Ohren gespitzt? Smarte Reporting-Features nicht nur für Fiori-maniacs

Kennen Sie das noch? Bewaffnet mit unzähligen Transaktionscodes im Kopf navigiert sich der pfiffige Anwender von einer SAP^® Maske zur nächsten, um sich beispielsweise im Hauptbuch die Einzelposten der Sachkonten anzuschauen. Als Ergebnis erhält er umfangreiche Tabellen, wie sie für die SAP^® GUI Oberflächen typisch sind. Je größer der Monitor, desto eher passen alle Daten auf einen Bildausschnitt. Oder erkennen Sie darin sogar noch Ihre gängige Praxis? Was wäre, wenn ich Ihnen sage, dass sich die Seiten umkehren? Es bedarf zukünftig keiner Experten mehr, die des komplexen Systems Herr werden, weil die Arbeit mit SAP^® so einfach ist – wie wir es von unseren Smartphones kennen. Durch ein integriertes Arbeiten werden Prozesse verschlankt, denn Apps leiten den Anwender von Aktivität zu Aktivität, alles innerhalb einer Anwendung anstatt wie vorher mit X-Transaktionen. Das ERP schlägt Ihnen vor, welche Tätigkeiten standardmäßig zu erledigen sind und wie wir unsere Mitarbeiter entlasten können. Es ist doch so: Wer morgens in sein Büro kommt, hat in der Regel eine ziemlich konkrete Vorstellung davon, wie der Tag aussehen wird. Es stehen Termine an, Telefonate müssen geführt werden und wichtige Projekte schlummern im Hinterkopf. Aber bevor es losgehen kann, brauch ich zunächst einen Überblick: Gibt es vielleicht Ereignisse, auf die ich sofort reagieren muss? Fundamentale Voraussetzung dafür ist ein zentraler Einstiegspunkt, sowohl in meine operativen als auch analytischen Aufgaben. Und genau das bietet Ihnen SAP für Ihr ERP-System mit dem Fiori^® Launchpad. Der Zugang ist denkbar einfach. Die neuen Fiori^® Anwendungen lassen sich auf sämtlichen Endgeräten, überall verwenden, sodass Sie nicht mehr vom PC mit großem Bildschirm abhängig sind. Die App passt sich jedem Gerät flexibel an.

Mein Dashboard, meine ToDos, mein Tag

Am Beispiel der Kreditorenbuchhaltung wollen wir Ihnen die Vorzüge der neuen Reportingmöglichkeiten in SAP^® einmal demonstrieren. Der Sachbearbeiter bekommt alle Rechnungen auf seinen Tisch – sei es noch postalisch oder schon digital per Workflow – und prüft diese auf Informationen, aus denen sich möglicherweise ToDos für ihn ergeben. Auf einer einzigen Übersichtsseite in seinem Launchpad findet er all diese Informationen auf einen Blick aufbereitet (Abbildung 1). Diverse Kacheln komprimieren in anschaulichen Views sämtliche Ereignisse aus seinem Tagesgeschäft – aus einer Kachel lässt sich ablesen, ob seine Lieferanten pünktlich bezahlt werden, ein Absprung in eine andere Kachel liefert ihm Einblicke in gesperrte Rechnungen und welche Kreditoren sich dahinter verbergen. Liegt ggf. eine Insolvenz vor oder besteht an dieser Stelle noch Handlungsbedarf für den Sachbearbeiter? Ohne eine separate Transaktion auszuführen, lässt sich in die entsprechende Anwendung abspringen und dort können dann über die Menüleiste die notwendigen Folgeaktivitäten erledigt werden, wie zum Beispiel die Einzelposten bearbeiten, eine Korrespondenz anlegen oder einen Kreditor für die Zahlung sperren bzw. entsperren. Visualisiert werden die Informationen in Diagrammen und Kennzahlen – ein Meilenstein für SAP, denn wann haben Sie bitte eine solche Aufbereitung jemals in einer GUI gesehen? Der Weg aus einem Diagramm in die konkrete Anwendung zur Erfüllung einer Aufgabe und zurück zur Übersicht ist immer gleich und ermöglicht auf diese Weise eine einfache Form prozessbasierten Arbeitens, bei dem das ERP-System den Anwender automatisiert durch seine Arbeitsschritte führt.

Echter Hingucker – Analysen schön leicht gemacht

In der Zukunft wird den kennzahlenbasierten Diagrammen aller Wahrscheinlichkeit nach eine viel größere Bedeutung beigemessen als zeilenbasierten Berichten, da die Entscheidungsträger mit einem Blick die für sie relevanten Informationen erfassen können. Im Vergleich zur alten GUI-Welt lassen sich personalisierte Reports ohne großen Aufwand erstellen. Wo früher jeder Auswertung eine separate Selektionsmaske voranging, kombiniert Fiori^® beide Masken via in-place Anzeige benutzerfreundlich in einem Bildschirm. Oben erscheint das Eingabefenster zum Definieren der Selektionskriterien und unten passt sich die Auswahl zum einen dynamisch und zum anderen dank der Performanz in Echtzeit an. Ein Verlassen des Reportings ist nicht mehr notwendig, um die Selektionskriterien zu aktualisieren. Die optimierte Darstellung sorgt für eine maximale Benutzerfreundlichkeit und wird somit zum echten Gewinn für den Anwender.

