Portfolio-Nr.: 8305-01

easysquare Mobile Bestandserfassung

Pflegen Sie Ihre Daten dort, wo sich Ihre Bestände befinden

Je größer der Bestand eines Wohnungsunternehmens ist, desto mehr Bestandsdaten existieren zu den einzelnen Mietobjekten. Diese immer auf dem neuesten Stand zu halten, wird bei wachsender Anzahl der Mieteinheiten mehr und mehr zur Herausforderung. Häufig wird bei einer Sanierung oder beim Wechsel eines Bauteils nicht immer auch der Datensatz in SAP® aktualisiert. Schuld daran ist vor allem der Zeitversatz zwischen der Präsenz vor Ort und der Arbeit im Büro in SAP®. Auch die Übermittlung der Daten von einem Dienstleistungsunternehmen kann zur Kommunikationslücke und damit zum Datenverlust führen.

Mit der mobilen Bestandserfassung von easysquare umgehen Sie diese Stolpersteine clever und unkompliziert. Direkt vor Ort kann der Anwender im mobilen Formular die vorhandenen, aus SAP® stammenden Daten löschen, ändern oder ergänzen. Dank der automatischen Rückintegration stehen die neuen Informationen nach Absenden des Formulars augenblicklich in SAP® zur Verfügung.

Der Anwender öffnet die easysquare App und anschließend das Formular zur Bestandsdatenpflege auf dem mobilen Endgerät. Er wählt im Formular zunächst das Objekt (den Technischen Platz) aus einem Katalog aus. Der Katalog ist einstufig und kann über eine Volltextsuche im Listenkopf gefiltert werden. Nach der Auswahl werden automatisch die Bestandsdaten (Stücklistenpositionen) zum selektierten Technischen Platz im Formular angezeigt. Sie entsprechen den im SAP® System vorhandenen Daten.

Die angezeigten Bestandsdaten bzw. Baugruppen können eingesehen und ggf. gelöscht werden. Außerdem ist es möglich neue Baugruppen zum Objekt mithilfe eines Kataloges hinzufügen. Der Katalog bietet dem Anwender alle möglichen Baugruppen (MM-Materialien) zur Auswahl.

Nach dem Speichern der geänderten Bestandsdaten erfolgt die asynchrone Übertragung an das SAP® System. Die mobil erfassten Änderungen werden dann auf Wunsch in SAP® in einem Freigabedialog entsprechend dem Vieraugenprinzip zur Verfügung gestellt. Der Dialog bereitet die mobil erfassten Daten in einer Baumstruktur mit folgender Hierarchie auf: Datum > Technischer Platz (ID + Bezeichnung) > Baugruppen mit Status (gelöscht / hinzugefügt). Anhand der Struktur erkennt der Anwender auf einem Blick, welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt an welchem Ort durchgeführt wurden.

Die Freigabe erfolgt bequem per Mausklick auf den Freigabebutton. Sie führt dazu, dass die Änderungen automatisch in der SAP® Stückliste der Technischen Plätze vorgenommen werden. Der Freigabedialog bietet weiterhin eine Historienfunktion, welche die Statusänderungen (Freigabe / Ablehnung) mit SAP® Benutzer und Freigabedatum anzeigt.

Die notwendigen Stammdaten aus dem SAP® System des Kunden sind tagesaktuell und werden per (nächtlichem) Report für die mobile Bestandsdatenpflege auf den mobilen Endgeräten zu Verfügung gestellt.

Anzeige der am Technischen Platz vorhandenen Baugruppen mit Änderungsmöglichkeit in der easysquare mobile App.
Anzeige der am Technischen Platz vorhandenen Baugruppen mit Änderungsmöglichkeit
easysquare Mobile Bestandsfreigabe: Freigabedialog in SAP®
Freigabedialog in SAP®

Weitere Informationen

  • Mobile Erfassung von Kundenfelder: In SAP® ist es möglich, zu den jeweiligen Baugruppen an einem Technischen Platz, Kundenfelder auszuprägen. In diesen individuell festgelegten Feldern (z. B. Art, Größe, letzte Wartung) können weitere Details zu den Baugruppen in Abhängigkeit zum Technischen Platz gepflegt werden. Mithilfe der easysquare Bestandsdatenerfassung werden die jeweiligen Zusatzfelder und deren Inhalte auch im mobilen Formular zur Verfügung gestellt und können dort bearbeitet werden. Im Freigabedialog können die Änderungen der Kundenfelder ebenfalls freigegeben werden.
  • easysquare Verkehrssicherung: Die Bestandsdatenpflege lässt sich nahtlos in die easysquare Verkehrssicherungslösung integrieren. Dann ist es sogar möglich, die Bestandsdaten direkt beim Verkehrssicherungsrundgang zu erfassen.

Ihr Nutzen

Kein Informationsverlust und Zeitversatz: Die aktualisierten Daten werden papierlos und medienbruchfrei direkt an das SAP® System übertragen.

Sicherheit: Um zu verhindern, dass falsche oder ungewollte Daten in das SAP® System gelangen, kann ein Freigabedialog in SAP® implementiert werden. Die aktualisierten Daten werden dann zunächst, entsprechend dem Vieraugenprinzip, überprüft.

Zeitersparnis: Durch die automatische SAP® Integration müssen die vor Ort erfassten Daten nicht manuell in das SAP® System übertragen werden. Dadurch können große Zeitvorteile generiert werden.

Zielanwendergruppe

  • Technische Bestandsmanager
  • Technische Objektbetreuer
  • Hausmeister

Technische Voraussetzungen

  • easysquare mobile App 1.0
  • SAP® PM
  • SAP® MM

Treten Sie mit uns in Kontakt:

PROMOS consult Projektmanagement,
Organisation und Service GmbH
Rungestraße 19
10179 Berlin-Mitte

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