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15.08.2017

Freigabe auf Zuruf war gestern. Mit easysquare workflow zum automatisierten Prozess!

An wen muss die Rechnung xy zur Freigabe? Und wer hat eigentlich die Bestellung autorisiert? Das sind nur zwei der gängigen Fragen, die in einem Unternehmen mit vielen Mitarbeitern verteilt auf mehrere Abteilungen auftauchen können. Unsere Lösungen geben nicht nur Antworten, sondern machen die Fragen überflüssig.

Freigaberegelungen gibt es in jedem Unternehmen zu den unterschiedlichsten Bereichen. Bis zu welchem Betrag darf ich Bestellungen freigeben? Ab wann gilt das Vier- oder sogar Sechsaugenprinzip? Welche erbrachten Leistungen müssen geprüft werfen und wo reichen stichprobenartige Kontrollen aus? Wer genehmigt meinen Urlaubsantrag? Und wer ist bis zu welcher Höhe für die Budgetfreigabe verantwortlich? In der Regel existieren hier zwar feste Unternehmensrichtlinien. Bei der genauen Kenntnis über selbige sowie deren Einhaltung klaffen jedoch häufig Lücken zwischen Soll und Ist.

Mit easysquare workflow können diese Freigabestrategien automatisch gesteuert werden. Wurde der Prozess einmal eindeutig definiert und in SAP® hinterlegt, werden die erforderlichen Schritte durch easysquare von selbst angestoßen. Das System ist dabei in der Lage, für festgelegte Sachverhalte über eine Bearbeiterfindung automatisch den zuständigen Mitarbeiter für etwaige Freigaben herauszufinden. Diesen zeigt er nicht einfach nur an, sondern sendet ihm direkt den jeweiligen Sachverhalt als Bearbeitungsschritt in easysquare workflow. Auch die Benennung einer Bearbeitergruppe ist in diesem Zusammenhang möglich. Eine Zuweisung auf Zuruf oder per E-Mail entfällt. Der Vorteil liegt nicht nur im hohen Automatisierungsgrad und einem signifikanten Effizienzgewinn bei normalerweise zeitraubenden administrativen Vorgängen, sondern vor allem in der transparenten Nachvollziehbarkeit des Bearbeitungsweges.

Ein weiterer elementarer Bestandteil der PROMOS Freigabelösungen ist die Hinterlegung einer Prüfwürfellogik. Im Rahmen dieser kann bestimmt werden, welche Sachverhalte welche Prüfschritte erfordern (z. B. Vieraugenprinzip, automatische Freigaben). Die Einführung eines digitalen Freigabeverfahrens kann für verschiedene Prozesse sinnvoll sein:

  • Bestellfreigaben
  • Rechnungsfreigaben
  • Freigabe von Leistungserfassungsblättern
  • Lösch oder Änderungsvorgänge
  • Freigabe von Budgets
  • Freigabe von Projekten
  • und viele mehr!

Darüber hinaus kann eine Möglichkeit zur mobilen Freigabe implementiert werden. Der zuständige Bearbeiter erhält dann den entsprechenden Sachverhalt in seiner easysquare mobile App und kann per Fingertipp seine Freigabe erteilen, welche sogleich an das SAP® System zurückgesendet wird. Diese Option ist besonders vorteilhaft für Mitarbeiter, die häufig von unterwegs arbeiten müssen.

Zu unserem Leistungsumfang gehört nicht nur die technische Implementierung, sondern auch eine Beratung zur Konzeption von individuellen und auf das Unternehmen abgestimmte Freigabestrategien.

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