easysquare Input & Output Management

Vom Eingang bis zum Ausgang eine durchgängige Dokumentenverarbeitung

Tagtäglich erreichen und verlassen Wohnungsunternehmen unzählige Dokumente. Egal, ob via postalischen Versand oder mittels elektronischer Versandformen wie Fax, E-Mail, PDF, Onlineportal oder SMS – für reibungslose Büro- und Verwaltungsprozesse müssen sämtliche Dokumente effizient im Unternehmen weiterverarbeitet werden können. Medienbrüche sind eine Herausforderung für die Digitalisierung, weshalb PROMOS eine ganzheitliche Lösung speziell für die Immobilienwirtschaft entwickelt hat.

Das easysquare Input & Output Management verknüpft die digitalisierte Bearbeitung ein- und ausgehender Geschäftskommunikation und stellt darüber hinaus eine automatisierte Weiterverarbeitung innerhalb des Unternehmens sicher, bspw. durch eine lückenlose Prozessbearbeitung in easysquare workflow. Sowohl der digitale Posteingang als auch der -ausgang bieten auf Wunsch höchste SAP^®-Integration, können aber auch ohne Anbindung an ein ERP Anwendung finden, bspw. mit der easysquare App-Familie.

Input Management

Der digitale Posteingang gewährleistet höchste Effizienz und Datenschutzkonformität in der Bearbeitung von Eingangspost, sei es per Brief, Fax, E-Mail, aus Online-Kontaktformularen oder -portalen. Die gemeinsam mit unserem Partner FP Digital Business Solutions GmbH erfassten Korrespondenzen werden gescannt sowie auf Wunsch verschlagwortet und mit Metadaten angereichert. Die so digital erfasste Korrespondenz kann anschließend automatisiert dem zuständigen Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung zugewiesen werden.

Dank künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen werden auch Rechnungen besonders effizient verarbeitet, z. B. durch eine Anbindung an den easysquare Rechnungseingangsworkflow. Die erfassten Rechnungen oder Gutschriften können so durch eine belegpositionsgenaue Erfassung (teil-)automatisiert verarbeitet und verbucht werden. Ebenso wird eine priorisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht, so dass eine Einhaltung von Fristen bei Mahnungen, Zahlungen oder Skonti erheblich vereinfacht wird. Dazu wird durch FP Digital per Schnittstelle ein Feld mit einer Priorität mitgegeben, welches im Prozesscockpit des Rechnungseingangsworkflows sichtbar sein wird.

Output Management

Das Tool macht sich die moderne Hybridbrief-Technologie zu Nutze. Neben der regulären Tagespost können auch Sondermailings sehr einfach durchgeführt und kostengünstig versendet werden. So können Teile der Postprozesse digitalisiert und die eigene Poststelle durch intelligentes Outsourcing entlastet werden.

Unser Partner erhält die Briefe digital, druckt, kuvertiert, frankiert und übergibt die Post an den Zusteller. Selbstverständlich ist er nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und kann darüber hinaus zahlreiche weitere Zertifizierungen vorweisen. Dank optimiertem Postversand werden die eigenen Prozess-, Druck-, Material- und Arbeitskosten z. B. bei Mahnläufen oder EED-Schreiben erheblich reduziert.

Weitere Informationen

Scannen und Digitalisieren von Post oder Rechnungen: inkl. erforderlicher Maßnahmen, wie z. B. Klammern lösen, Sortierung zur Sicherstellung der Reihenfolge, Einlegen von Trennblättern, Entfernen von Notiz-Klebezetteln, Grau- oder Farbscan, ein-/beidseitiger Scan, Ausgabe als PDF oder TIFF.
Datenextraktion von Post oder Rechnungen: Die Bilddateien werden durch eine OCR-Software gescannt, mittels KI und maschinellem Lernen verschlagwortet (klassifiziert), extrahiert und auf Plausibilität geprüft. Anschließend erfolgt eine manuelle Validierung und Nachklassifizierung (bei Bedarf Anreicherung mit Metainformationen), Verifizierung, Qualitätskontrolle sowie der Export der Daten in ein ERP, DMS, CRM, revisionssicheres Archiv oder andere Plattformen, wie z. B. easysquare. Auch ein Statusmonitoring sowie Recherchen sind mit dem digitalen Posteingangs- und Postausgangsbuch möglich.
Output Management: inkl. Druck, Kuvertierung und Versand; Selbstverständlich sind neben regulären Briefen oder dem Versand der Betriebskostenabrechnungen auch Sondermailings, wie z. B. Umfragebögen, der Versand von Zählerkarten oder sonstige Einleger möglich.
Schnittstelle zur Anbindung an ERP-Systeme und Anwendungen

Die Lösung ist kombinierbar mit easysquare workflow, easysquare CRM Ticketsystem, easysquare Rechnungseingangsworkflow sowie der easysquare Objektakte, easysquare App-Familie und externen revisionssicheren Archiven.

Ihr Nutzen

Digitalisierung: Das Scannen der Eingangspost zu Prozessbeginn vermeidet die Anfertigung unnötiger Kopien. Werden Dokumente zusätzlich mit Metadaten angereichert und verschlagwortet, können nachgelagerte Prozesse automatisiert werden.

Zeitersparnis: Hinterlegte Prozesse ermöglichen die automatische Zuordnung von Dokumenten zum zuständigen Bearbeiter. So werden Durchlaufzeiten erheblich reduziert.

Effizienzgewinn: Die Digitalisierung minimiert manuelle Schnittstellen, wodurch potenzielle Fehler vermieden werden. Gleichzeitig wird der Personalaufwand reduziert.

Transparenz: Mit dem Scannen der Eingangspost erfolgt eine automatische Archivierung mit dauerhaftem Zugriff. Die unmittelbare Auskunftsfähigkeit gegenüber Dritten wird so vereinfacht und Dokumente datenschutzkonform verwaltet.

Referenzkunden

Zielanwendergruppe

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