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08.04.2021
Lösung

Revolution im Abrechnungsprozess – PROMOS initiiert offene Plattform für das Nebenkostenmanagement mit SAP®

Rechnungen von Energieversorgern und Dienstleistern, Verbrauchsdaten vom Wärmemessdienst und Smart Metering Tools – all diese Quellen fluten unzählige Daten in das Wohnungsunternehmen, die für die jährliche Betriebskostenabrechnung sorgfältig aufbereitet werden müssen. Wie Wohnungsunternehmen mit einem digitalen Nebenkostenmanagement Herr der Daten bleiben? PROMOS kennt die Lösung.

Die Abrechnung von Betriebs- und Hausnebenkosten gehört zu den elementaren Aufgaben im Rahmen der Immobilienverwaltung. Dabei strömen massenhaft Daten aus Rechnungen von Ver- und Entsorgern, Verbrauchsdaten vom Messdienstunternehmen und Daten aus IoT das Wohnungsunternehmen und wollen sorgfältig und zugleich effizient verarbeitet werden. Die Aufwände für das arbeitsintensive Hauptwerk sind nicht umlagefähig und somit allein vom Wohnungsunternehmen selbst zu tragen. Nicht ohne Grund fokussiert sich die digitale Agenda der Branche zunehmend auf das Nebenkostenmanagement und sucht nach adäquaten Lösungen, die Datenflut in den Griff zu bekommen. Das übergeordnete Ziel, das sämtliche Bestrebungen vereint, verschreibt sich neben der Herstellung effizienter Prozesse vor allem dem Ausbau der Services, in dem beispielsweise die Wohnungsunternehmen gegenüber den Mietern stets auskunftsfähig sind, der Einsparung von Kosten sowie die Entwicklung neuer Geschäftsfelder.


Die Digitalisierung bietet den Unternehmen nutzbare Chancen, vorhandene Abläufe neu zu denken, effizienter zu gestalten oder aber auch neue Geschäftsfelder und digitale Dienstleistungen für sich zu entdecken. Hieraus ergeben sich erhebliche Wertschöpfungspotenziale für die Wohnungsunternehmen, deren Partner und Servicegesellschaften. Mit der passenden Infrastruktur eröffnet die Datenhoheit über vorhandene Energiedaten Möglichkeiten für Geschäftsoptionen, weitere Akteure der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft zu integrieren. Die Herausforderung besteht folglich in der optimalen Vernetzung von Unternehmen, Mietern, Eigentümern, Partnern und der vorhandenen technischen Ausstattung zu einem digitalen Ökosystem.


Die easysquare Cloudlösung der PROMOS bietet hierfür die perfekten Rahmenbedingungen und wird von vielen Unternehmen seit Jahren erfolgreich in die unternehmensinternen wie -übergreifenden Prozesse eingebunden, sei es zur Unterstützung der Übergabevorgänge während des Wohnungswechsels oder die Abbildung revisionssicherer Objektbegehungen im Rahmen der Verkehrssicherungspflichten. Die Übernahme der Abrechnungssoftware EXAD, die seit mehr als 20 Jahren im Markt etabliert ist, und deren technologische Transformation auf die easysquare Cloud bieten nun die umfassenden Rahmenbedingungen für ein innovatives und digitales Nebenkostenmanagement.


Ganzheitlich dank der Summe ihrer Module – die All-in-One Plattform für Ihre Nebenkosten


Mit dem easysquare Nebenkostenmanagement stellt PROMOS dem wohnungswirtschaftlichen Kunden eine Infrastruktur für einen digitalen Abrechnungsprozess zur Verfügung. Das Angebot ist skalierbar und bietet die Chance, die eigene digitale Agenda in Zusammenarbeit mit vorhandenen Partnern, eigenen Servicegesellschaften und neuen Dienstleistern schrittweise umzusetzen. Je nach unternehmensindividuellen Voraussetzungen kann über die einzelnen Funktionsmodule zunächst die bestehende Abwicklung optimiert werden, was zu einer erhöhten Transparenz in den Prozessabläufen und Inhalten führt.

Funktionsmodule des easysquare Nebenkostenmanagements für digitale Abrechnungsprozesse

Abbildung 1: Die Funktionsmodule im easysquare Nebenkostenmanagement.

