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25.10.2021
Strategie

7 Fragen an…

Die HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH gehört zu den sechs kommunalen Wohnungsbaugesellschaften in Berlin und zählt mit mehr als 65.500 Wohnungen[1] zu den größten Vermietern deutschlandweit. Als Pionier ist das Wohnungsunternehmen mit seinem erfolgreichen Umstieg auf SAP S/4HANA® im Jahr 2018 vorangegangen, unterstützt durch den Berliner Digitalisierungsspezialisten PROMOS consult. Das IT-System als Dreh- und Angelpunkt aller unternehmerischen Prozesse ebnet den Weg für eine ganzheitliche Digitalisierung. Im Interview spricht Thomas Felgenhauer, kaufmännischer Geschäftsführer und u. a. verantwortlich für die Bereiche IT, Finanzen und Controlling sowie Bilanzierung / Rechnungswesen und Personal, über Wachstum, Produktivität und den Umzug in die neue Konzernzentrale.

1. Herr Felgenhauer, zum Jahresbeginn 2018 haben Sie symbolisch den Startknopf zur Produktivsetzung Ihres neuen SAP®-Systems gedrückt. Was ist seither in Sachen Digitalisierung passiert? Wie digital ist Ihr Unternehmen heute?


Thomas Felgenhauer: Seit 2018 ist die HOWOGE stark gewachsen. Und zwar nicht nur in Bezug auf den Wohnungsbestand, sondern auch auf technologischer Ebene. Die Basis bildet seit 2018 in der Tat unser SAP® als zentraler Dreh- und Angelpunkt. Wir wollen dabei die Möglichkeiten von SAP® voll ausschöpfen. Nur wenn wir an Grenzen stoßen, ziehen wir weitere Lösungen in Betracht, jedoch immer unter der Voraussetzung, dass die Kommunikation via Schnittstelle gewährleistet ist. Auf diese Weise halten wir an unserem Herzstück fest.


Darüber hinaus haben wir erheblich in unsere IT-Infrastruktur investiert. Bestes Beispiel: In diesem Sommer ging unser neues IT-Rechenzentrum ans Netz. Da die Datenmengen tendenziell weiter steigen, schaffen wir auch technologisch das notwendige Fundament für die Zukunft. Und auch organisatorisch haben wir uns vorbereitet. Seit Anfang 2020 fokussiert sich unser neuer Bereich „Prozesse und Digitalisierung“ darauf, die neuen technologischen Möglichkeiten für das ganze Unternehmen nutzbar zu machen. Sehr bewusst haben wir diesem Bereich den Namen „Prozesse und Digitalisierung“ gegeben, denn wir digitalisieren nicht um des Digitalisierens willen, sondern wir etablieren zunächst sinnvolle und effiziente Prozesse, um sie dann zu digitalisieren. Oder anders gesagt: Wird ein schlechter Prozess digital abgebildet, so bleibt er doch ein schlechter Prozess.


In Summe ist bei uns sowohl hardwareseitig, organisatorisch, personell als auch softwareseitig seit 2018 eine ganze Menge passiert.


2. Die Digitalisierung kommt auch Ihrer Nachhaltigkeitsstrategie zugute. Prozesse werden schlanker und effizienter, die Kommunikation mit Kunden digitaler. Wie weit gehen Ihre Maßnahmen zur Digitalisierung?


Felgenhauer: Die HOWOGE wird digitaler werden. In unserer Unternehmensstrategie haben wir festgelegt, bis 2035 100 Prozent digital zu werden. Das ist ein Statement und so wird es sein! Dennoch werden wir den Faktor Mensch nicht ersetzen. Wir wollen die Kapazitäten, die wir haben – auch personell – effizienter einsetzen. Daraus resultieren

Produktivitätsgewinne entlang all unserer Prozesse in unserem Unternehmen. Nehmen wir das Beispiel Rechnungseingang: Die HOWOGE erhält ca. 130.000 Rechnungen im Jahr, heruntergebrochen auf den Tag also ca. 360 Rechnungen, die früher in der Post geöffnet, mit einem Stempel versehen wurden und dann in Mappen durchs Haus wanderten. Digitale Prozesse helfen uns an dieser Stelle, die Produktivität zu erhöhen – indem wir digital nachhalten können, wo sich die Rechnung gerade befindet, oder indem ein Ampelsystem signalisiert, wenn eine Rechnung irgendwo hängt. Gleichzeitig können sämtliche Informationen miteinander verknüpft werden, beispielsweise aus dem Einkaufsbereich, was wiederum nicht mehr händisch im Nachgang zu erfolgen hat. All diese Dinge werden heute systematisch und per Knopfdruck erledigt.

