Die Evolution der Universalbuchungsschnittstelle – Automatisierte Massenbuchungen mit dem Branchenprimus

Universalbuchungsschnittstelle – Wie funktioniert das eigentlich?

Sie haben eine Tochtergesellschaft und müssen Buchungsdaten übertragen? Oder nutzen Sie ein externes Programm für Gehaltsabrechnungen, aus dem Sie Daten nach SAP^® buchen müssen? Seit vielen Jahren setzen PROMOS Kunden in solchen Fällen auf die Universalbuchungsschnittstelle. Wie funktioniert das genau? Experte Daniel Göhner unterstützt Kunden bei der Einführung und Anwendung der Lösung. Er gibt ihnen das gesamte Werkzeug an die Hand, um unkompliziert und eigenständig mit der Lösung umzugehen. Göhner berichtet dazu aus seinem Beratungsalltag: „Einzige Voraussetzung zur Nutzung der Lösung ist die Strukturiertheit der Daten. Das Format spielt eigentlich keine Rolle. Die Lösung an sich besteht nur aus einer einfachen Maske in SAP^®, in die eine Excel-Datei mit den entsprechenden Daten hochgeladen wird. Und für die Aufbereitung dieser Excel-Datei steh ich meinen Kunden fest zur Seite. Ich sage dann immer zu ihnen: ‚Sie kennen Ihre Buchungsvorfälle – egal, welche das jetzt sind. Dann legen Sie sich doch einfach eine Art unternehmensspezifische Bibliothek an, in der jede Kollegin oder jeder Kollege prozessbezogen eine eigene Excel-Datei hat, die er oder sie nutzen kann!‘ Ich stelle ihnen dann noch einige Templates zur Verfügung, an denen sie sich orientieren können, und zusätzlich gibt es ein Word-Dokument mit allen technischen Beschreibungen und Codes, die sich die User für die Konfiguration der Excel-Tabelle heraussuchen können. So sind sie perfekt gerüstet, um ihre Buchungen durchzuführen und das Ganze auch zu individualisieren.“

Diese Vorgehensweise hat sich in den vergangenen Jahren als besonders praktikabel erwiesen. Mit der Nutzung der Universalbuchungsschnittstelle ist das Unternehmen Herr seiner eigenen Daten. Mit einfachen Mitteln und ohne das Zutun externer Parteien können Belege massenhaft, komfortabel und automatisch verbucht werden. Doch was ist mit der dritten Version der UBS nun neu für die Anwender?

Das Beste für die Besten

In Kundenprojekten entstanden über die Jahre zahlreiche Zusatzfeatures, die PROMOS mit der dritten Iteration der Lösung nun allen Kunden zur Verfügung stellen möchte. (Abbildung 1) Viele der neuen Teillösungen wurden in der Vergangenheit bereits häufiger angefragt und können nun mit cleveren Antworten bedient werden.

Steigerung der Datenqualität – Die Belegsimulation

Mit der Etablierung einer Belegsimulation ist PROMOS ein echter Coup gelungen. War zuvor nur eine Art Konsistenzprüfung möglich, kann nun genau geschaut werden, ob die zu buchenden Belege in sich schlüssig und buchbar sind – und das vor dem eigentlichen Buchungsprozess. „Dabei handelt es sich um ein super wichtiges Feature. Unsere Kunden steigern damit die Qualität ihrer Daten enorm. Das ist ein Meilenstein in der Historie der UBS“, erläutert Göhner die neue Funktion begeistert. Technische Grundlage ist hierbei die mit dem Upgrade erfolgte Umstellung von BAPI auf BADI. (Abbildung 2)

Wenn’s doch mal schief geht – Der Massenstorno

Wer kennt’s nicht? Einmal kurz versehentlich den falschen Knopf gedrückt und schon ist es passiert. Die Aktion wurde unwiderruflich ausgeführt: eine Datei überschrieben, ein Name gelöscht oder eine E-Mail versendet. Im privaten Umfeld haben wir uns an Funktionen wie eine nachträgliche Nachrichten-Editierung oder sogar -Löschung oder eine Möglichkeit zur Wiederherstellung von z. B. Fotos gewöhnt. Doch was, wenn nun die Mappe mit über hundert Belegen versehentlich gebucht wurde? Früher hieß es dann: Jeder Beleg muss manuell zurückgebucht werden. Heute gibt UBS 3.0 eine einfache Antwort: den Massenstorno. Automatisiert wird die gesamte Belegmappe storniert. Mehr Zeitersparnis geht nicht!

