easysquare Freigabeworkflow für Konditionsänderungen

Der easysquare Freigabeworkflow für Konditionsänderungen wird automatisch gestartet, sobald Vertragsänderungen vorgenommen werden, die eine Änderung des Finanzstrom bewirken. Auf diese Weise können Änderungen nicht mehr ohne Weiteres von einer einzelnen Person ausgelöst werden, sondern durchlaufen in der Regel mehrere Authentifizierungen, je nach Höhe der Konditionssumme.

Änderungen step by step

Es gibt insgesamt drei Freigabestufen, die durchlaufen werden können. Je nach Änderungsgröße beinhaltet der Workflow für die Konditionsfreigabe einen, zwei oder drei Freigabestufen. Große Konditionsänderungen müssen beispielsweise von mehreren Personen freigegeben werden. Die Größe wird hierbei völlig automatisch ermittelt, wofür keine Arbeitszeit aufgewendet werden muss.

Alles im Flow

Wenn eine Änderung der Konditionssumme einen bestimmten Mindestwert überschreitet, werden die zuständigen Freigabeinstanzen automatisch benachrichtigt. In diesem Fall kann nur mit ihrer Freigabe die Änderung stattfinden.

Selbstverständlich können Vertragsänderungen auch von Hand initiiert werden, sodass diese den Start von manuellen Konditionsfreigabeworkflows auslösen. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeitender eine Änderung im Vertrag einfügt, wird eine neue Kondition angelegt.

Die Prozesse können zudem nicht beliebig abgebrochen werden. Alle vorgenommen Änderungen müssen manuell im entsprechenden Vertrag rückgängig gemacht werden. Damit die Abläufe an dieser Stelle transparent bleiben, muss immer ein Grund für den Abbruch hinterlegt werden.

Konditionsänderungen können auch immer abgelehnt werden, wobei hier ebenfalls ein Ablehnungsgrund erforderlich ist.

• Stammdatensperre: Zusätzliche Sicherheit gewährleistet die Stammdatensperre. Sie wird automatisch aktiviert, wenn ein Freigabeprozess aktiv ist. Das bedeutet konkret, dass ein Vertrag ausschließlich aus dem Prozess heraus und nur von bestimmten Mitarbeitenden verändert werden kann. Auf diese Weise wird unterbunden, dass eine Änderung bereits genutzt wird, bevor sie final freigegeben wurde. Die Stammdatensperre kann nur von bestimmten Workflowschrittinhabern und nur zu bestimmten Schritten aufgehoben werden.
  
• Bearbeiterfindung: Die Freigabeermittlung berücksichtigt die zu Geschäftspartnern auf Wirtschaftseinheit verknüpften SAP^®-Benutzer.
  
• Änderungen durch externe Akteure: Eine Schnittstelle ermöglicht die schnelle Abwicklung von Transaktionen auch mit externen Akteuren. Wenn beispielsweise ein Scandienstleister eine bestimmte Geldsumme an SAP^® übermittelt, dann wird die Änderung sofort an das System weitergeleitet, die im Falle einer hohen Summe genehmigt oder abgelehnt werden kann.
  
• Customizing: Freigaben können pro Vertragsart kundenindividuell definiert werden.