Fünf gute Gründe zur Automatisierung des Interessentenmanagements mit easysquare

Schätzungen zufolge können durch den Wegfall analoger Korrespondenz und mehrerer Besichtigungstermine zwischen 50 und 70 Prozent an Zeit und damit erhebliche Kosten eingespart werden. Gleichzeitig entspricht ein online Rundum-Service dem heutigen Kunden- und Kommunikationsverhalten. Der digitale Weg zur Vermietung lohnt sich also.

Hier kommen fünf gute Gründe für die Implementierung der easysquare Interessenten-App:

1. Ein Self-Service, der begeistert

Die easysquare Interessenten-App bietet Interessenten die Möglichkeit, innerhalb der freien Objekte des Wohnungsunternehmens zu suchen und Anfragen zu den Immobilien an das Unternehmen zu senden. Anhand eines Anfrage-Formulars wird der Interessent durch den Prozess geführt. Im Formular können direkt alle Informationen zum angefragten Objekt, wie Bilder, Kosten und Ausstattung sowie Dokumente, wie Exposé, Grundriss, Energieausweis, eingesehen werden. Der Interessent kann sein Profil hinterlegen und bereits mietvertragsrelevante Unterlagen hochladen.

Als Nonplusultra und dem modernen Kommunikationsverhalten entsprechend wird dem Interessenten sozusagen durchgängige Erreichbarkeit geboten: Im Anfrage-Formular können Besichtigungstermine gebucht, abgesagt oder geändert werden. Sofern kein passender Termin vorhanden ist, kann der Interessent sogar Wunschtermine hinterlegen, sodass der Vermieter über Terminwünsche informiert ist.

Ebenso unmittelbar im Formular kann der Interessent Rückmeldung geben und zum Beispiel in einem freien Textfeld sein besonderes Interesse erläutern. Die App ermöglicht dem Interessenten nicht nur die Suche nach passenden Mietobjekten, sondern auch eine Speicherung der Suchkriterien sowie eine Benachrichtigung bei neu eingestellten Mietobjekten, die dem Gesuch entsprechen. Der Interessent kann freie Mietobjekte anfragen und ist durch die automatisierte Kundenkommunikation der Vermieter-App stets up to date.

2. Vernetzung vereinfacht Vermietung

Durch die Vernetzung von Vermieter und Interessent auf der easysquare Plattform kann die Kommunikation nahtlos zwischen den Parteien in der App erfolgen. Medienbrüche durch Outlook oder ein „Hinterhertelefonieren“, um z. B. einen Besichtigungstermin zu vereinbaren, werden so vermieden und unnötige Rückfragen deutlich reduziert.

Der Dienst Interessenten enthält die Interessentendaten (personenbezogene Daten) und die dem Interessenten zugeordneten Gesuche in Verbindung mit vielen nützlichen Funktionen. Diese sind z. B. das schnelle Suchen nach Personen und ihren zugeordneten Gesuchen („Zeige Personen an, die in einem bestimmten Stadtteil nach 2-Zimmer-Wohnungen suchen“) oder das Suchen nach Angebotsobjekten, die zu einem bestimmten Gesuch eines Interessenten passen sollen („Zeige alle Woh- nungen an, die zum Gesuch von Herrn Mustermann passen“).

Die Datenhaltung der Interessenten bis zum Zeitpunkt der verbindlichen Reservierung und der damit verbundenen späteren Geschäftspartner- und Mietvertragsanlage in SAP^® erfolgt nur auf der easysquare Plattform. Dank der voll automatisierten und allumfassenden SAP^® Schnittstelle werden alle Daten des Interessenten, des Objektes sowie des Angebotes automatisch in das SAP^®-System übertragen, sodass hier keine weiteren zusätzlichen Eingaben notwendig sind. Zu einem Interessenten können mehrere Suchkriterien (Gesuche) erfasst werden, z. B. „2-3 Zimmer in Berlin-Prenzlauer Berg, nur EG“ und „Stellplatz in Berlin-Charlottenburg“. Beim Speichern eines Interessenten erfolgt die Prüfung auf einen bereits angelegten Interessenten anhand der Merkmale Name und Vorname. Ist die Dublettenprüfung positiv, werden alle gefundenen Interessenten angezeigt. Jeder Kontakt zum Interessenten kann unter Kundenkontakt erfasst werden. Ist ein anderer Mitarbeiter für die Anfrage des Interessenten zuständig, kann der zuständige Mitarbeiter hinterlegt werden und dieser erhält im Dienst Arbeitsvorrat eine Meldung zu dem Kundenkontakt seines Interessenten. Diese intelligente Vernetzung spart Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit.

