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13.09.2017

Ohne Urlaubs-Blues zurück in den Arbeitsalltag mit durchdachtem Vertretungssystem

Der Urlaub ist noch nicht ganz zu Ende und schon müssen Sie mit Grauen an den Stapel unerledigter Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch denken. Kaum zurückgekehrt, bestätigt sich mit Blick in Ihr Postfach das ungute Gefühl. Einige Aufgaben wurden, auf der Suche nach dem Zuständigen, von Kollege zu Kollege weitergegeben, manche haben den falschen Bearbeiter gefunden und konnten nur teilweise abgearbeitet werden, andere wiederum sind ganz liegen geblieben. Doch das muss nicht so sein!

Das Rezept zur Vorbeugung eines solchen Urlaubskaters heißt: gute Vorbereitung. Beginnen Sie rechtzeitig damit, sich einen Überblick über Ihre Arbeitsstände zu verschaffen, um so auch zurzeit ruhende Projekte für eine Urlaubsübergabe auf dem Schirm zu haben. Denn oftmals melden sich Kunden, Dienstleister oder Kollegen genau dann, wenn wir nicht damit rechnen. Eine genaue Zuordnung der so zusammengetragenen Aufgaben zu den entsprechenden Vertretern und die strukturierte Übergabe der selbigen ist ebenso unerlässlich. Letztlich verbessert auch die Aussicht auf einen ordentlich hinterlassenen Schreibtisch die Lust auf die Rückkehr an den Arbeitsplatz deutlich.

Selbst bei eingeschalteter Abwesenheitsnotiz nützt jedoch die beste Vorbereitung nichts, wenn der Weg zwischen Aufgabeneingang und zugeteiltem Empfänger nicht geklärt ist. An dieser Stelle verschaffen IT-Tools Abhilfe. In easysquare workflow können hierfür einfach und bequem Vertreterregelungen gepflegt werden. Aufgaben, die normalerweise im eigenen Arbeitskorb erscheinen würden, werden so automatisch an den im System hinterlegten, zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Eine Aufgabe, die in Vertretung zu erledigen ist, erscheint dem Bearbeiter blau anstatt rot in seinem Arbeitskorb. Die Pflege von Vertretungen kann aufgabenspezifisch erfolgen, schließt jedoch nicht automatisch eine Übergabe von Berechtigungen ein. Diese muss separat eingeholt werden, um eine mögliche Kompetenzüberschreitung zu vermeiden.

Das Hinterlegen von Urlaubsvertretungen ist ebenso in easysquare mobile vorgesehen, was bedeutet, dass auch hier dem Vertreter Formulare seines Kollegen im Posteingang zur Bearbeitung erscheinen. Systemische Vertreterregelungen können selbstverständlich auch für jeden anderen Zweck, beispielsweise den Krankheitsfall, angewendet werden.

Die Kombination aus einer inhaltlich gut vorbereiteten, strukturierten Übergabe und einer IT-gesteuerten Aufgabenverteilung ermöglichen nicht nur Ihnen als Mitarbeiter eine sorgenfreie Urlaubszeit bis zum letzten Tag. Auch Kollegen, Kunden, Dienstleister und andere Stakeholder profitieren durch eine lückenlose und unkomplizierte Bearbeitung bestehender Projekte.

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