Portfolio-Nr.: 9202-01
Fachgebiet: WEG-/SE-/Fremdverwaltung

PROMOS WEG-Verwaltung

Ordnungsgemäße WEG-Verwaltung in SAP®

Mit der PROMOS WEG-Verwaltung können Sie die komplette Verwaltung von Wohnungs- und Teileigentum in ihrer gesamten Prozesskette vom Eigentümerwechsel über eine detaillierte Darstellung der einzelnen Soll- und Ist-Rücklagen bis zu der Erstellung der Gesamt- und Einzelabrechnungen und der Wirtschaftspläne abbilden. Hierbei wird die strikte Vermögenstrennung der einzelnen Wohnungseigentümergemeinschaften stets eingehalten. Jedes WEG-Mandat und die abhängigen Immobilienobjekte werden in einem eigenen Buchungskreis abgebildet. Das Mandat stellt eine buchhalterische Einheit unterhalb des Buchungskreises dar und bildet somit die Grundlage der Vermögenstrennung, das heißt, es ermöglicht eine separate Bilanzierung.

Die PROMOS WEG-Verwaltung bietet Ihnen folgende Funktionen und Prozesse:

Hausgelder

Es besteht die Möglichkeit, im Rahmen der Hausgeldabrechnung sowohl das Raumschuldnerprinzip auszuwählen als auch zwischen den geleisteten Vorauszahlungen zu wählen (Soll oder Ist).

Liegenschaften

Der Bearbeitungsstand aller Liegenschaften kann jederzeit auf einen Blick aufgerufen werden. Hier kann man die Fertigstellung einzelner Schritte (z. B. „Einladungen verschickt“) verfolgen, terminlich überwachen und auswerten.

Beschlusssammlung

Die Beschlussdatenbank ermöglicht dem Verwalter, alle Beschlüsse im Detail chronologisch im System auf dem Mandat zu hinterlegen und jederzeit als Beschlusssammlung aufzurufen und auszudrucken. Darüber hinaus lassen sich gefasste Beschlüsse aus dem Protokoll in die Beschlusssammlung gem. § 24 Abs.7 WEG durch ein weiteres PROMOS Tool übertragen. Dieses Tool unterstützt automatisiert den Prozess von der Einladung zur Versammlung über die Anfertigung des Protokolls bis hin zur Pflege der Beschlusssammlung.

Wirtschaftsplan

Der Wirtschaftsplan, die Gesamt- und Einzelabrechnungen sowie die Darstellung der Rücklagen (Soll und Ist) entsprechen der aktuellen Rechtsprechung des BGH. Die Korrespondenzen können auf Wunsch individuell angepasst werden. Mithilfe des Wirtschaftsplans können Sie mehrere Varianten für ein Wirtschaftsjahr anlegen, einzelne oder mehrere Kostenarten mit Prozentwerten anpassen sowie Anpassungen auf Basis von Vorjahreswerten aus Abrechnungen, Wirtschaftsplänen und aktuell gebuchten Werten vornehmen.

Gesamt- und Einzelabrechnung

Im Rahmen der Abrechnung ist die Differenzierung des Abflussprinzips in der Gesamtabrechnung sowie einer Verbrauchsabhängigen Einzelabrechnung (Heizkosten), die variable Anlage von Kostenarten / Abrechnungseinheiten mit individueller Teilnahme von Wohnungen oder verschiedenen Umlagegrößen sowie der Ausweis der Haushaltsnahen Leistungen gem. §35a EStG möglich.

Das PROMOS Rücklagengitter in der WEG-Verwaltung
Das PROMOS Rücklagengitter in der WEG-Verwaltung

Weitere Informationen

  • PROMOS Rücklagengitter: Das Rücklagengitter in der WEG-Verwaltung ermöglicht die übersichtliche Verwaltung von Rücklagen. Es können sowohl verschiedene Rücklagekonten (z. B. je Untergemeinschaft) als auch mehrere Geldanlagekonten (z. B. Sparbücher) mit Bezug auf die einzelnen Rücklagen geführt werden.
  • Nebenkosten Cockpit: Mit dem Nebenkosten-Prozessüberwachungstool von PROMOS können Sie die jährlichen Prozesse einer WEG effizient steuern und überwachen, bspw. die Plan- und Ist-Daten für den Wirtschaftsplan, die Heizkostenabrechnung, die Jahresabrechnung, die Belegprüfung, die Versammlung, die Pflege der Beschlusssammlung und den Versand des Protokolls.
  • WEG-Beschlusssammlung: Das Führen der Beschlusssammlung gem. § 24 Abs.7 WEG sowie die Einladung und Protokollierung der Eigentümerversammlung ist mit der PROMOS WEG-Verwaltung Beschlusssammlung reibungslos möglich.

Ihr Nutzen

Gesetzeskonformität: Mit der PROMOS WEG-Verwaltung kommen Sie den gesetzlichen Anforderungen an eine strikte Trennung der Vermögenswerte der einzelnen Wohnungseigentümergemeinschaften nach.

Integrierte Abbildung: Durch das Rücklagengitter kann dem Ausweis eine Soll- und Ist-Rücklage vollumfänglich Rechnung getragen werden. Ebenso können dadurch verschiedene Rücklagen und Geldanlagen systemseitig abgebildet werden.

Transparenz: Auf Basis des Rücklagengitter können in den Korrespondenzen die jeweiligen Soll- und Ist-Stände der Rücklage – auch auf Basis des Sondereigentums – übersichtlich dargestellt werden.

Zielanwendergruppe

  • Mitarbeiter in der WEG-Verwaltung

Technische Voraussetzungen

  • SAP® RE-FX
  • SAP® WEG-Verwaltung

Treten Sie mit uns in Kontakt:

PROMOS consult Projektmanagement,
Organisation und Service GmbH
Rungestraße 19
10179 Berlin-Mitte

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