Das seit Jahren bewährte Nebenkosten Cockpit NKPU in der Version 2.0 bietet dem Mitarbeiter im Bereich Nebenkosten ein ideales Werkzeug, um den Abrechnungsprozess in SAP® zu überwachen und komfortabel zu managen. Von der Verarbeitung externer Abrechnungsergebnisse in den unterschiedlichsten Formaten (A-/ML-/BK-/D-/E-Satz) über die Erzeugung kompletter Nebenkosten-Abrechnungsschreiben inklusive aller Anlagen bis hin zur Überwachung der jeweiligen Abrechnungsstatus lässt es das erste Modul an keiner Funktionalität im führendem ERP-System fehlen.


Das zweite Funktionsmodul umfasst ein easysquare Dashboard, worüber vorhandene Servicepartner an das NKPU angedockt werden können. Die so geschaffene Datenlogistik ist die Voraussetzung für einen digitalen und automatisierten Abrechnungsprozess und bietet darüber hinaus die Option, alle weiteren Prozesse zwischen dem Unternehmen, seinen Mietern, Eigentümern wie auch Partnern zu digitalisieren. So können unterjährig Stammdaten und Verbrauchsinformationen im Rahmen der EED genauso automatisiert getauscht werden, wie Aufträge, Rechnungen oder Mieterwechselprotokolle. Mit der Einbindung weiterer mobiler easysquare Lösungen wie der Mieter App, dem Handwerkerportal, dem Qualitätsmanagement und der Verkehrssicherung oder der Professionell App können sämtliche Beteiligten in das digitale Ökosystem einbezogen werden.


In der nächsten Ausbaustufe kann die Abrechnung verbrauchsbasierter Nebenkosten mit dem Funktionsmodul der easysquare Verbrauchsabrechnung (EXAD) in die eigene Infrastruktur integriert werden. Dank der hohen ERP-Integration und der cloudbasierten Nutzung lassen sich Systembrüche vermeiden und ein barrierefreier Prozess definieren. Durch den Zugriff auf alle, im Abrechnungsbereich vorhandenen Daten – seien es die Stamm-, Kosten- oder Verbrauchs- bzw. Zählerdaten – erhöht sich die Flexibilität und Transparenz auf ein Maximum. Auf diese Weise kann das Unternehmen die vorhandenen Daten in alle gewünschten unternehmensinternen wie -übergreifenden Prozesse einbinden, auswerten oder einfach nur zur Verfügung stellen.


Unternehmen mit dem Ziel, den gesamten Abrechnungsprozess inklusive der Ausstattung und Auslesung von Messgeräten selbst durchzuführen, können das vierte Funktionsmodul des easysquare Gerätemanagements zur Montage, Auslesung und Disposition nutzen oder aber ein eigenes Gerätemanagement an die Lösung ankoppeln.

Informationstechnologie und Immobilien (IT&I) Ausgabe Nr. 31 / April 2021

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Aufgrund der Skalierbarkeit des modularen Angebots lassen sich hybride Abrechnungsmodelle definieren, bei denen auch mehrere Partner parallel eingebunden werden. Vorhandene ERP-Schnittstellen werden somit aus Sicht des Mitarbeiters im Bereich Nebenkosten liberalisiert. In der weiteren Bearbeitung im ERP spielt es somit keine Rolle, woher die Daten letztendlich stammen und die Sachbearbeiter profitieren davon, sich auf die eigene standardisierte Vorgehensweise im Unternehmen konzentrieren zu können.


Datenhoheit mit easysquare


Massenprozesse wie die Abrechnung von Nebenkosten bieten ideale Stellschrauben für die Automatisierung und Digitalisierung der darin beschriebenen Arbeitsabläufe sowie Vorgehen zum Datenaustausch. Je mehr Prozessschritte digital ablaufen, umso mehr Potenzial eröffnet sich zur Kosteneinsparung. Runden wir mit Blick auf die gesetzlichen Verpflichtungen zur Energieeffizienz unsere Überlegungen ab, bietet sich den Unternehmen aktuell die Chance, durchgreifende Veränderungen zur Eroberung der Datenhoheit zu initiieren und gegebenenfalls sogar die Hürden zur Selbstabrechnung zu überwinden. Mit dem easysquare Nebenkostenmanagement erhalten Unternehmen ideale Voraussetzungen, um ihre eigenen strategischen Ziele umzusetzen und somit einen großen Schritt bei der Abarbeitung der digitalen Agenda vorzunehmen. Als innovativer Softwarespezialist für die immobilienwirtschaftliche Prozessoptimierung seit mehr als 20 Jahren wird PROMOS auch in Zukunft Ihr verlässlicher Ansprechpartner für die Tools zur Digitalisierung Ihres Unternehmens sein.

Zur Person:

Dirk Krause

Dirk Krause

Head of Business Development und Partnermanagement

PROMOS Consult

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