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17.04.2018

EU-DSGVO – Auf die Plätze, fertig, Endspurt zum Stichtag!

Ob sich hinter dem 25. Mai mittlerweile der am häufigsten genannte Stichtag in 2018 verbirgt? Mit diesem Datum endet nämlich die Übergangsfrist zur EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), welche viele Unternehmen vor große Herausforderungen stellt. Denn alle Unternehmen, die Tools zur Verarbeitung personenbezogener Daten verwenden, müssen sich auf erhöhte Dokumentationspflichten einstellen. Gleichfalls sind Unternehmen in der Immobilienbranche nicht von den Neuerungen ausgenommen, da auch sie zu den fleißigen Datensammlern gehören.

Unterschreibt beispielsweise der Interessent seinen Mietvertrag, so werden dessen personenbezogene Daten, wie z. B. sein Name und seine Bankverbindung, im ERP System aufgenommen und damit verarbeitet. Die EU-DSGVO nimmt hier Immobilienunternehmen nun verstärkt in die Pflicht und fordert einen sensibleren Umgang mit diesen Daten.

Viele Reglungen betreffen maßgeblich die gelebte Praxis in der Immobilienverwaltung mit SAP®, weshalb PROMOS zwei neue Reports entwickelt hat.

Zeig her meine Daten!

Gemäß Artikel 15 steht einer betroffenen Person das Recht zu, von dem verantwortlichen, datenverarbeitenden Unternehmen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob über sie personenbezogene Daten verarbeitet werden. Sofern dieser Fall zutrifft, kann beispielsweise der Mieter sowohl Auskunft über die Verarbeitung als auch eine Kopie seiner gespeicherten Daten in maschinenlesbarer Form einfordern. Der neue PROMOS Auskunftsreport stellt eben diese Funktionalitäten in SAP® zur Verfügung. Zum einen erzeugt dieser eine detaillierte Übersicht der Daten zu einem Geschäftspartner, indem beispielsweise die persönlichen Daten, wie Geburtsdatum oder Anschrift, sowie die Verarbeitung in Dokumenten oder Korrespondenzen ausgewiesen sind. Diese Auskunft kann schließlich in Form eines PDF-Dokuments an die betroffene Person übermittelt werden. Zum anderen ermöglicht der Datenexport die Bereitstellung der Daten als CSV-Datei.

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