Portfolio-Nr.: 2003-01
Fachgebiet: Nebenkosten

PROMOS Bewirtschaftungsverträge

Direkte Kosten aus Bewirtschaftungsverträgen transparent in SAP® abbilden

Um die im Eigentum des Immobilienunternehmens stehenden Immobilien zuverlässig zu bewirtschaften und zu sichern, werden Verträge mit Versorgern (z. B. Energie, Wärme, Wasser, Kabelfernsehen) und Versicherungen geschlossen. Diese Verträge werden häufig unter dem Begriff „Bewirtschaftungsverträge“ zusammengefasst. Hierbei entstehende Kosten können im Allgemeinen im Rahmen der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden.

Der kreditorisch ausgesteuerte SAP® Immobilienvertrag bietet sich zur Abbildung der Bewirtschaftungsverträge sehr gut an. Die regelmäßig zu zahlenden Abschläge werden im Rahmen der periodischen Buchungen ins Haben gestellt (Habenstellung) und im Anschluss durch den Zahllauf reguliert. Um den Bewirtschaftungsvertrag, vor allem in Hinblick auf die Vorbereitung der Nebenkostenabrechnung, optimal nutzen zu können, wurde er im PROMOS.GT um weitere nützliche Features ergänzt.

Abweichende Abschlagszahlungen: Nicht immer fallen Abschläge in gleicher Höhe an, z. B. wenn zum Jahresende einmalig ein höherer Abschlag fällig wird. Um zu vermeiden, dass dies durch eine aufwändige Verwaltung der Konditionen abgebildet wird, hat PROMOS eine Funktion zum Hinterlegen abweichender Abschlagszahlungen entwickelt. Mit dieser ist es möglich, die innerhalb einer Periode anfallenden abweichenden Zahlungsbeträge direkt im Vertrag zu hinterlegen, ohne hierfür Konditionen zu beenden und hinzuzufügen. Die einmal hinterlegte Kondition bleibt gültig. Im Rahmen der periodischen Habenstellung werden die abweichenden Beträge automatisch vom System berücksichtigt. Hierfür wird im Bewirtschaftungsvertrag der Reiter „Abweichende Konditionsbeträge“ zur Verfügung gestellt.

Direkte Kosten Mietobjekt: Um Kosten im Rahmen der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umzulegen, müssen diese im SAP® auf Abrechnungseinheiten gebucht werden. Hiervon bilden nur die „Direkten Kosten“ eine Ausnahme, mit deren Hilfe Kosten direkt an ein Mietobjekt verteilt werden können. Dies ist zum Beispiel zur Abbildung der Grundsteuer eine gern genutzte Funktion. Das heißt, es ist nicht mehr notwendig, für jedes Mietobjekt eine einzelne Abrechnungseinheit anzulegen. So wird der Aufwand beim Aufbau der Nebenkostenstammdaten drastisch gemindert und die Übersichtlichkeit bewahrt. PROMOS hat außerdem die Möglichkeit geschaffen, über eine speziell ausgesteuerte Kondition auch im Rahmen der Bewirtschaftungsverträge „Direkten Kosten Mietobjekt“ massenhaft zu buchen. Hierdurch werden die Vorteile der „Direkten Kosten“ und der massenhaften Buchung durch den kreditorischen Vertrag miteinander vereint.

Abbildung abweichender Abschlagszahlungen im SAP® Immobilienvertrag

Abbildung abweichender Abschlagszahlungen im SAP® Immobilienvertrag

Weitere Informationen

  • Abbildung haushaltsnaher Dienstleistungen gem. § 35a EStG: Im PROMOS.GT werden Kosten haushaltsnaher Dienstleistungen gem. § 35a EStG auf eigens dafür vorgesehene Lohn-Abrechnungseinheiten gebucht. Um die Lohnkosten nach Lohnart zu klassifizieren, wird direkt beim Buchen der Kosten die Art der Lohnleistung hinterlegt. Hierdurch wird der Ausweis der haushaltsnahen Dienstleistungen im Nebenkostenschreiben gegliedert nach Lohnart ermöglicht. Um die Mitgabe dieses Kennzeichens auch bei Buchungen, die im Rahmen der Habenstellung der Bewirtschaftungsverträge automatisch erzeugt werden, sicherzustellen, hat PROMOS die Möglichkeit geschaffen, das oben beschriebene Kennzeichen zu hinterlegen. Auf diese Weise wird bei Lohnkosten das Kennzeichen automatisiert bei der Buchung im Beleg hinterlegt. Diese Funktion steht auch für kreditorische BK01 Verträge zur Verfügung.

Ihr Nutzen

Zeitersparnis: Sowohl die Funktion zum Hinterlegen abweichender Abschlagszahlungen als auch die Abbildung direkter Kosten Mietobjekt führen zu erheblichen Zeitersparnissen in der Verwaltung von Bewirtschaftungsverträgen und Nebenkostenstammdaten.

Transparenz: Zusätzliche Reiter liefern Ihnen auf einen Blick eine übersichtliche Darstellung der Höhe der Abschläge.

Reduktion manueller Aufwände: Die PROMOS Lösung zur Abbildung haushaltsnaher Dienstleistungen gem. § 35a EStG komplettiert die Lösung zur Darstellung von Bewirtschaftungsverträgen in SAP®, sodass Lohnkennzeichen nicht mehr nachträglich manuell in den Belegen hinterlegt werden müssen.

Zielanwendergruppe

  • Nebenkostensachbearbeitende

Technische Voraussetzungen

  • SAP® RE-FX

Treten Sie mit uns in Kontakt:

PROMOS consult Projektmanagement,
Organisation und Service GmbH
Rungestraße 19
10179 Berlin-Mitte

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