Datenschutzlösung für Wohnungsbaugenossenschaften – NEUE LÜBECKER glänzt mit individualisierter Lösung

Im Rahmen der Anbahnung eines Mietverhältnisses mit einer Genossenschaft muss der Mietinteressent zugleich die Mitgliedschaft in der Genossenschaft begründen. Hierzu zeichnet er Pflichtanteile und ggf. noch weitere freiwillige Genossenschaftsanteile, die mit einer jährlichen Dividende verzinst werden. Die Zeichnung der Anteile ist mit der Anmietung einer Wohnung unmittelbar verbunden. Nur Personen, die eine Wohnung mieten, können Mitglied und somit Miteigentümer der Wohnungsbaugenossenschaft werden. Das Genossenschaftsmitglied erhält weiterhin einen Versorgungsanspruch an Wohnraum, den es je nach Verfügbarkeit jederzeit ausüben kann. Auch nach Beendigung dieses sogenannten Dauernutzungsrechts einer Wohnung kann die Mitgliedschaft auf Wunsch weiterhin bestehen bleiben. Außerdem sind bei der NEUE LÜBECKER die Mitarbeiter Mitglied der Genossenschaft, auch wenn diese in keinem Mietverhältnis mit dem Unternehmen stehen. Diese Besonderheiten gilt es im ERP-System der Wohnungsbaugenossenschaft gesondert abzubilden. Für SAP^® existiert von Drittanbietern auf dieser Basis ein so genanntes Mitgliedschaftsmodul, mit dessen Hilfe die Mitglieder verwaltet werden können. Ein solches Modul ist auch bei der NEUE LÜBECKER im Einsatz.

NEUE LÜBECKER als zukunftsorientiertes Unternehmen

Mit knapp 16.000 Wohnungen und mehr als 18.000 Mitgliedern in 2020 ist die NEUE LÜBECKER eine der größten Wohnungsbaugenossenschaften in Norddeutschland. Seit über 70 Jahren stellt sich das Unternehmen erfolgreich den Herausforderungen unserer Zeit und handelt im Einklang mit wirtschaftlicher, ökologischer und sozialer Verantwortung. Mit Bauinvestitionen in die Instandhaltung, Modernisierung und in den Neubau von insgesamt rund 70 Mio. Euro in 2020 nimmt die NEUE LÜBECKER ihren Auftrag zur langfristigen Bereitstellung von modernem und bezahlbarem Wohnraum wahr. Auch die kürzlich umgesetzte technische Lösung zum DSGVO-konformen Umgang mit personenbezogenen Daten stellt einmal mehr die Zukunftsorientierung der Lübecker Genossenschaft unter Beweis.

Spezialisierte Lösung für individuelle Bedürfnisse von Wohnungsbaugenossenschaften

Die landläufige Vorstellung, Genossenschaften seien von der Pflicht zur Löschung personenbezogener Daten aufgrund des häufig über die Mietzeit hinaus bestehenden Mitgliedschaftsverhältnisses nicht betroffen, ist ein fataler Irrglaube. Denn auch hier besteht das Gebot, nur so viele Daten, wie tatsächlich nötig zu bewahren. Ulf Linkner, IT-Verantwortlicher NEUE LÜBECKER und Petra Spranger, Projektleitung und aus dem Bereich Rechnungswesen / Controlling, beschreiben die Herausforderung bei der notwendigen Datenlöschung für Genossenschaften: „Wir bilden unsere Mitglieder in SAP^® parallel über die Geschäftspartnerverwaltung sowie über ein Mitgliedermodul ab. Die beiden Module sind aneinandergekoppelt. Die Beendigung eines Geschäftspartnerverhältnisses im technischen Sinne darf jedoch nicht gleichzeitig zur Löschung der Person und seiner Daten aus dem Mitgliedermodul führen“. Eine der ersten Aufgaben bestand für PROMOS also darin, das Zusammenspiel zwischen Geschäftspartnerverwaltung und Mitgliedermodul genauestens unter die Lupe zu nehmen, um so bei Einführung der PROMOS Anonymisierungslösung keine unerwünschten Löschungen hervorzurufen.

Schnell war klar, dass sich die Tabellen des Mitgliedermoduls mit den Inhalten der Geschäftspartnertabellen synchronisieren. Das bedeutet, eine Löschung eines Geschäftspartners führt im Normalfall automatisch zu einer Entfernung aus dem Mitgliedermodul. Dies galt es, im Rahmen der Einführung der neuen Lösung zu umgehen. Darüber hinaus mussten zusätzliche Sonderfälle beachtet werden, die in der Form in anderen Wohnungs- und Immobilienunternehmen bisher keine Rolle spielten. So existieren beispielsweise Geschäftspartner, die zwar Mitglied der Genossenschaft sind, jedoch keinen Mietvertrag unterhalten. Zudem können die Anteile eines Mitglieds nach dessen Ableben an einen Erben übergehen. Auch in diesem Fall besteht kein Mietvertrag, dennoch darf die Person nicht anonymisiert werden. Die Standardlösung der PROMOS wurde für die NEUE LÜBECKER im Projekt bedarfsorientiert angepasst. Innerhalb von sechs Monaten ab Beauftragung konnte die PROMOS Anonymisierungslösung reibungslos produktiv gesetzt werden.

Rechtlicher Hintergrund

Die Regelungen der EU-DSGVO finden überall dort Anwendung, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die alleinige Tatsache, dass ein Mitglied auch nach Beendigung des Mietverhältnisses noch Geschäftspartner ist, reicht nicht aus, um alle personenbezogenen Daten weiterhin aufzubewahren. Mietvertragsbezogene Daten, wie z. B. Bankinformationen, müssen fristgerecht aus dem System entfernt werden. PROMOS nutzt hierfür einen Ansatz, der auf der Anonymisierung von Daten basiert. Bei diesem werden die entsprechend zu löschenden Informationen mittels eines speziellen Reports automatisiert überschrieben. Zusätzlich enthält das PROMOS Datenschutzpaket einen Auskunftsreport, mithilfe dessen eine Übersicht aller im Unternehmen verarbeiteten personenbezogenen Daten eines Geschäftspartners ausgegeben werden können. Auf diese Weise können Unternehmen einfach und automatisiert den Anforderungen, die sich aus der EU-DSGVO ergeben, nachkommen.

Resümee

Mit der NEUE LÜBECKER eG zählt PROMOS die erste Wohnungsbaugenossenschaft zu ihrem Kundenstamm. Parallel wird die auf die Bedürfnisse von Genossenschaften individualisierte Datenschutzlösung noch bei einer weiteren Wohnungsbaugenossenschaft eingeführt. Das Projekt mit der NEUE LÜBECKER eG verlief sowohl zeitlich als auch budgettechnisch genau nach Plan. Mit herzlichen Worten zog Linkner ein sehr positives Resümee aus dem erfolgreich abgeschlossenen Projekt: „Ein großes Dankeschön geht an Herrn Mätsch und sein Team von der PROMOS für die einwandfreie Zusammenarbeit, immer gute Erreichbarkeit, guten fachlichen Input und schnelle Bearbeitung aller Anliegen und Fragen!“ Weiteren, zukünftigen, gemeinsamen Projekten mit PROMOS steht das Unternehmen sehr positiv gegenüber. Man ist überzeugt, dass PROMOS in der Lage ist, die spezifischen Bedürfnisse von Genossenschaften zu erkennen und in der Lösungsfindung und -implementierung zu berücksichtigen.