3. Aus Interessenten werden Mieter

Die Mieter-App bietet bereits ohne Anmeldung in Verbindung mit der Interessenten-App die Möglichkeit, innerhalb der freien Objekte des Unternehmens zu suchen und Anfragen zu den Immobilien an das Unternehmen zu senden. Der Interessent kann sein Profil hinterlegen und bereits mietvertragsrelevante Unterlagen hochladen. Durch die Vernetzung von Vermieter und Interessent auf der easysquare Plattform kann die Kommunikation nahtlos in der Mieter-App und innerhalb der Vermietungslösung über die Nachrichtenfunktion und den Dienst Online-Anfragen erfolgen. Wird der Interessent neuer Mieter, kann er ab dann nahtlos die Mieterdienste, wie Verträge, Schadensmeldung und Service nutzen.

4. Auch im Datenschutz die Nase vorn

Datenschutzverordnungen ziehen immer festere Zügel und verlangen Immobilienunternehmen einiges ab. Auch hier kann die Interessenten-App helfen, pikante Hürden zu umgehen. Selbst noch so gute Prozesse kommen an ihre Grenzen. Beim derzeitigen Vermietermarkt, bei dem auf eine Wohnung nicht selten bis zu 1.000 Bewerbungen in jedweder Form eingehen, geht nicht nur ein enormer Zeit- und Kostenaufwand im Auswahlverfahren einher. Die Flut an Daten ist nach neuesten Verordnungen kaum noch korrekt und sicher zu bewältigen. Ein Wohnungssuchender gibt in drei verschiedenen Servicecentern seine Bewerbungsunterlagen ab. Ein anderer versendet ungefragt seine Einkommensnachweise samt Kopie des Personalausweises per E-Mail. Monate- oder jahrelang „gespeicherte“ – also eher vergessene und nicht benötigte – Daten in E-Mail-Postfächern können Wohnungsunternehmen teuer zu stehen kommen.

Mit der Interessenten-App haben Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen deutlich weniger Aufwand, denn der Nutzer verwaltet seine eigenen Unterlagen per Knopfdruck. Und er entscheidet eben auch, welche Daten das Unternehmen einsehen kann, oder wann er Daten löschen möchte. Seine Daten kann der Interessent im Dienst Meine Daten eingeben und bearbeiten. Insbesondere besteht die Möglichkeit, mietvertragsrelevante Dokumente hochzuladen, auf die der Zugriff durch das Unternehmen vom Interessenten explizit gestattet werden muss. Diese Vorgehensweise ist also ein rundum smarter Umgang mit sensiblen Daten.

5. Individuell erweiterbar

Der Ausbau der App durch moderne Funktionen, wie zum Beispiel die 360°-Rundgänge oder die Integration der Schufa-Auskunft per Schnittstelle, machen die Anwendung hochattraktiv und festigen das öffentliche Bild eines innovativen Wohnungsunternehmens mit Weitblick. Die virtuellen Besichtigungen sind eine absolute Win-win-Situation für beide Seiten. Es entfällt die zeitraubende Kommunikation und Terminsuche mit dem Vermieter oder Verwalter für eine Besichtigung. Jederzeit kann man sich mit echtem Vor-Ort-Feeling durch das Objekt klicken. Für den Verwalter ist es ebenfalls eine deutliche Effizienzsteigerung des Vermietungsprozesses: Keine Koordination von Massen- oder Einzelbesichtigungen, keine endlosen Kommunikationsschleifen mehr, stattdessen passgenaue moderne Immobilienvermittlung.

Fazit

Die Vorteile für den Einsatz der Interessenten-App liegen klar auf der Hand. Die Übertragung von Self-Service-Aufgaben auf den Interessenten spart Ressourcen und führt zu quantifizierbaren Prozessverbesserungen. Denselben Effekt hat die Vernetzung aller Beteiligten und die Möglichkeit zur nahtlosen Verknüpfung mit anderen Diensten. Transparenz und nachvollziehbare Prozessverläufe schaffen beim Interessenten Vertrauen, wiederholtes Nachfragen entfällt. Medienbrüche aufgrund der Kommunikation über verschiedene Medien, wie Telefon, E-Mail oder Brief, werden vermieden. Das spart wertvolle Zeit und entlastet die Mitarbeiter. Die sprichwörtlich smarte Digitallösung ist das Rundum-Paket für innovatives und effizientes Interessentenmanagement.

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