Digitale Power für den LWL-BLB – Die mobile Prüfung im Rechnungseingangsworkflow

Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) übernimmt als Kommunalverband die Aufgaben für alle Städte und Kreise in Westfalen-Lippe, die die Kommunen nicht alleine leisten können. Der LWL betreibt 35 Förderschulen, 21 Krankenhäuser, 17 Museen und ist einer der größten Hilfezahler für Menschen mit Behinderung. Der LWL-Bau- und Liegenschaftsbetrieb ist ein interner Dienstleister des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe, dem zentrale Aufgaben der Grundstücks- und Gebäudeverwaltung obliegen.

Durch die Implementierung der mobilen Prüfung im Rechnungseingangsworkflow hat der LWL-BLB einen Meilenstein erreicht, der zu effizienteren Arbeitsabläufen, beschleunigter Rechnungsverarbeitung und gesteigerter Produktivität führte. Dieses Projekt stellt ein herausragendes Beispiel dafür dar, wie mobile Technologien den traditionellen Rechnungseingangsworkflow transformieren können. Nicole Maria Grüter, SAP-Projektleiterin beim LWL-Bau- und Liegenschaftsbetrieb, spricht im Interview über den Projektablauf und gibt einen Einblick in die Erfahrungen, die ihre Organisation dabei gesammelt hat. Dabei werden nicht nur die Herausforderungen und Erfolge während der Implementierungsphase beleuchtet, sondern auch der Mehrwert für andere Unternehmen, die eine ähnliche Transformation in ihrem Rechnungswesen anstreben. Lesen Sie selbst, wie der LWL-BLB den Weg in eine effizientere und flexiblere Zukunft des Rechnungseingangsworkflows geebnet hat!

IT&I: Frau Grüter, der LWL-BLB hat vor Kurzem die mobile Prüfung im Rechnungseingangsworkflow von easysquare eingeführt. Wie ermöglicht die mobile Prüfung den Mitarbeitenden des LWL-Bau- und Liegenschaftsbetriebes, Rechnungen effizienter und zeitnah zu prüfen?

Nicole Maria Grüter: Durch die Integration der mobilen Prüfung im easysquare Portal, das mit unserem SAP^®-System verbunden ist, entfallen sämtliche zeitraubenden Postwege, die Rechnungen früher innerhalb des Unternehmens durchlaufen mussten. Vor der Umstellung auf die digitale Bearbeitung führte der postalische und papierhafte Eingang zur Buchhaltung zu längeren Postlaufzeiten. Jetzt hingegen kann sie direkt nach der Prüfung durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter in Sekundenschnelle verschickt werden. Dadurch sparen wir als interner Dienstleister eine erhebliche Menge Zeit.

Während der Corona-Pandemie arbeiteten viele unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter remote, da ihre Sicherheit und ihr Wohlergehen für uns höchste Priorität haben. Dies haben wir genutzt, um auch den Prozess für die Zukunft der Arbeitswelt umzustellen. Die mobile Prüfung bietet hier zahlreiche Vorteile, da Rechnungen nicht mehr im Büro bearbeitet werden müssen. Stattdessen können sie unter strengsten Sicherheitsvorkehrungen auf einem mobilen

Endgerät jederzeit und überall geprüft werden. Wenn die Buchhaltung Fragen zu einer Rechnung hat, können diese über den Prozess in der App innerhalb von Minuten bearbeitet und beantwortet werden. Insgesamt ist der Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich geringer, was zu einer rundum höheren Mitarbeitendenzufriedenheit führt.

IT&I: Wie werden die Rechnungen erfasst?

Grüter: Wir haben einen zentralen Rechnungseingang eingerichtet, damit auch alle Rechnungen von anderen LWL-Standorten beim LWL-BLB eingehen. Alle Briefe und Dokumente, egal in welcher Form, treffen bei uns zentral ein und werden über eine SER-Lösung, also eine Content-Management-Lösung, ausgelesen und archiviert. Anschließend werden sie nahtlos und ohne Medienbrüche in unser SAP^®-System übertragen, wo der automatisierte Workflow für die Rechnungsbearbeitung gestartet wird. So kann die Buchhaltung die Rechnungen effizient verarbeiten und weiterleiten.

IT&I: Wie kam es zur Zusammenarbeit zwischen PROMOS und dem Landschaftsverband für das Projekt?

Grüter: PROMOS.GT nutzen wir seit 2005 und wir suchten nach der erfolgreichen Umsetzung dieses Projekts nach einer Lösung für die mobile Prüfung, die perfekt zu unseren Anforderungen passt und von PROMOS in bewährter Zuverlässigkeit umgesetzt wird.

IT&I: Welche spezifischen Anforderungen hatte Ihr Unternehmen an PROMOS bezüglich der mobilen Prüfung im Rechnungseingangsworkflow?

Grüter: Mit dem easysquare Portal arbeiten rund 90 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nicht nur an unserem Standort, dem LWL-BLB, sondern rund um Münster und auch an anderen Orten verteilt sind. Wir verwalten viele verschiedene Institutionen an unterschiedlichen Standorten, vom LWL-Freilichtmuseum in Detmold bis zur LWL-Schulverwaltung in Dortmund. Alle mussten integriert werden, was an sich schon eine große Herausforderung ist. In Bezug auf die Lizenzkosten und das Leistungsangebot stellte sich das easysquare Portal als die beste Lösung heraus.