Doppelte Buchungen adé – Die Duplikatsprüfung

Eine potenzielle Fehlerquelle bei der Nutzung der Universalbuchungsschnittstelle aus der Vergangenheit wird mit der UBS 3.0 ausgeschlossen. So findet ab sofort eine Duplikatsprüfung statt, bevor die Belege gebucht werden. Göhner spiegelt seine Erfahrung aus dem Projektgeschäft wider: „Das war eine häufige Angst unserer Kunden: Was passiert, wenn ein Kollege oder eine Kollegin versehentlich zwei Mal auf den Knopf drückt? Darauf hatten wir bis dato keine Antwort, außer die manuelle Stornierung der Buchungen. Unsere Kunden sind sehr zufrieden über die neue Duplikatsprüfung. Vor allem auch, weil sie kundenindividuell eingestellt werden kann.“ So kann der Kunde mit der neuesten Version von UBS sogar festlegen, welche Merkmale für die Identifizierung von Duplikaten verwendet werden sollen – sei es der Dateiname oder der Inhalt der Datei.

Einen Moment bitte – Die Datenhaltung

In der Vergangenheit mussten hochgeladene Belegmappen unmittelbar verbucht werden. Doch was, wenn der Anwender oder die Anwenderin gar nicht berechtigt ist, die Daten ohne Freigabe zu buchen? Für bestimmte Belege ist ein 4-Augen-

Prinzip notwendig. Dann blieb dem User nichts anderes übrig, als die Daten zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal hochzuladen. Mit UBS 3.0 schafft PROMOS auf Kundenwunsch eine Möglichkeit, die Daten so lang im System vorzuhalten, bis eine Freigabe erfolgt oder ein anderer Zwischenschritt erledigt ist. Anschließend kann die Buchung einfach per Knopfdruck ausgeführt werden.

Darf ich das? – Das neue Berechtigungsmanagement

In einem Kundenprojekt wurde die UBS so weiterentwickelt, dass unterschiedlichen Anwendungsgruppen im Unternehmen zusätzliche Funktionen zur Verfügung gestellt wurden: Das HR erhielt eine Sales-Schnittstelle, für eine andere Abteilung wurde ein spezieller Workflow in die Lösung integriert. Nun konnten jedoch beide Abteilungen die Funktionen der jeweils anderen sehen und theoretisch auch nutzen. Um dies zu verhindern und dem Endanwender mehr Übersichtlichkeit mit einem limitierten Blick auf das, was notwendig für seine Arbeit ist, zu ermöglichen, wurde ein Berechtigungsmanagement integriert. Nun kann genau festgelegt werden, wer Zugriff auf welche Funktionalitäten hat.

Auf Diät – Das verschlankte Customizing

Hinter der neuen UBS steht ein besonders anwenderfreundliches Customizing. Das Customizing ermöglicht es beispielsweise, bestimmte Sachverhalte zu übersetzen. Göhner erläutert: „Kommt eine Datei in die UBS rein, sind die Daten manchmal nicht hundertprozentig SAP^®-konform. Fehlt beispielsweise der Buchungskreis, aber dafür steht die Gesellschaft im Beleg, dann wissen wir, zu welchem Buchungskreis die Buchung zuzuordnen ist und lassen das im Hintergrund automatisch übersetzen. So erhalten wir bereits beim Einlesen ein überarbeitetes und SAP^®-konformes Dokument.“ In diesem Zusammenhang wurden für den Kunden viele Customizing-Einstellungen verbessert und verschlankt, wodurch die Lösung noch anwenderfreundlicher und übersichtlicher geworden ist. (Abbildung 4)

UBS 3.0 – Führende Lösung im Bereich Massenbuchungen

Die neue Version der UBS stieß bei Kunden auf großes Interesse und wurde bereits erfolgreich bei namhaften Unternehmen getestet und implementiert. Kunden, die bereits die Vorgängerversionen nutzen, müssen sich nicht umstellen, können aber von den neuen Funktionen und Verbesserungen profitieren. Bei der Überarbeitung der Universalbuchungsschnittstelle stand für PROMOS der Gedanke im Vordergrund, Features für alle nutzbar zu machen, die sich bei anderen Unternehmen bereits als hilfreich und praktikabel erwiesen hatten. PROMOS kommt hier einmal mehr ihrem Grundsatz der offenen Lösungsentwicklung und stringenten Kundenorientierung nach. Die UBS hat sich als führende Lösung für automatisierte Buchungen etabliert und findet breite Akzeptanz in der SAP^® Community. Mit kontinuierlichen Weiterentwicklungen und Anpassungen an die Bedürfnisse der Kunden bleibt UBS eine unverzichtbare Lösung für Unternehmen, die eine effiziente und zuverlässige Buchungsschnittstelle suchen.

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