Portfolio-Nr.: 8301-01

easysquare Handwerkerportal

Mobile Auftragsverwaltung mit easysquare

Vom tropfenden Wasserhahn über einen stecken gebliebenen Aufzug bis hin zur defekten Heizungsanlage – in einem Mietobjekt lauert nahezu eine unendliche Anzahl potenzieller Schadensfälle. Hinzu kommen darüber hinaus regelmäßige Wartungs- und Instandhaltungsfälle. In Summe ist der Vermieter bzw. Immobilienmanager fast täglich auf die Zuarbeit eines externen Dienstleisters angewiesen, da nur selten die gesamte Bandbreite von Reparaturen in Eigenleistung erbracht werden kann. Egal ob Rahmenverträge vorhanden sind oder eine Einzelabrechnung stattfindet, die Zusammenarbeit mit externen Serviceunternehmen bedeutet jedoch immer auch ein erhöhtes Maß an administrativem Aufwand.

Das easysquare Handwerkerportal reduziert diesen Aufwand auf ein Minimum. Handwerksunternehmen können über das Portal die an sie übertragenen Aufträge annehmen, deren Durchführung dokumentieren und an den Auftraggeber zurücksenden. Eine SAP® Integration stellt dabei den nahtlosen Informationsaustausch sicher.

easysquare Handwerkerportal

Das Handwerkerportal bietet Auftraggebern und Auftragnehmern die Möglichkeit, Dienstleistungen von der Ausschreibung über die Beauftragung bis zur Abrechnung elektronisch abzuwickeln. Mit der nahtlosen Einbindung des Handwerkerportals in die bestehenden Einkaufsprozesse eines Unternehmens sind der Wegfall der manuellen Bearbeitung und die Einsparung erheblicher Verwaltungskosten verbunden.

Im Falle einer durchzuführenden Leistung, sendet das Immobilienunternehmen den zu vergebenden Auftrag aus seinem SAP® System heraus an das Handwerksunternehmen. Über das Handwerkerportal kann sich der externe Dienstleister bequem am PC oder mobil per App einloggen und über eine Annahme oder Ablehnung des Auftrages entscheiden. Der Auftrag enthält alle wichtigen Informationen und kann auf Wunsch als Datenblatt ausgedruckt werden.

Verhandelte Einheitspreisabkommen können als Leistungsverzeichnisse im Handwerkerportal hinterlegt werden. Es ist flexibel steuerbar, welchen Aufträgen welche Leistungsverzeichnisse zugeordnet werden. Bei der Leistungserfassung muss der Auftragnehmer auf die entsprechenden Leistungsverzeichnisse zurückgreifen, die dem Auftrag zugeordnet sind.

Im Handwerkerportal werden nach der Durchführung des Auftrages die erbrachten Leistungen registriert und als Leistungserfassungsblatt an das SAP® System des Auftraggebers zurückgesendet. Letzterer kann die Leistungserfüllung bestätigen, wodurch sich automatisch der Abrechnungsprozess anschließt. Auf diese Weise werden alle Schritte digital abgebildet und nahtlos in das SAP® System des Immobilienunternehmens integriert.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer mobilen Anbindung des Handwerkerportals. In diesem Fall wird die Leistungserbringung von der easysquare mobile App begleitet. Der Handwerker erhält den durchzuführenden Auftrag als Aufgabe auf sein mobiles Endgerät und kann von dort aus anhand von Checklisten die Auftragserfüllung dokumentieren.

Detailansicht zum Auftrag im easysquare Handwerkerportal
Detailansicht zum Auftrag im easysquare Handwerkerportal
Schema zum Prozessablauf in SAP® und im easysquare Handwerkerportal

Der Prozessablauf in SAP® und im Handwerkerportal

easysquare Handwerkerportal: Übertragenes und freigegebenes LEB in SAP®

Übertragenes und freigegebenes LEB in SAP®

lle Aufträge stehen in der easysquare mobile App zur Verfügung und können vor Ort bearbeitet werden.
Alle Aufträge stehen in der easysquare mobile App zur Verfügung und können vor Ort bearbeitet werden.
Das Suchfeld in der easysquare mobile App ermöglicht eine schnelle Suche in umfangreichen Katalogen.
Das Suchfeld ermöglicht eine schnelle Suche in umfangreichen Katalogen.

Weitere Informationen

  • Ausschreibungen: Im Rahmen der Auftragsabwicklung können auch Ausschreibungen über das Handwerkerportal abgewickelt werden. Hierzu können Anfragen auf Basis eines Leistungsverzeichnisses an einen Bieterkreis versendet werden. Jeder Bieter kann sein Angebot abgeben, online einsehen und bearbeiten sowie Dateianlagen hinzufügen. Im Anschluss werden alle eingehenden Angebote an das ERP-System des Auftraggebers übermittelt.
  • Pflege technischer Stammdaten: Die Qualität der eigenen Stammdaten kann ohne Zusatzaufwand im eigenen Unternehmen erhöht werden, indem ein Teil der Stammdatenpflege an den Handwerker delegiert wird. Die Pflege technischer Merkmale ist im Portal möglich, wobei die Berechtigungen spezifisch gesteuert werden können.
  • Abwicklung von Bestellungen: Auf der Basis von Bestellungen mit anhängenden Leistungsverzeichnissen können auch Bauleistungen und die Lieferung von Materialien abgewickelt werden. Die Lieferung von Bauleistungen wird dann im Leistungserfassungsblatt an den Auftraggeber zurückgesandt.

Ihr Nutzen

Papierlose Prozesse: Aufträge können auch ohne Papierhaltung einfach und schnell abgewickelt werden – auch von unterwegs.

Transparenz: Das Handwerkerportal bietet eine Übersicht über alle angebotenen und vergebenen Aufträge mit umfangreichen Statusinformationen zur Überwachung.

Zeitersparnis: Der Zeitaufwand für die Rechnungsbearbeitung und Pflege der Lieferantendaten wird signifikant reduziert.

Serviceorientierung: Der Informationsaustausch ist unabhängig von Öffnungs- oder Bürozeiten möglich.

Prozessintegration: Ausschreibungen können online über das Handwerkerportal durchgeführt werden – ohne zusätzliche Software.

Videobeitrag

Zielanwendergruppe

  • Handwerker
  • Kleinunternehmen

Technische Voraussetzungen

  • easysquare mobile App 1.0
  • bei SAP®-Integration: Kopplung zw. SAP®-Systemen und der easysquare Plattform (SAP NetWeaver®) mit https und Datenübertragung über OpenPromos® Supply Link
  • bei Non-SAP®-Integration: Kopplung zw. Non-SAP®-Systemen und easysquare Plattform (SAP NetWeaver®) mit https und über die easysquare REST API

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PROMOS consult Projektmanagement,
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Rungestraße 19
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