Portfolio-Nr.: 9602-01
Fachgebiet: Datenschutz

PROMOS Lösungspaket Datenschutz

Das vielfältige Paket für rechtliche Anforderungen aus dem Datenschutz

Datenschutz ist ein Thema, auf das Kunden und Unternehmen im Laufe der vergangenen Jahre immer sensibler reagieren. Jedoch nicht nur der individuelle Wunsch des Kunden nach mehr Transparenz und Konsequenz im Umgang mit seinen Daten, auch gesetzliche Regelungen machen es erforderlich, sich als Unternehmen konzeptionell und langfristig mit dem Thema auseinanderzusetzen.

Ein durchdachtes Lösch- und Sperrkonzept ist deshalb für jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, sinnvoll und notwendig. In einem solchen wird umfassend geregelt, wie mit personenbezogenen Daten in SAP® RE-FX umzugehen ist, also wann beispielweise ein Datensatz im Unternehmen gelöscht werden darf. Dies kann sowohl von rechtlichen Aufbewahrungsfristen abhängig, als auch durch offene betriebswirtschaftliche Prozesse bedingt sein. PROMOS kennt die relevanten Fragen zur Ausarbeitung eines stringenten Konzepts und unterstützt bei der Umsetzung.

Darüber hinaus bietet PROMOS verschiedene Reports an, die speziell bei der Umsetzung der EU-DSGVO unterstützen.

Gemäß Datenschutzgrundverordnung haben Privatpersonen das Recht auf Auskunft ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Vergessenwerden, also Löschung ihrer Daten. Ebenfalls sollen Datenverarbeitende aus Gründen der Datenminimierung, des Schutzes der Daten sowie bei Zweckentweichung eine Pseudonymisierung der Daten berücksichtigen. PROMOS bietet ein umfangreiches Package zur Umsetzung all dieser Anforderungen an:

Report zur Anonymisierung

Um Artikel 17 EU-DSGVO zu erfüllen, werden mit Hilfe des Anonymisierungsreports sämtliche personenbezogenen Daten im SAP® RE-FX-Systems des Geschäftspartners gelöscht und anonymisiert. Dabei werden alle üblichen SAP®-Felder sowie Anlagen zu Objekten, Prozesse zum Geschäftspartner und Vertrag oder andere kundenspezifische Felder betrachtet. Ein Simulationslauf ermöglicht die Prüfung der zu löschenden Daten, bevor sie endgültig anonymisiert werden.

Report zur Auskunft

Wird vom Kunden bzw. Mieter eine Einsicht der über ihn verarbeiteten Daten eingefordert, kommt der von PROMOS entwickelte Auskunftsreport ins Spiel. Dieser liefert eine detaillierte Übersicht der gespeicherten Informationen, bspw. Geburtsdatum, Anschrift oder Bankdaten, im PDF- oder CSV-Format.

Report zur Pseudonymisierung

Aus verschiedenen Artikeln ergibt sich zudem eine Anforderung zur Pseudonymisierung von personenbezogenen Daten, welche in Testsystemen mit Hilfe des PROMOS Pseudonymisierungsreports umgesetzt werden kann.

Error-Liste

Das Lösungspaket Datenschutz beinhaltet zusätzlich die Möglichkeit, eine Liste auszugeben, welche eine Übersicht über alle erfolgten Simulationen, Anonymisierungen und Fehler sowie Verhinderungen von Anonymisierungen aufgrund fachlicher Prüfungen enthält. Aufgrund ihrer Lückenlosigkeit kann diese Error-Liste als Nachweis für z. B. Wirtschaftsprüfer oder Datenschutzbeauftragte verwendet werden. Nach einem erfolgreichen Simulationslauf können auch direkt aus der Error-Liste betreffende Geschäftspartner anonymisiert werden.

PROMOS Auskunftsreport im Lösungspaket Datenschutz

Der PROMOS Auskunftsreport stellt für den Datenexport eine CSV-Datei zur Verfügung. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, eine PDF-Datei oder ein OPCC-Schreiben zu generieren.

Error-Liste im PROMOS Lösungspaket für den Datenschutz in SAP

In einer Liste kann eine Auswertung über alle erfolgreichen Simulationen, Anonymisierungen und Fehler sowie über Verhinderungen von Anonymisierungen aufgrund fachlicher Prüfungen ausgegeben werden. Sie kann zu Nachweiszwecken verwendet werden.

PROMOS Report zur Anonymisierung personenbezogener Daten in SAP

Der Simulationslauf im PROMOS Anonymisierungsreport ermöglicht eine Überprüfung der Zulässigkeit einer Anonymisierung.

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Ebenfalls Bestandteil des PROMOS Lösungspakets zum Datenschutz ist ein Report zur Pseudonymisierung. Hier ist das Protokoll eines Pseudonymisierungslaufs im Simulationsmodus abgebildet.

Weitere Informationen

  • Nicht jedes Unternehmen ist gleich: Deshalb können die Reports des PROMOS Lösungspakets Datenschutz jederzeit auf die individuellen Anforderungen und Abläufe Ihres Unternehmens abgestimmt werden. Denkbar ist beispielsweise die Einführung von speziellen Rollen zum Löschen bzw. Anonymisieren von Daten oder ein gesonderter Umgang mit Daten, welche titulierte Forderungen betreffen. Ebenso kann eine separate Regelung für den Sterbefall von Kunden bzw. Mietern getroffen werden.
  • Auskunft per App: Mieter lieben es unkompliziert. Aufgrund dessen greifen sie bei der Kommunikation mit dem Wohnungsunternehmen gern auf Online-Lösungen oder Apps mit Self-Service Funktionen zurück, die ein unmittelbares Ergebnis zu ihrer Anfrage liefern. In der Mieter-App von easysquare kann deshalb auch eine Datenschutzauskunft für den Mieter eingerichtet werden.

Ihr Nutzen

Klare Regeln: Zwar sind die Vorschriften zum Datenschutz gesetzlich vorgegeben, jedoch muss deren konkrete Einhaltung vom Unternehmen selbst realisiert werden. Mit dem Lösungspaket zum Datenschutz wird ein verbindlicher Rahmen geschaffen.

Automatisierung: Die verfügbaren Reports reduzieren den nötigen Aufwand auf ein Minimum, indem er nach festgelegten Regeln Daten automatisiert löscht.

Individualisierung: Egal, welche Anforderung, PROMOS kann spezifisch auf Ihre Bedürfnisse Konzepte erarbeiten und die technische Umsetzung realisieren.

Zielanwendergruppe

  • Immobilienverwalter
  • Kundenbetreuer
  • Debitoren-/Kreditorenbuchalter
  • Datenschutzbeauftragter
  • Datenschutzkoordinator

Technische Voraussetzungen

  • SAP® ERP 6.0

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PROMOS consult Projektmanagement,
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