Portfolio-Nr.: 9218-01
Fachgebiet: Vertragsbuchhaltung

PROMOS Vertragskontenblatt

Die Posten im Blick mit dem PROMOS Vertragskontenblatt

Der Vertrag bildet die Grundlage einer jeden geschäftlichen Austauschbeziehung. Als Vermieter unterhalten Sie verschiedenste Verträge sowohl zu Privat- als auch Geschäftskunden, z. B. Mietverträge oder Verträge aus dem technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagement. Hier werden die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien geregelt. In Ihrem SAP® System wird jeder Vorgang zu diesem im System hinterlegten Vertrag zugeordnet. Er bildet somit den Anknüpfungspunkt jedes vertragsspezifischen Ereignisses.

Um aus dem Immobilienvertrag alle buchhalterisch relevanten Informationen mit wenigen Klicks abrufen zu können, wurde von PROMOS für Sie das Vertragskontenblatt entwickelt. Auf die individuellen Anforderungen des Kundenbetreuers und Vertragsbuchhalters abgestimmt, bietet es eine optimale Übersicht über alle vertragsbezogenen Kontenbewegungen, wie z. B. eine Liste der offenen Posten oder Informationen zum Mahn- und Klagewesen. Übersichtlich wird die Posten- und Saldenentwicklung des Vertrages dargestellt und es bietet eine schnelle und flexible Handhabung zur Abwicklung der in der Vertragsbuchhaltung notwendigen Geschäftsprozesse.

Das Vertragskontenblatt ist als gesonderter Reiter in den allgemeinen Immobilienvertrag integriert und kann somit einfach und bequem direkt aus dem Vertrag heraus aufgerufen werden. Aus dem Vertragskontenblatt kann in eine Vielzahl weiterer Bereiche abgesprungen werden, z. B. in die Korrespondenz, in die Mahnhistorie und in die Mahn- und Klageakte. Das Vertragskontenblatt besteht aus einem Vertragskopf mit Angaben zu Name, Nummer und aktuellem Vertragssaldo sowie verschiedenen Detailbildern. Zu diesen zählen unter anderem die folgenden:

Zusammenfassung: Innerhalb dieses Reiters können alle vorhandenen Belege eines Vertrages nach individuellen Kriterien summiert werden. Es können der Saldovortrag, die Gesamtsummen im Soll und Haben, der Gesamtsaldo des Vertragspartners (wenn dieser mehrere Verträge mit Ihrem Unternehmen unterhält) sowie die offenen Posten, welche keinem Vertrag zugeordnet wurden, angezeigt werden.

Postenübersicht / GP: Hier werden alle Buchungen des Vertrages komprimiert dargestellt, wobei Zwischensummen pro Monat berechnet werden und der Saldo kumuliert fortgeführt wird. Eine Ampelfunktion kennzeichnet bereits ausgeglichene Belege grün, noch offene Belege rot. Zu Letzteren können zusätzlich alle Informationen des Mahnwesens abgerufen werden. In der Postenübersicht GP werden alle Buchungen des Geschäftspartners komprimiert und gruppiert nach den einzelnen Verträgen dargestellt.

Offene Posten / GP: Im Bereich offene Posten werden ausschließlich die noch nicht ausgeglichenen Belege angezeigt. Auch hier werden Zwischensummen pro Monat gebildet und der Saldo kumuliert.

Weitere Verträge: Darüber hinaus kann in eine Übersicht verzweigt werden, die alle weiteren Verträge des Geschäftspartners auflistet.

Offene und ausgeglichene Posten des Vertrages werden mithilfe einer Ampelfunktion im PROMOS Vertragskontenblatt angezeigt.
Offene und ausgeglichene Posten des Vertrages werden mithilfe einer Ampelfunktion angezeigt.
Offene und ausgeglichene Posten aller Verträge des Geschäftspartners werden mithilfe einer Ampelfunktion im PROMOS Vertragskontenblatt angezeigt.
Offene und ausgeglichene Posten aller Verträge des Geschäftspartners werden mithilfe einer Ampelfunktion angezeigt.
Die Mahnhistorie gibt Auskunft über die Anzahl der Mahnungen und die darin enthaltenen offenen Posten im PROMOS Vertragskontenblatt.
Die Mahnhistorie gibt Auskunft über die Anzahl der Mahnungen und die darin enthaltenen offenen Posten.

Weitere Informationen

  • Belegübersicht: Durch das Klicken auf eine Belegnummer, öffnet sich die Belegübersicht. Hier können die einzelnen Belegpositionen eingesehen sowie Änderungen am Beleg vorgenommen werden.
  • Anzeigefilter: Unter dem Reiter Anzeigefilter können Sie Filteroptionen für die jeweiligen Detailbilder setzen und gleichzeitig über die Verdichtung der Belege entscheiden. So können beispielsweise stornierte Posten ausgeblendet werden. Die Anzeigeoptionen können für den User als Standardeinstellungen gespeichert werden.
  • Layout: In den einzelnen Detailbildern kann mithilfe der Standard Layoutfunktionen von SAP® über die Anzeige der einzelnen Spalten entschieden werden.
  • Weitere Detailbilder: Neben den beschriebenen Detailbildern existieren zusätzlich weitere Reiter, z. B. „extra SHBK“, für Buchungen mit einem bestimmten Sonderhauptbuch-kennzeichen, sowie der Reiter „Kautionskonto“ für Belege des Barkautionsvertrages.

Ihr Nutzen

Transparenz: Das Vertragskontenblatt fasst alle relevanten Buchungsinformationen übersichtlich zusammen, wobei der Anwender selbst über den Grad der Aggregation bestimmen kann.

Anwenderunabhängigkeit: Die Tabellen und Auswertungen des Vertragskontenblattes sind nicht nur für den Vertragsbuchhalter von Nutzen, sondern besitzen auch für Kundenberater oder den Kunden selbst eine hohe Aussagekraft, beispielsweise in Form einer ausgedruckten Saldenentwicklung als Anhang an ein Mieterschreiben.

Zeitersparnis: Die relevanten Daten müssen nicht zeitaufwendig manuell aus verschiedenen Bereichen zusammengetragen werden, sondern können mit einem Blick aus dem allgemeinen Immobilienvertrag entnommen werden. Zusätzlich kann direkt aus dem Vertragskontenblatt in andere Transaktionen abgesprungen werden.

Videobeitrag

Zielanwendergruppe

  • Vertragsbuchhalter
  • Kundenberater

Technische Voraussetzungen

  • SAP® ERP 6.0
  • RE-FX

Treten Sie mit uns in Kontakt:

PROMOS consult Projektmanagement,
Organisation und Service GmbH
Rungestraße 19
10179 Berlin-Mitte

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