Portfolio-Nr.: 8302-01

easysquare Schadenserfassung

Integriert und vor Ort: Mobile Schadensmeldung mit easysquare mobile

Eine schnelle Schadensbehebung ist das A und O, wenn es darum geht, eine dauerhafte Mieterzufriedenheit sicherzustellen. Selten ist der Unmut größer, als wenn ein gemeldeter Schaden nicht schnell und unkompliziert behoben wird. Oftmals ist bereits eine höhere Transparenz in Form einer besseren Auskunftsfähigkeit bezüglich des Bearbeitungsstatus ein effektives Mittel, um den Mieter in den Prozess einzubeziehen und so sein Verständnis für eine eventuell längere Bearbeitungszeit zu erlangen.

Die easysquare Schadenserfassung ist ein optimales Tool, um alle Arbeitsschritte rund um den Schadensprozess abzubilden und zu vereinfachen. Es ermöglicht, Schäden am Immobilienbestand ad hoc und direkt vor Ort in der easysquare mobile App zu erfassen. Die Daten werden an das SAP® System übertragen, wodurch automatisch eine Meldung angelegt wird. So lässt sich der Prozess optimal steuern und nachverfolgen.

Im Falle eines Schadens muss selbiger in der Regel zunächst besichtigt und dokumentiert werden. Der jeweilige Objektbetreuer öffnet in der easysquare mobile App das Formular zur Schadenserfassung auf dem mobilen Endgerät. Aus einem geodynamisch erzeugten Katalog selektiert er den Schadensort (Technischen Platz), wobei eine Volltextsuche die Ergebnisse filtern kann. Automatisch werden dann die Stammdaten (ID, Bezeichnung, Adresse) zum ausgewählten Technischen Platz im Formularkopf angezeigt. Die Auswahl der Leistung erfolgt ebenfalls per Katalog, wobei dieser mehrstufig aufgebaut ist. Er enthält die Meldungsart sowie die zugehörigen Gewerke und deren Leistungen (Codegruppen und Codes).

Ist die Vorarbeit getan, hat der Erfasser die Möglichkeit den Schaden in einem Freitextfeld zu beschreiben, die Priorität zur Behebung festzulegen und direkt aus der App heraus Fotos zum Schaden aufzunehmen.

Nach dem Absenden des mobilen Formulars stehen die erfassten Daten im SAP® System zur Verfügung. Mittels dieser wird in SAP® automatisch eine Meldung mit den folgenden Feldern bzw. Daten erzeugt:

  1. Technischer Platz
  2. Eckstart = Systemdatum
  3. Priorität
  4. Eckende = Eckstart + Dauer der Priorität
  5. Meldungsart
  6. Codegruppe
  7. Code
  8. Kurztext
  9. Langtext
  10. Fotos (Anlagenliste der Meldung)

Die notwendigen Stammdaten und Kataloge aus dem SAP® System des Kunden sind tagesaktuell und werden per (nächtlichem) Report für die mobile Schadenserfassung auf den mobilen Endgeräten zu Verfügung gestellt.

Die Auswahl des Schadensorts (Technischer Platz) mit der easysquare Schadenserfassung
Die Auswahl des Schadensorts (Technischer Platz)
Versendung des mobilen Formulars in der easysquare mobile App zur Schadenserfassung
Versendung des mobilen Formulars
easysquare Schadenserfassung: Automatisch aus dem mobilen Formular erzeugte SAP® Meldung

Automatisch aus dem mobilen Formular erzeugte SAP® Meldung

Weitere Informationen

  • Individuelle Formulargestaltung: Das Formular kann jederzeit um weitere Felder und Gestaltungsmöglichkeiten individuell angepasst werden.
  • Automatische Beauftragung: Der Schaden kann auf Wunsch manuell mobil oder automatisch in SAP® mit dem zu beauftragenden Lieferanten und/oder Preis versehen werden. Auf diese Weise wird eine automatische Beauftragung in SAP® ermöglicht.
  • Ad hoc Erfassung von Kommunikationsdaten der Mieter: Das Schadenserfassungsformular kann so erweitert werden, dass nicht nur die Kommunikationsdaten der Mieter zu den entsprechenden Mietobjekten angezeigt, sondern auch direkt vor Ort neu aufgenommen bzw. aktualisiert werden können. Dieser Vorgang führt in SAP® zur direkten Anpassung der Mieterdaten.
  • Prozesserzeugung in easysquare workflow: Alternative zur direkten Erzeugung einer SAP® Meldung ist es auch möglich, zunächst einen Prozess in easysquare workflow zu starten. In dem Prozess sind in diesem Fall ebenso alle mobil erfassten Daten hinterlegt. Der Anwender leitet entlang des individuell ausgeprägten Prozesses die weiteren Maßnahmen zum gemeldeten Schaden ein.

Ihr Nutzen

Mieterzufriedenheit: Durch die schnelle und transparente Bearbeitung des Schadensprozesses wird eine Unzufriedenheit des Mieters vermieden.

Papierloser Prozess: Durch die papierlose Erfassung per mobilem Endgerät mit einer integrierten Möglichkeit zur Aufnahme von Fotos werden Papierformulare mit häufig mehreren Durchschlägen überflüssig.

Zeitersparnis: Durch eine lückenlose Kommunikation werden manuelle Schnittstellen minimiert, was zu gravierenden Zeitersparnissen führt. Ein doppelter Pflegeaufwand (vor Ort und später in SAP®) sowie Medienbrüche entfallen.

Videobeitrag

Zielanwendergruppe

  • Technische Bestandsmanager / Objektbetreuer
  • Hausmeister
  • Verwalter

Technische Voraussetzungen

  • easysquare mobile App 1.0
  • SAP® PM

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PROMOS consult Projektmanagement,
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Rungestraße 19
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