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25.10.2021
Lösung

Clever angebunden mit der PROMOS Schnittstelle

Als erfahrener Spezialist für die digitale Postbearbeitung ist IAB Communications für PROMOS der perfekte Partner für die elektronische Ein- und Ausgangsverarbeitung von Dokumenten aller Art. Am Beispiel des Rechnungseingangs lassen sich die diversen Bearbeitungsschritte, die ein physisches Dokument durchläuft, um digitalisiert weiterverarbeitet zu werden, am besten herausstellen.

Ist eine Rechnung erstmal erfasst, sei es durch Scan oder den Import digitaler Formate, folgen wichtige Schritte zur Bildverarbeitung und Klassifizierung. Nachdem die Dokumente optimiert und hinsichtlich Sprache, Layout und Struktur sinnvoll eingeordnet wurden, wird anschließend im Rahmen der Datenextraktion der eigentliche Inhalt ausgelesen. Ist ein Aktenzeichen benannt? Wie lauten das Datum und die Rechnungsnummer? Alle relevanten Daten werden technisch ausgelesen (OCR) und als Datensatz für die Weiterverarbeitung bereitgestellt. Weitere Schritte zur Validierung und Verifikation gewährleisten zudem maximale Kontrollmöglichkeiten und eine minimale Fehlerquote. Die Übergabe erfolgt schlussendlich via Schnittstellen in nahezu jede bekannte Lösung.


Eine solch standardisierte Lösung ist die smarte Dokumentenschnittstelle, die das Ergebnis einer äußerst konstruktiven Kooperation zwischen IAB und PROMOS ist. Sie sorgt dafür, die Daten in Ihr ERP-System zu speisen und beispielsweise mit easysquare workflow nahtlos weiterzuverarbeiten. Technisch betrachtet besteht das Produkt aus zwei Komponenten:

  1. Zum einen werden die notwendigen Daten, die im Machine Learning oder Parsen mitbenutzt werden können, exportiert.
  2. Zum anderen handelt es sich hierbei um eine OData Schnittstelle, welche die für den Prozess oder die Belege erforderlichen Daten von der IAB in Ihr SAP®-System überträgt.
Informationstechnologie und Immobilien (IT&I) Ausgabe Nr. 31 / April 2021

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Die technische Spezifikation ist hierbei recht einfach gehalten und baut auf Standardfunktionalitäten von SAP®. Auf diese Weise wird die Verschlüsselung bzw. Authentifizierung, eine hohe Performanz, aber auch Funktionen zur Prüfung und Protokollierung sichergestellt. Ist beispielsweise ein Lieferant gesperrt, werden derlei Fehler in SAP® lückenlos protokolliert und für eine Auswertung zur Verfügung gestellt.


Ganz im Sinne der Lösungsbibliothek PROMOS.GT setzt auch die Dokumentenschnittstelle auf einen generischen Ansatz. Das heißt, wenn anders aufzubereitende Daten ins SAP® übertragen werden sollen, muss die Schnittstelle selbst nicht verändert werden. Das Mapping der zuzuordnenden Felder erfolgt im Rahmen des Customizings und neben den Standardfunktionalitäten im Lieferumfang bleibt den Kunden weiterhin Spielraum für individuelle Anpassungswünsche.


Wie funktioniert nun also die Verarbeitung im Detail? Die Verfahrensweise orientiert sich im Wesentlichen an Clustern. Ein Dokument kann verschiedene Cluster initiieren und auf diese Weise entweder in einen Beleg oder auch in einen Prozess münden. Das heißt, über die Schnittstelle lässt sich ein einzelnes Dokument übergeben, welches anschließend archiviert oder dessen Informationen in Form eines ArchiveLinks an das externe Archiv übermittelt wird. Was folgt, ist die Verarbeitung, um beispielsweise einen Beleg vorzuerfassen. In diesem Fall wird ein Prozess gestartet, der in easysquare workflow als erster Schritt zur Dateninitialisierung erscheint. Dort werden dem Anwender zunächst einmal Informationen zum Verarbeitungsstatus sowie technische Informationen bereitgestellt, ob es sich z. B. um eine Papierrechnung handelt usw.

PROMOS Dokumentenschnittstelle zur nahtlosen Weiterverarbeitung digitalisierter Dokumente in easysquare workflow und SAP

Abbildung 1: Der Schritt Dateninitialisierung in easysquare workflow liefert wichtige Informationen zur Weiterverarbeitung von Dokumenten in SAP®.

Besonders interessant ist der sogenannte Scope, der eine Aussage darüber trifft, wie valide die Daten sind und inwiefern die Daten weiterverarbeitet werden können. Ein Scope 1 lässt darauf schließen, dass beispielsweise erkannt wurde, dass es sich bei dem Beleg um eine kreditorische Eingangsrechnung handelt, aber der Lieferant nicht ausgelesen werden konnte. Demzufolge lässt sich zwar ein Prozess anlegen, nicht aber ein Beleg erfassen. Bei einem Scope 2 wurde vielleicht der Lieferant erkannt, aber keine Kontierung. Dann lässt sich zumindest ein Beleg vorerfassen, das Dokument anhängen und ein Prozess anlegen. Mit einem Scope 3 wurden sowohl Lieferant als auch Kontierung erkannt, weshalb ein vorerfasster Beleg vollautomatisch im System weiterverarbeitet wird.


Zudem steuert das Cluster, wie der Verarbeitungsprozess konkret ablaufen soll. Nehmen wir das Beispiel einer Nebenkostenabschlussrechnung. Diese kann schließlich zwei Cluster initiieren und somit auch zwei verschiedene Prozesse: Auf der einen Seite muss aus der jeweiligen Nebenkostenabrechnung eine Nach- oder Rückzahlung für den Mieter verarbeitet werden. Auf der anderen Seite bedarf es ggf. Anpassungen am kreditorischen Vertrag, weil die Vorauszahlungen geändert werden müssen.


Wie Sie sehen, ermöglicht die Dokumentenschnittstelle eine nahtlose Integration in weiterführende Systeme, sei es ein externes Archiv bzw. DMS, ein Prozesssteuerungstool wie easysquare workflow oder SAP Module wie das Vertragsmanagement und RE. Sie bildet das perfekte Bindeglied, um Ihre Daten als Dokument sowie mit den extrahierten Informationen, perfekt gemappt auf die Strukturen Ihres SAP®-Systems weiterverarbeiten zu können.

redaktion@openpromos.de

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