Portfolio-Nr.: 7206-01
Fachgebiet: Workflows

easysquare Unterschriftenprozess

Digitale Signaturen mit dem easysquare Unterschriftenprozess

Der heutige Fokus auf die Digitalisierung macht es für Unternehmen notwendig, papierbasierte Prozesse abzulösen und mittels durchgängig digitalisierter IT-Lösungen nachhaltig zu verbessern. Auf der langen Liste der größten Optimierungspotenziale rücken das Drucken unzähliger Korrespondenzen sowie die Organisation rund um die Beschaffung von Unterschriften an erste Stelle.

PROMOS schafft Abhilfe und bietet mit dem easysquare Unterschriftenprozess eine einfache, strukturierte und übersichtliche Lösung, sowohl das Freigabeverfahren aus der Korrespondenzerstellung heraus zu generieren als auch Korrespondenzen mit eingescannten Unterschriften zu erzeugen, sodass diese nicht mehr ausgedruckt und manuell unterschrieben werden müssen. Hierbei bietet die Lösung verschiedene Optionen, den Unterschriftenprozess teilweise oder durchgehend digital abzubilden.

Neben der klassischen Bearbeitung von Korrespondenzen, indem mittels OpenPromos® Corporate Correspondence (OPCC) Schreiben jeglicher Art in SAP® erstellt, anschließend gedruckt und manuell unterschrieben werden können, ermöglicht die Integration eines Freigabeprozesses weitere digitale Verfahren zur Korrespondenzerzeugung in OPCC. Auf diese Weise können Unternehmen für jegliche Korrespondenzschreiben vorgeben, ob eine Unterschriftenregelung einzuhalten ist. Gleichzeitig können diese Unterschriften aus der Korrespondenz heraus auf digitalem Weg eingeholt werden.

Zum Start des Freigabeprozesses steht in OPCC eine neu einzurichtende Schaltfläche zur Verfügung. Nachdem der Bearbeiter einen Geschäftspartner ausgewählt und das Schreiben finalisiert hat, lässt sich auf Knopfdruck ein Freigabeprozess in easysquare workflow starten. Pop-up-Fenster stellen sicher, dass bestimmte Pflichtangaben vorgenommen werden, bspw. zur Auswahl des Ansprechpartners, der freigebenden Mitarbeiter, die Festsetzung von Terminen für eine Rückgabe oder ähnlichem.

Im Prozesssteuerungstool easysquare workflow wird zugleich der Unterschriftenprozess ausgelöst und erscheint dem zuständigen Mitarbeiter als zur Bearbeitung anstehende Aufgabe in seinem globalen Arbeitskorb. Mittels Split-Screen bleibt die Korrespondenz als PDF jederzeit im Prozess sichtbar, sodass der Bearbeiter mühelos die Prüfung sowie Freigabe vornehmen kann. Sollte es zu einer Ablehnung kommen, können die Gründe hierfür in einem separaten Fenster gepflegt werden und die Aufgabe wandert wieder zurück zum Prozessinitiator.

Nach erfolgter Freigabe werden die zuvor gesetzten Platzhalter durch eingescannte Unterschriften ersetzt und ein Druck oder Mailversand der Korrespondenz ist möglich. Nur das finale PDF findet Eingang ins Archiv und obsolete SAP® Ablagen werden gelöscht.

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Mittels easysquare workflow werden die Mitarbeiter mühelos durch den Unterschriftenprozess geführt. So erscheinen bei den zuständigen Mitarbeitern im globalen Arbeitskorb jeweils Hinweise, dass ein Prozess zur Bearbeitung ansteht.

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Der easysquare Freigabeprozess startet nach Auswahl der Schaltfläche „Ablegen“ und die unterschriftsberechtigten Mitarbeiter können in einem Pop-up Fenster angegeben werden.

Weitere Informationen

  • Kategorien: Korrespondenzen in OPCC lassen sich in vier Templates kategorisieren:
  1. Druck und manuelle Unterschrift
  2. Druck und manuelle Unterschrift oder Freigabeverfahren und Druck eingescannte Unterschrift
  3. Nur Freigabeverfahren und Druck eingescannte Unterschrift
  4. Druck eingescannte Unterschrift
  • Sonderfall 4: Liegt die Freigabe für eine Korrespondenz bereits durch einen anderen Prozess im Unternehmen vor, erscheint der Unterschriftenprozess als sogenannter Kindprozess in easysquare workflow. In diesem Sonderfall werden nur noch die eingescannten Unterschriften im Template eingefügt.
  • Bearbeiterfindung: Der easysquare Unterschriftenprozess unterstützt die Wahrung des Vieraugenprinzips, sodass entsprechende Dokumente immer von zwei Personen unterzeichnet werden müssen. Das Unterschriften-Pop-up ist maßgeblich für die Aussteuerung der Bearbeiterfindung und unterscheidet zwischen linkem und rechtem Unterzeichner. Dank der automatischen Vertreterregelung in easysquare workflow findet der Prozess auch im Falle von Abwesenheiten immer den richtigen Ansprechpartner.

Ihr Nutzen

Zeit- und Arbeitsersparnis: Unterschriebene Dokumente müssen nicht mehr eingescannt werden, um sie digital ablegen zu können. Das spart wertvolle Zeit bei der Vor- und Nachbereitung von Korrespondenzen.

Verkürzte Durchlaufzeiten: Der digitale Unterschriftenprozess macht Laufzettel überflüssig und reduziert erheblich die Durchlaufzeiten im Unternehmen.

Papierlose Bearbeitung: Das Zurückgreifen auf eingescannte Unterschriften und Mailversand ermöglicht eine durchgängig digitale Bearbeitung im Unterschriftenprozess und verzichtet gänzlich auf den Einsatz von Papier.

Transparenz: Die strukturierte Abbildung der Prozessschritte ist stets nachvollziehbar und erhöht die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter. Keine Freigaben fallen hinten runter.

Referenzkunden

Zielanwendergruppe

  • Unterschriftsberechtigte Kundenbetreuer

Technische Voraussetzungen

  • SAP® RE-FX
  • easysquare workflow
  • OpenPromos® Corporate Correspondence

Treten Sie mit uns in Kontakt:

PROMOS consult Projektmanagement,
Organisation und Service GmbH
Rungestraße 19
10179 Berlin-Mitte

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