PROMOS Nebenkosten Cockpit

Ganzheitliche Überwachung und Prozesssteuerung der Nebenkostenabrechnung mit dem PROMOS Nebenkosten Cockpit

Die jährliche Nebenkostenabrechnung bedeutet für Wohnungsunternehmen einen erheblichen Zeit- und Personalaufwand. Komplexe Koordinations- und Abstimmungsprozesse mit internen Ansprechpartnern und externen Dienstleistern (z. B. Wärmemessdiensten) erschweren den Geschäftsprozess. „Wo stehen wir aktuell?“ oder „Müssen wir Ressourcen umverteilen?“ sind zentrale Fragen, die häufig auf Basis von Daten beantwortet werden, die außerhalb von SAP^® manuell gepflegt werden und damit fehleranfällig sind (Beispiel: zentral abgelegte Excel-Datei).

PROMOS bietet mit dem Nebenkosten Cockpit ein SAP^®-basiertes Nebenkosten-Prozessüberwachungstool, das die Qualität der Nebenkosten-, Mieter- und WEG-Abrechnung auf einem hohen Niveau sicherstellt. Eine Ampelfunktion zeigt auf einen Blick für jede Wirtschaftseinheit (interne Abrechnung) bzw. DTA-AE (externe Abrechnung), ob diese bereits abgerechnet wurde oder nicht. Jeder Abrechnungsschritt lässt sich direkt aufrufen, verfolgen, terminlich überwachen und auswerten. Der Anwender wird so durch den Geschäftsprozess der Nebenkostenabrechnung geführt.

Verarbeitung von externen Abrechnungsergebnissen

Externe Abrechnungsergebnisse werden in unterschiedlichen Formaten von den Wärmemessdiensten bereitgestellt:

Papierabrechnungen (manuelle Erfassung erforderlich)
D-Sätze für Heizung/Warmwasser
W-Sätze für Kaltwasser
E-Sätze (Volldatenaustausch; Heizung, Warm- und Kaltwasser)

Über das Nebenkosten Cockpit lassen sich alle oben genannten Formate komfortabel verarbeiten. Die Speicherung in separaten PROMOS-Tabellen, und damit unabhängig von der Abrechnungsidentifikation, ermöglicht eine Stornierung von Abrechnungen ohne erneutes Einlesen der Abrechnungsergebnisse.

Integrierte Betriebskostenabrechnung (IBEKO)

Unter einer „Integrierten Betriebskostenabrechnung“ wird in PROMOS.GT die Erzeugung eines kompletten Nebenkosten-Abrechnungsschreibens bestehend aus Betriebs- und Heizkostenabrechnung inkl. aller Anlagen verstanden. Hierzu gehören auch die externen Anlagen der Wärmemessdienste, die automatisch in SAP^® erzeugt und nicht mehr manuell hinzusortiert werden müssen.

E-Sätze

Für die integrierte Betriebskostenabrechnung sind E-Sätze erforderlich, die alle variablen Daten enthalten, welche die Messdienste üblicherweise auf den Abrechnungsschreiben ausdrucken. E-Sätze bieten die Möglichkeit zur elektronischen Qualitätssicherung der externen Abrechnung und bilden die Datenbasis für diverse Auswertungen. Der Datensatzaufbau muss dem ARGE-Standard entsprechen (Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V.). Bei der Verarbeitung von E-Sätzen empfehlen wir, die Dienstleistungen der Contimos in Anspruch zu nehmen.

Weitere Informationen

Weitere Funktionen im PROMOS Nebenkosten Cockpit:

Selektion und Auswertung von Verantwortlichen pro WE
Berücksichtigung von WE-übergreifenden Abrechnungen
Visualisierung der Fertigstellungsgrade über ein Ampelsystem
Planung der Abrechnungsschritte inkl. Down- und Upload nach Excel
Hinterlegung von Notizen zur Abrechnung pro WE (bzw. DTA-AE)
Dokumentation der Bearbeitungsschritte (Historie)
Direkter Aufruf noch nicht abgerechneter AE einer Abrechnungsperiode
Optional: Berechtigungen pro Abrechnungsschritt
Hinterlegung von WE-spezifischen Abrechnungsbesonderheiten (unabhängig vom Abrechnungszeitraum)
Integration in den PROMOS.GT Arbeitskorb

Auswertungen:

Automatische Ermittlung der Abrechnungs-IDs pro WE bzw. DTA-AE mit direktem Absprung in die Auswertungen zur Abrechnung
Mandatszuordnung für WEG-Wirtschaftseinheiten (Stichwort: Mieterabrechnung)
Export von archivierten Rechnungsbelegen
Automatische Erzeugung von Mieterlisten (Basis für den Wärmemessdienst zur Bereitstellung von A-Sätzen)

Ihr Nutzen

Prozessüberwachung: Ablesen des Abrechnungsstatus auf einen Blick auf Basis von Daten in Echtzeit

Prozesssteuerung: Qualitätssteigerung durch Vereinheitlichung des Abrechnungsprozesses, unternehmensübergreifende Koordination und Plausibilitätsprüfungen

Prozessplanung: Steigerung der Termintreue; Integration in den Arbeitskorb bei Nutzung der PROMOS.GT-Startmaske

Prozessdokumentation: Reduzierung von Recherchezeiten durch automatische Historie und Notizen zur Abrechnung

Auswertungen: Reduzierung von Recherchezeiten durch automatisierte Bereitstellung von archivierten Rechnungsbelegen (Stichworte: Mieterrückfragen, Belegeinsicht)

Zielanwendergruppe

Technische Voraussetzungen

zurück zur Übersicht