Digitale Immobilienverwaltung – Wie geht das?

Die Digitalisierung

Die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten – sie dringt in alle Bereiche unseres Lebens vor und bringt viele Vorteile mit sich. Gerade bei komplexen Aufgaben und vielschichtigen Projekten können digitale Anwendungen die Effizienz nachweislich erhöhen. Also kein Wunder, dass einige Immobilienverwalterinnen und Immobilienverwalter schon lange auf eine digitale Hausverwaltung setzen. Dieser Artikel gibt einen Überblick, welche Bereiche der Immobilienverwaltung digitalisiert werden können und welche Möglichkeiten es dafür gibt.

Die Immobilienverwaltung

Die Aufgaben einer Immobilienverwalterin oder eines Immobilienverwalters sind vielfältig – sie sind die Ansprechpartner für alles rund um die Instandhaltung, Bewirtschaftung und Vermietung eines Immobilienobjekts. Dabei variieren die Aufgaben je nach dem, was die verwaltende Person und die Eigentümerin oder der Eigentümer einer Immobilie vereinbart haben. Folgende Tätigkeiten sind besonders wichtig und fallen regelmäßig in den Aufgabenbereich der Immobilienverwaltung:

• Die Vermietung von Immobilienobjekten
• Das Überwachen der Mieteingänge
• Das Planen von Reparaturen und Instandhaltungen
• Das Prüfen und Bewirtschaften verschiedener technischer Anlagen 
• Das Kalkulieren der potenziellen Investitionen und Sanierungen
• Kautionsverwaltung
• Mahnwesen
• Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Hierbei wird zwischen technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen Aufgaben unterschieden. Und welche dieser unterschiedlichen, teilweise sehr anspruchsvollen Aufgaben können mit Hilfe von Anwendungen, wie einer digitalen Hausverwaltungs-App vereinfacht werden? Kurzum: alle! Kommen wir zur Digitalisierung der Immobilienverwaltung:

Digitalisierung der Immobilienverwaltung

Wie kann eine digitale Hausverwaltung aussehen? Die Digitalisierung ist ein Begriff, der so oft verwendet wird, dass ihm schon einige verschiedene Bedeutungen zugeschrieben werden. Daher lohnt es sich, ihn erst mal näher zu betrachten. Die Digitalisierung leitet sich vom Wort „digital“ ab – das wirkt offensichtlich. Was das jedoch bedeutet, ist nicht allen bewusst: Das Umleiten analoger Formate in digitale Werte. Wenn Sie einen Brief einscannen und auf Ihrer Hardware, also Ihrem Laptop oder Computer, speichern, dann wurde er digitalisiert. Das ist schon mal praktisch, schließlich stapeln sich auf dem Schreibtisch keine Zettel, Briefe oder sonstige Dokumente. Ein echter Vorteil ergibt sich jedoch erst, wenn Briefe in Form von E-Mails digital versendet werden. Hier kann Zeit gespart und die Effizienz gesteigert werden, da der Erwerb von Briefpapier und Briefmarken sowie der Weg zum Briefkasten entfällt. Sie können einen Serienbrief an mehrere Empfänger gleichzeitig senden und sogar automatisierte E-Mails konfigurieren, die sich von selbst versenden. Der echte Mehrwert für Mitarbeitende und Unternehmen liegt also nicht nur in der Digitalisierung, sondern in Automatisierungen und schlanken Prozessen. Dabei bleibt es natürlich nicht nur bei elektronischen Briefen: Die Möglichkeiten sind grenzenlos. So können elektronische Formulare automatisiert ausgefüllt und weitergeleitet werden. Jeder Arbeitsprozess kann schließlich modernisiert und für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vereinfacht werden oder komplett wegfallen.

