenn Sie nicht nur Ihre Dokumente, sondern auch die dazugehörigen Geschäftsprozesse bequem von Ihrem Arbeitsplatz mit nur wenigen Klicks aus einer SAP® Maske heraus aufrufen könnten?

Für diesen Zweck hat PROMOS die easysquare Objektakte entwickelt. Sie stellt allen Berechtigten sämtliche Dokumente und die dazugehörigen Vorgänge lückenlos und gesammelt an einer zentralen Stelle in SAP® zur Verfügung. Diese Lösung ist voll in das SAP® ERP System integriert und hat damit Zugriff auf alle Daten. Auf diese Weise können Sie nicht nur Dokumente, sondern auch SAP® Transaktionen, Reports, Auswertungen, Links zu Intranet oder Internetseiten, Instandhaltungsmeldungen und vieles mehr strukturiert und übersichtlich in SAP® verwalten. Die Zuordnung zur Objektakte erfolgt automatisiert, ohne zusätzlichen administrativen Aufwand durch den Mitarbeiter.

Die Erfassung von Dokumenten in der digitalen Akte ist nicht nur auf eingehende Korrespondenzen beschränkt, sondern schließt auch ausgehende Dokumente mit ein. Beim Erfassen eines neuen technischen Objektes in SAP® wird die easysquare Objektakte automatisch generiert. Auf diese Weise steht jedem technischen Objekt eine eigene digitale Akte zur Verfügung. Diese kann sowohl Schriftstücke, wie z. B. Brandschutzverordnungen, Flucht- und Rettungspläne, Wartungsverträge, Energieausweise oder Schließpläne, als auch Transaktionen, Reports, E-Mails und ganze Workflows beinhalten.

Die easysquare Objektakte folgt dem immer gleichen Aufbau aus Aktenkopf und einer baumartigen Struktur ihrer Inhalte:

Alle Eckdaten auf einem Blick im Aktenkopf

Alle wichtigen Informationen zum jeweiligen technischen Objekt befinden sich im Kopf der digitalen Akte. Hier werden beispielsweise die Objektbeschreibung, Nutzungsart, Nutzflächen, Ansprechpartner, wie Facility Manager oder zuständiger Sachbearbeiter, sowie weitere Informationen des technischen Objektes angezeigt, wobei die bereitgestellten Informationen kundenindividuell angepasst und erweitert werden können.

Detaillierte Auflistung sämtlicher Inhalte durch eine übersichtliche Baumstruktur

Für eine übersichtliche Darstellung werden sämtliche Inhalte mit einem Symbol klassifiziert und in einer baumartigen Struktur in der digitalen Akte abgelegt. Diese Struktur wird im Rahmen des Einführungsprojektes besprochen und kundenindividuell umgesetzt, wobei wir jederzeit auf Best Practices der PROMOS zurückgreifen können. Von dort können Sie jederzeit mit einem Klick in die entsprechenden SAP® Transaktionen oder in die für die Akte relevanten Objekte abspringen.

easysquare Objektakte in SAP
easysquare Objektakte

Weitere Informationen

  • Direktabsprünge: Sie wollen auf Informationen zugreifen, ohne zeitintensiv danach suchen zu müssen? Dann nutzen Sie die Möglichkeit, aus dem betreffenden Stammdatenobjekt (Technischer Platz, IH-Meldung und weitere technische Objekte) direkt in die digitale Objektakte abzuspringen. Dort stehen Ihnen nicht nur das gesuchte Dokument, sondern auch andere Umfeldinformationen zur Verfügung.
  • Akte zum Mitnehmen: Bei Bedarf können Sie eine Akte per Knopfdruck exportieren. Somit ist es möglich, eine komplette Akte schnell und bequem auf externe Speichermedien abzulegen, ohne dass bei diesem Vorgang die gesamte Ordnerstruktur der Akte verloren geht. Selbst ganze Aktenbestände können via Exportfunktion offline verfügbar gemacht werden.
  • Prozessintegration: Das volle Potenzial der digitalen Akte wird mit der Einbindung in easysquare workflow ausgeschöpft. Auf diese Weise lassen sich Arbeitsprozesse samt Anlagen in die Objektakte einbinden und stehen somit jederzeit für einen Absprung zur Verfügung. Auf diese Weise wird ein fallbezogenes Bearbeiten optimal unterstützt.

Ihr Nutzen

Transparenz: Die zentrale und systematische Ablage sämtlicher Informationen in der easysquare Objektakte lässt Sie von der bestmöglichen Auskunftsfähigkeit sowie gleichem Wissenstand Ihrer Mitarbeiter profitieren.

Zeitersparnis: Sowohl die verbesserte Arbeitsorganisation durch einen papierreduzierten Schreibtisch als auch die Mobilität durch Bereitstellung einer Akte zum Mitnehmen bei Gericht oder zum Architekten führen zu deutlichen Zeitersparnissen.

Hohe Datenqualität: Die Vermeidung von Medienbrüchen durch die direkte Integration in Ihr ERP-System erhöht die Aktualität der verfügbaren Informationen und somit die Datenqualität.

Zielanwendergruppe

  • Technische Objektbetreuer
  • Objektverwalter

Technische Voraussetzungen

  • SAP® ERP
  • externes Archiv

Treten Sie mit uns in Kontakt:

PROMOS consult Projektmanagement,
Organisation und Service GmbH
Rungestraße 19
10179 Berlin-Mitte

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