3. Zu 100 Prozent digital zu sein, welche Veränderungen bringt diese Vorgabe noch mit sich?


Felgenhauer: Wir sind gerade in eine neue Konzernzentrale gezogen. Und was macht man, wenn man umzieht? Man fasst einmal alles an. Ziemlich genau 30.000 Aktenordner umfasste unser Bestand noch Anfang dieses Jahres. Jedoch haben wir nicht einfach nur zusammengepackt und sind umgezogen. Stattdessen haben wir uns vorbereitet und konnten die Zahl auf 5.000 Aktenordner reduzieren. Der Rest wurde in unserem Dokumentenmanagementsystem digitalisiert. Das hilft uns erheblich bei der Produktivitätssteigerung, wenn wir per Schlagwort unser System durchsuchen können und nicht mehr vom Schrank im Büro abhängig sind. Alles, was heute per Post bei uns eingeht, kommt nicht mehr physisch bei uns an, sondern ist digital auf unseren Bildschirmen abrufbar. Sowohl das Dokumentenmanagementsystem als auch SAP® haben uns als zentraler Nukleus für unsere Strategie einen außerordentlichen Schritt nach vorne gebracht.


Und ich bleibe gleich bei unserem Umzug: Wir lösen uns vom stationären Arbeitsplatz. In der Konzernzentrale können sich unsere Mitarbeitenden mit ihrem Laptop oder Tablet-PC einfach an jeden Arbeitsplatz setzen. Ein Festnetz-Telefon gibt es auch nicht mehr, das war gestern. Heute nutzen wir Smartphones und Headsets. Auf diese Weise sind wir sehr beweglich: Heute arbeite ich mit meinem Team zusammen, morgen bin ich Teil eines Projekts. Das ist die Richtung, in der wir unterwegs sind – flexibel, reaktionsschnell, agil – um effizient und möglichst kostengünstig unsere Leistung zu erbringen.


4.. Und worin sehen Sie den größten Mehrwert?


Felgenhauer: Es spart Ressourcen. Das heißt nicht, dass wir die Ressourcen, die uns zur Verfügung stehen, verringern wollen. Ganz im Gegenteil: Die HOWOGE hat sich dem Wachstum verschrieben. Deshalb wollen wir mit den vorhandenen Ressourcen mehr Wert schaffen. Mit den bestehenden Systemen, finanziellen Mitteln, Personal können wir mehr erreichen – das ist unser Produktivitäts- und Effizienzsprung. Wir produzieren mehr Leistung, im Sinne unserer Kunden, und auch um die Mitarbeitenden dabei zu unterstützen, schnell und effizient Themen abzuarbeiten. Die Erfolgserlebnisse am Tag sind für jeden einzelnen höher und das Arbeiten macht noch mehr Spaß. Wenn uns die Pandemie eins gezeigt hat, dann, dass wir uns flexibel auf neue Situationen einstellen müssen. Bei der HOWOGE wurde jeder Mitarbeitende innerhalb kürzester Zeit entweder mit einem Smartphone oder Tablet-PC ausgestattet. Auf diese Weise konnten wir umgehend ortsunabhängig, mobil und flexibel arbeiten und Themen wie Beruf und Familie lassen sich viel besser in Einklang bringen.


Oder blicken wir auf das Objektmanagement: Früher wurden Wohnungsübergaben mit 20-seitigen Protokollen durchgeführt. Heute haben wir Tablet-PCs, auf denen per Fingertipp geprüft und unterschrieben wird. Danach ist die Übergabe erledigt und der Vorgang sogleich im System abgelegt, dokumentiert und automatisch per Post oder E-Mail an den Kunden versendet. Das sind die Mehrwerte, die wir uns wünschen.

Informationstechnologie und Immobilien (IT&I) Ausgabe Nr. 31 / April 2021

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5. Im Kontext der knappen Baukapazitäten hat Berlin für das Wachstum in deutschen Städten eine besondere Position. Fast 5.000 Wohnungen hat die HOWOGE seit Start der Neubauoffensive fertiggestellt. Darüber hinaus investiert Ihr Unternehmen in Instandhaltung und Instandsetzung. Inwiefern unterstützen IT-Tools bei Ihren Maßnahmen?