Die größte Anforderung war jedoch die Verarbeitung der großen Datenmengen. Baurechnungen sind sehr umfangreich und enthalten viele Dokumente, wie Pläne und Aufmaße, die oft nicht im DIN A4-Format vorliegen. Hier war die Herausforderung: Wie können wir das digital bündeln? Glücklicherweise ist dies gut gelungen – Dank des Digitalisierens der Rechnungen spielt das Format keine Rolle mehr. Alle Dokumente sind nun digital an einem Ort gesammelt und abrufbar. Egal, in welcher Größe eine Rechnung bisher bei uns eingegangen ist – Wir hatten seit der Einführung der mobilen Prüfung keine Schwierigkeiten, sie vom SAP^®-System in das easysquare Portal zu importieren.

IT&I: Welche Herausforderungen gab es bei der Implementierung und wie wurden sie bewältigt?

Grüter: Aufgrund der hohen Anzahl von Usern war es eine Herausforderung, allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu vermitteln, dass die Rechnungsprüfung nun vollständig digital und mobil erfolgt. Sie mussten schließlich alle zum gleichen Zeitpunkt startklar sein.

IT&I: Haben die Mitarbeiter des Landschaftsverbandes diese Herausforderung gut aufgenommen? Gab es eine Schulung oder Anpassungsphasen?

Grüter: PROMOS hat uns sehr hilfreiche Anleitungen mit den wichtigsten Informationen zur Verfügung gestellt. Wir haben unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter inhouse geschult, was aufgrund der Pandemie per Video-Call stattgefunden hat. Das hat tatsächlich, trotz ein paar vorheriger Bedenken, wunderbar funktioniert. Die mobile Prüfung der Rechnung ist keineswegs auf Ablehnung gestoßen, ganz im Gegenteil: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schätzen es sehr, dass sie die Prüfung in ihren Arbeitstag problemlos integrieren können, ganz egal wo sie sind. Und am meisten schätzen sie die Schnelligkeit, mit der die Prüfung nun stattfindet.

IT&I: Welche Vorteile bietet die mobile Prüfung im Rechnungseingangsworkflow im Vergleich zur papier- oder desktopbasierten Prüfung?

Grüter: Durch die Einführung der neuen digitalen Prozesse ist alles deutlich effektiver geworden. Ein Beispiel dafür ist die Ablage: Früher mussten Rechnungen in Papierform gesammelt und gemäß Aufbewahrungsfristen gelagert werden. Diese Lagerflächen sind jetzt nicht mehr notwendig. Vor allem hat sich die Geschwindigkeit sowohl in der Kommunikation als auch in den Prüfmechanismen deutlich erhöht. Dadurch verkürzt sich der Zeitraum bis zur Auszahlung erheblich.

Das Verfahren ist außerdem sicherer geworden: Wenn jemand eine Rechnung prüft, gibt sie oder er den geprüften Rechnungsbetrag ein und daraufhin erfasst die Buchhaltung dementsprechend den Beleg. Es wurden also einige Sicherheitsmechanismen implementiert, die verhindern, dass Unstimmigkeiten entstehen. Durch den größeren Datenumfang im System im Vergleich zur ursprünglichen Papierrechnung hat es die Fähigkeit, auf eine größere Bandbreite von Informationen zu achten und Fehler zu vermeiden.

IT&I: Welche weiteren Möglichkeiten sieht Ihr Unternehmen für den Einsatz mobiler Technologien im Bereich des Rechnungswesens oder anderer Geschäftsprozesse?

Grüter: Die Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung war erst der Anfang für uns. Wir haben bereits eine Vielzahl weiterer spannender Ideen, die wir in Zukunft umsetzen möchten. Unter anderem planen wir einen digitalen Freigabeworkflow für die Auftragsvergabe, der nahtlos über das easysquare Portal abgewickelt wird. Sobald ein Unternehmen einen Auftrag von uns erhält, wird dieser auch direkt in SAP^® abgebildet. Dieser Prozess involviert viele Mitarbeitende. Durch die Digitalisierung wird das früher papierbasierte Auftragsschreiben nun direkt aus dem SAP^®-System generiert und kann auch gleich digital versendet werden.

IT&I: Haben Sie Empfehlungen für andere Organisationen, die eine mobile Prüfungslösung in ihrem Rechnungseingangsworkflow implementieren möchten?

Grüter: Jede Organisation hat natürlich ihre eigenen spezifischen Anforderungen an die Rechnungsprüfung. Dennoch ist es meiner Meinung nach von großer Bedeutung, alle Bereiche eines Unternehmens, die von dieser Umstellung oder der Einführung einer mobilen Prüfung betroffen sind, eng mit einzubinden und mit ihnen gemeinsam den Prozess abzustimmen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten gut informiert und zufrieden sind und es nicht zu Unstimmigkeiten zwischen verschiedenen Bereichen kommt.

Es kann sich als schwieriger erweisen, Beteiligte nachträglich einzubeziehen, wenn sie nicht von Anfang an involviert wurden. Deshalb empfehle ich, alle relevanten Bereiche direkt zu Beginn in die Planung und Umstellung einzubeziehen. Dadurch hat jeder die Möglichkeit, seine Anregungen, Wünsche und erforderlichen Punkte einzubringen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

IT&I: Vielen Dank für den wertvollen Ratschlag! Gab es in der Zusammenarbeit mit PROMOS einen spannenden oder interessanten Moment, an den Sie sich gerne erinnern?

Grüter: Also spannend ist es eigentlich immer! (lacht) Die Zusammenarbeit mit PROMOS ist verlässlich und professionell, es bleiben keine Fragen offen. Es macht wirklich Spaß, mit ihnen Projekte durchzuführen. Es gibt keine falschen Fragen – Ob Anwender oder Projektleitung, jeder bekommt immer sehr verständnisvolles Feedback. Es ist einfach eine großartige Erfahrung.

IT&I: Vielen Dank, das freut uns sehr. Und vielen Dank für das Interview.

Grüter: Sehr gerne!

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