Portfolio-Nr.: 7101-01
Fachgebiet: Kreditorenbuchhaltung

easysquare Rechnungseingangsworkflow

Maßgeschneiderte Prozesse für Ihren Rechnungseingang mit easysquare

Der Rechnungseingangsworkflow von easysquare workflow gewährleistet eine schnelle und fachgerechte Bearbeitung von Eingangsrechnungen in den Modulen MM und FI. Es werden unternehmensindividuell Prozesse zur Bearbeitung in easysquare workflow hinterlegt, sodass die digital erfassten Eingangsrechnungen automatisch dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen werden.

Mithilfe des Process Cockpits in easysquare workflow können die einzelnen Schritte des Prozesses überwacht, gesteuert und bearbeitet werden. Die jeweils zuständigen Mitarbeiter sind so in der Lage, sukzessive die jeweils anfallenden Aufgaben zu erledigen. In Kombination mit dem Digitalen Posteingang werden Papierrechnungen am Prozessanfang gescannt und anschließend in easysquare workflow weiterverarbeitet. Skonti lassen sich durch die verkürzten Prozessabläufe einfacher realisieren und wertvolle Zeitressourcen Ihrer Mitarbeiter werden geschont, sodass eine Konzentration auf Ihre Kernkompetenzen ermöglicht wird. Die Bearbeitung erfolgt nach externen und den von Ihnen festgelegten, internen Standards.

easysquare Rechnungseingangsworkflow

In wenigen Schritten vom Rechnungseingang zur Buchung

Mit dem Rechnungseingangsworkflow von easysquare wird der Prüf- und Freigabeprozess wesentlich vereinfacht. Er besteht aus mehreren Prozessbausteinen, welche auf Ihre individuellen Bedürfnisse hin angepasst werden und optional miteinander kombinierbar sind:

1. Rechnungseingang

Der Schlüsselvorgang eines digitalisierten Rechnungsdurchlaufs ist das Scannen der Eingangsrechnung. Dies kann intern oder aber ggfs. extern über einen Scandienstleister geschehen. Mittels Texterkennung (OCR) werden die Inhalte, z. B. Kreditor oder Rechnungsnummer, automatisch ausgelesen. Eine manuelle, zeitaufwändige Erfassung entfällt. Die Unterstützung des Erkennungsprozesses mit Validierungen zu Kreditorennummern, Bestellnummern oder zu Nebenkontierungen ist möglich.

2. Clearing und Abstimmung

Innerhalb des Clearings werden die Datensätze auf unvollständige oder inkonsistente Informationen überprüft. Der Abstimmprozess wiederum dient der fachlichen Aufarbeitung des Rechnungsvorfalls und Erfassung weiterer Belegdaten in SAP®.

3. Freigabe

Die Prüfung und Freigabe auf kaufmännische und sachliche Richtigkeit sowie die Buchungsfreigabe erfolgen anhand des im System individuell hinterlegten Prozesses. Nur noch die relevanten Mitarbeiter erhalten den Rechnungsbeleg zur Bearbeitung. Es können zusätzlich verschiedene Sicherheitsmechanismen, wie z. B. Mehraugenprinzip oder stochastische Freigabe, berücksichtigt werden.

4. Automatische Buchungen

Sofern gewünscht erfolgt die Belegbearbeitung und Buchung automatisiert. Dies erhöht die Prozess- und Belegsicherheit in der Finanzbuchhaltung.

5. Transparenz und Protokollierung

Alle Aktivitäten und Änderungen werden ab dem Zeitpunkt des Datenimports kontinuierlich protokolliert.

Freigabeprozess im easysquare Rechnungseingangsworkflow
Freigabeprozesse werden automatisiert und transparent durchgeführt, wobei das Mehraugenprinzip (sofern erforderlich) immer gewahrt wird.
Überblick Rechnungseingangsworkflow mit easysquare workflow
Überblick Rechnungseingangsworkflow mit easysquare workflow

Weitere Informationen

Varianten für die Erfassung der Eingangsrechnungen

  1. Elektronischer Rechnungseingang
  2. Inhouse Scanning mit automatisierter / manueller Erfassung
  3. Scannen über Dienstleister

Als Servicetochter der PROMOS bietet die PROMOS.FS Facility Services GmbH umfangreiche Dienstleistungen, u. a. elektronischen Rechnungseingang, frühes Scannen mit Qualifizierung und automatisierte Rechnungsprüfung. Mit diesen Services versetzen wir Sie in die Lage, Rechnungen als vorerfasste Belege fachlich qualifiziert durch Ihre Mitarbeiter digital und effizient zu bearbeiten.

Ihr Nutzen

Verkürzte Durchlaufzeiten: Ein individuell, in easysquare workflow hinterlegter Freigabeprozess ermöglicht die automatische Zuordnung der Rechnungsbelege zu den zuständigen Bearbeitern. Auf diese Weise werden Durchlaufzeiten erheblich reduziert, sodass Skonti realisiert und Zeitressourcen geschont werden.

Reduktion von Schnittstellen: Die Digitalisierung des Prozesses hat die Minimierung manueller Schnittstellen zur Folge, was zu einer Vermeidung potenzieller Fehler führt. Gleichzeitig wird der Personalaufwand reduziert.

Papierlose Bearbeitung: Durch das Scannen der Eingangsrechnung zu Beginn des Prozesses wird die Anfertigung unnötiger Kopien des Beleges vermieden. Der gesamte Prozess kann digital in easysquare workflow bearbeitet werden.

Exakte Dokumentation: Durch das Scannen der Rechnung erfolgt eine automatische Archivierung im System.

Transparenz: Es wird eine unmittelbare Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden, Lieferanten, Kollegen und Geschäftsführung gewährleistet.

Videobeitrag

Zielanwendergruppe

  • Kreditorenbuchhalter

Technische Voraussetzungen

  • SAP® ERP 6.0
  • Eigener Namensraum auf SAP NetWeaver® ABAP-Stack ab Release 7

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PROMOS consult Projektmanagement,
Organisation und Service GmbH
Rungestraße 19
10179 Berlin-Mitte

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