Digitale Immobilienverwaltung leicht gemacht

Wie sieht nun konkret eine digitale Immobilienverwaltung aus? Stellen Sie sich vor, Sie oder Ihre Mitarbeitenden können mit ihrem Arbeitsgerät, zum Beispiel ihrem Laptop, sämtliche Aufgaben rund um die Hausverwaltung mühelos digital erledigen. Ob es sich um die Kontrolle, Betreuung oder Administration der Immobilienobjekte handelt – Sie können es von jedem Ort aus umsetzen. Lange Kommunikationswege, Treffen vor Ort und aufwändige Reisen fallen weg – alle Teammitglieder sind dank Datensynchronisation immer auf dem aktuellen Stand und mit intelligenten Lösungen optimal vernetzt. Für manche eine utopische Vorstellung, für unsere Kunden bereits Realität. 

Wie sieht eine digitale Hausverwaltung aus Sicht der Kunden aus, also der Eigentümer und Mieter? Sie können sämtliche Dokumente zu ihrer Immobilie jederzeit und von jedem Ort aus abrufen. Abrechnungen, Verträge und Teilungserklärungen sind an einer Stelle gebündelt und idealerweise in einer klar geordneten Übersicht schnell einsehbar. Sämtliche Ansprechpersonen können sofort ermittelt und kontaktiert werden. Services lassen sich mühelos buchen, beispielsweise über eine digitale Hausverwaltungs-App. Die Organisation von Terminen fällt leicht, da sie in den Kalender übertragen und digital gespeichert werden. 

Digitale Hausverwaltungs-Software

Wie ist das möglich? Kann die Verwaltung einer Vielzahl von Objekten und das Organisieren von vielschichtigen Projekten so schnell und einfach gelingen? Hausverwaltung leicht gemacht? Dafür bedarf es einem ausgeprägten Digitalisierungskonzept. In diesem wird die Integration moderner Anwendungen und Software in Ihrem ERP-System dokumentiert und geplant. In einer Welt, in der sich Technologien und Techniken rasant weiterentwickeln, müssen Unternehmen vorausschauend agieren und ihre Digitalisierungsstrategie kontinuierlich überarbeiten. Es gibt also nicht nur eine digitale Hausverwaltungs-Software, sondern eine große Bandbreite an verschiedenen Funktionen, Add-ons und Anwendungen. Die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware ist zwar oft ein langwieriges Unterfangen, lohnt sich jedoch am Ende immer. Und es gibt Alternativen: Ein ERP-System kann auch als Komplettpaket, schnell und ohne Einschränkungen des Betriebs, installiert werden. Für welches Vorgehen sich ein Unternehmen entscheidet, hängt von der Größe und Struktur der Organisation sowie den Anforderungen und Wünschen bezüglich der Administration, Organisation und Kontrolle ab.

Das Gute daran: Für jedes Unternehmen gibt es einen perfekten Weg, diese Lösungen in den Betriebsablauf zu integrieren. Die positiven Folgen sind dabei grenzenlos – von einer Effizienz- und Umsatzsteigerung über die Erhöhung der Mitarbeitenden- und Kundenzufriedenheit bis zu dem schnellen Wachstum eines Unternehmens ist dabei alles möglich. Das Negative daran: Bei einer so großen Auswahl an Lösungen muss jedes Unternehmen erst einmal das Passende finden. Mit einem starken Partner steht dem jedoch nichts im Wege. Dieser sollte sich idealerweise mit komplexer Software auskennen, Erfahrungen mit Immobilienunternehmen in jedem Bereich haben und über ein umfassendes Know-how zu SAP^®-Anwendungen verfügen.

Kontaktieren Sie uns!

Sie möchten eine Digitalisierungsstrategie entwickeln oder Ihr schon vorhandenes Konzept überarbeiten und weiter ausbauen? Sie sind noch unschlüssig, was für Ihr Unternehmen das Richtige ist? Oder wissen Sie bereits genau, was Sie wollen und benötigen nur noch eine Beraterin oder einen Berater, der Sie bei der Integration unterstützt? In jedem Fall ist PROMOS consult der richtige Ansprechpartner. Wir sind Experten für die Digitalisierung in der Immobilienbranche und eine digitale Immobilienverwaltung. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme und beraten Sie gerne. Sprechen Sie uns einfach an!