Datenbeschaffung smart angewendet – mit dem Abfrage-Browser

Für die Erstellung benutzerdefinierter Reports bietet der Abfrage-Browser in SAP Fiori^® einen absolut smart zu bedienenden Einstieg in die Materie, optimiert für multi-dimensionales Reporting in tabellarischer oder grafischer Form. Das Werkzeug transformiert im Grunde Rohdaten aus den Geschäftsdokumenten in ein aussagekräftiges Raster und bietet dem End-User bereits eine große Auswahl aus mehr als tausend Views. Mit dem Schlagwort „Kreditor“ lässt sich die Suche für unseren Sachbearbeiter erheblich eingrenzen. Möchte unser Sachbearbeiter beispielsweise analysieren, welche Rechnungen überfällig sind und ggf. angemahnt werden müssen, bietet die Altersstrukturliste eine hervorragende Darstellung sämtlicher Verbindlichkeiten in einem für ihn frei wählbaren Intervall, wie 30, 60 oder 90 Tage. Auf Basis seiner Selektionsparameter erhält er auf den ersten Blick ein definitiv mehr als überschaubares Reporting. Doch mit nur wenigen Klicks lässt sich dieses Reporting im Drilldown sukzessive anreichern. Wenn er also wissen möchte, auf welche Lieferanten sich die ausstehenden Zahlungen verteilen, ergänzt er einfach die Dimension „Lieferanten“ per Drag-and-drop als Zeile in seinem Reporting. Oder die Übersicht soll auf Ebene der Profit-Center aufgesplittet werden? Mit simplen Pivotieren lässt sich das Reporting so lange justieren, bis es den gewünschten Anforderungen entspricht (Abbildung 2). Und um sich genau diese Arbeitsschritte zur Datenbeschaffung für die Zukunft zu sparen, speichert sich unser Sachbearbeiter die Konfiguration ganz einfach als personalisierte Kachel für sein monatliches Controlling. Auf diese Weise erhält er zum gewünschten Stichtag ganz automatisch sein aktuelles Reporting.

Wer suchet, der findet – Smarte Suche in Fiori^®

Das letzte smarte Feature in der neuen Fiori^®-Welt, welches wir Ihnen dringend ans Herz legen wollen, ist die Volltextsuche. Ganz anders als früher, muss unser Sachbearbeiter keine Kniffe mehr anwenden, um das gewünschte Suchergebnis zu finden – wie die Verwendung von Sternchen oder Rücksichtnahme auf Groß- und Kleinschreibung. Völlig unbedarft lässt sich heute in Fiori^® nach einfachen Stichwörtern suchen. Und zum Vorteil für den Anwender, macht SAP gleich mit – Search as you type lautet das Zauberwort. Dabei werden bereits beim Eintippen in die Freitextsuche Begriffe vervollständigt bzw. dessen Ergebnisse simultan angepasst. Der große Komfort besteht indes darin, dass wir keine gedanklichen Vorüberlegungen mehr leisten müssen. Wenn der Sachbearbeiter für eine geplante Zahlung wissen möchte, ob eine Sparkasse bereits im System angelegt wurde, so tippt er den Namen einfach in das zentrale Suchfenster und SAP^® liefert Vorschläge, in welchen Anwendungen Suchergebnisse zu finden sind. Nicht vergleichbar mit den früheren SQL-Suchen, wo bereits im Vorfeld eine Entscheidung getroffen werden musste, in welcher Transaktion der Geschäftspartner gesucht und somit gefunden werden könnte.

Hält Fiori^®, was uns SAP^® verspricht?

Lange Rede, kurzer Sinn: An den Versprechungen zu SAP Fiori^® ist schon was dran. Die hohe Visualisierbarkeit von Daten und schnelle Datenbeschaffung tragen in Kombination mit der smarten Bedienbarkeit der Anwendungen zu einer deutlichen Benutzerfreundlichkeit bei. Unsere Kunden wissen besonders das strukturierte Vorgehen sowie detaillierte Follow-up sehr zu schätzen. Wo bisher viel digitalisiert wurde, gehen wir mit SAP Fiori^® einen Schritt weiter und transformieren Ihre Arbeitsweise. Schauen wir nochmal auf unseren Sachbearbeiter: Die Arbeit in der Kreditorenbuchhaltung kann durchaus spannend sein, wenn das ERP-System für ihn die Standardprozesse übernimmt und ihm somit mehr Freiraum für die wirklich wichtigen Tätigkeiten bleibt. Bei der Konfiguration und vor allem in der Beratung zum technologischen Wandel unterstützt Sie PROMOS consult, damit Sie zukünftig die neuen SAP Standards für Ihre Zwecke maximal ausschöpfen können.