Felgenhauer: Wir alle haben es mit begrenzten finanziellen Mitteln zu tun. Und wie Sie schon sagen, wir haben einiges erreicht und fast 5.000 Wohnungen fertig gestellt. Aber wir haben in den nächsten 10 Jahren noch über 15.000 in der Pipeline. Als HOWOGE können wir stolz darauf sein, von Mitte der 90er bis Mitte der 2000er unseren Komplettbestand einmal durchsaniert zu haben. Aber das heißt noch lange nicht, dass wir damit fertig sind. Insofern gilt es, die finanziellen Mittel richtig einzusetzen. Und zwar dort, wo der größte Mehrwert liegt. Auf der einen Seite brauchen wir mehr Wohnraum und auf der anderen Seite müssen wir nachhaltig wirtschaften für einen klimaneutralen Bestand. Und hier helfen uns heutzutage Tools, über Bautenstände bestens informiert zu sein, sodass die finanziellen Mittel am effektivsten eingesetzt werden können.


Lassen Sie uns einen Blick in die Zukunft werfen! Die Welt wird immer vernetzter. Und vielleicht gibt uns schon morgen ein Bauteil im Aufzug Bescheid, dass es defekt ist. Schließlich wollen wir nicht erst den Alarmruf bekommen, wenn schon jemand im Aufzug steckengeblieben ist, sondern möglichst vorher. Und da wird die Reise hingehen. Darauf richten wir uns ein. Und um diese Informationen verarbeiten zu können, muss das SAP®-System mit den entsprechenden Plätzen vorbereitet sein. Und auch die Prozesse müssen sich so gestalten, dass wenn sich ein Defekt andeutet, automatisch der Handwerker losgeschickt wird, bestenfalls mit der Information, um welches Bauteil es sich handelt. Das sind Beispiele dafür, wenn wir davon träumen, in Zukunft 100 Prozent digital zu sein.


6. Welche Bedeutung messen Sie Ihrem IT-System und der Digitalisierung bei Ihrem Wachstumskurs bei?


Felgenhauer: Um es in einem Satz zusammenzufassen: IT und Digitalisierung sind der Garant dafür, dass wir dieses Wachstum bewerkstelligen können. Stichwort Produktivitätssteigerung. Aber um noch einen weiteren Aspekt ins Feld zu führen: Unsere Gesellschaft wird in Summe immer älter und der Kampf um die besten Talente hat deutlich zugenommen. Und auch wir werden in den nächsten drei bis fünf Jahren viele Mitarbeitende in die Rente verabschieden. Um auf diese Entwicklung vorbereitet zu sein, braucht es intelligente IT-Lösungen, die uns auf den Weg helfen. Die zentrale Bereitstellung von Informationen und Prozessabläufen erleichtert wesentlich die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Und das wiederum macht uns natürlich auch als Arbeitgeber attraktiv.


7. Zum Abschluss: HOWOGE spart pro Jahr mehr als 100.000 Blatt Papier durch digital unterstütze Wohnungsabnahmen. Herr Felgenhauer, Hand aufs Herz: Nutzen Sie persönlich noch das klassische Notizbuch mit Stift oder ist Ihr Schreibtisch völlig frei von Post-its?


Felgenhauer [lacht]: Also ich würde meinen Schreibtisch nicht unbedingt als papierlos bezeichnen. Aber ein physisches Notizbuch besitze ich nicht mehr. Mein persönlicher Papierverbrauch beschränkt sich auf weniger als eine DIN A4 Seite pro Tag. Hinzu kommen noch wenige Post-its, alles andere ist digital. Aber den Luxus dieser wenigen Seiten, den leiste ich mir noch.


Vielen Dank für das Interview.


redaktion@openpromos.de

  1. Stand März 2021: https://www.howoge.de/unternehmen/ueber-die-howoge.html

Die Serie „7 Fragen an ...“


widmet sich den digitalen Innovationen in der Immobilienwirtschaft. Wie gut sind die Unternehmen aufgestellt? Und auf welche Maßnahmen setzen sie? Experten und Branchenkenner stehen in Kurzinterviews Rede und Antwort.


Teil 5:

Thomas Felgenhauer, kaufmännischer Geschäftsführer der HOWOGE

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