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21.10.2020
Lösung

Die PROMOS DATEV-Schnittstelle für SAP Fiori® bringt Ihre Daten wie gewohnt in Form

DATEV ist der unumstrittene Marktführer, wenn es um Softwareanbieter für buchhalterische und steuerliche Abschlussarbeiten geht. Um die Software verwenden zu können, müssen die unternehmerischen Buchungsdaten jedoch im von DATEV einheitlich festgelegten Format vorliegen. PROMOS hilft Ihnen, Ihre SAP® Daten zu transferieren – jetzt auch in Fiori®!

Die Lösung – neue Umgebung, gewohnte Eingabe


Mit SAP Fiori® starten Unternehmen in eine neue Welt des Handlings. Anstelle von Transaktionscodes, die manuell in das SAP® System eingegeben werden, ermöglichen jetzt auf den Nutzer angepasste Kacheln den Einstieg in die verschiedenen Anwendungen. Auch die beliebte PROMOS DATEV-Schnittstelle steht für einen Einsatz in Fiori® bereit. Sie kann branchenübergreifend verwendet werden, ist sofort einsetzbar, gleichzeitig jedoch auf die individuellen Voraussetzungen verschiedenster Unternehmen anpassbar. Pluspunkt für Unternehmen, welche die Schnittstelle bereits im Einsatz haben und nun den Schwenk nach SAP Fiori® wagen, ist die nahezu gleich gebliebene, komfortable Handhabung. Lediglich der Einstieg gestaltet sich ab SAP Fiori® deutlich einfacher. Auf diese Weise müssen Anwender nicht neu geschult werden, sondern können sich in ihrer gewohnten Umgebung bewegen.

Einstieg in die PROMOS DATEV-Schnittstelle in SAP Fiori

Abbildung 1: Hinter den verschiedenen Kacheln der DATEV-Schnittstelle verbergen sich die bekannten Anwendungen der Lösung in SAP Fiori®.

Das Mapping – ein X für ein U vormachen


Die PROMOS DATEV-Schnittstelle ermöglicht, mit Hilfe eines vom Anwender durchführbaren Mappings, die in SAP® existenten gebuchten Belege nach ver- schiedenen Kriterien, z. B. Buchungsperiode, in das DATEV-Importformat zu transferieren. In Fiori® kann der User mittels verschiedener Kacheln zwischen den Anwendungen der DATEV-Schnittstelle navigieren (Abbildung 1). Zugeordnet werden können im Rahmen eines Mappings Steuerkennzeichen, Kreditoren und Debitoren, Kostenstellen und Sachkonten. Der Kunde entscheidet hierbei, ob das Mapping zentral oder vom Sachbearbeiter selbst durchgeführt werden soll. Hinter einer weiteren Kachel verbirgt sich die Möglichkeit zum Export der Buchungen zu den zuvor gemappten Daten. Zusätzlich ist auf Wunsch ein Export der Stammdaten zu Sachkonten, Debitoren oder Kreditoren möglich. Je Buchungskreis ordnet der Anwender in den einzelnen Bereichen die Ursprungsdaten dem Zielformat zu. So muss beispielsweise im Bereich „Zuordnung Debitoren“ jeder Debitorennummer genau ein Zielkonto zugewiesen werden. Einmal erfolgt, kann der Bearbeiter dieses Mapping immer wieder verwenden. In der nächsten Buchungsperiode müssen lediglich alle neu hinzugekommenen Konten ergänzt werden. Festgelegt werden kann beim Mapping zudem, ob die zu übertragenden Buchungen auf den Debitoren und Kreditoren oder den Sachkonten liegen sollen. Je nachdem müssen sie, wenn beides übergeleitet werden soll, auf einer Seite ausgeschlossen werden, da sie sonst doppelt auftauchen würden.


Eine weitere Besonderheit stellen jene Konten in SAP® dar, auf welche mit verschiedenen Steuerschlüsseln gebucht wird, denn in DATEV existiert je Steuerschlüssel ein eigenes Konto. Deshalb müssen beim Mapping in Abhängigkeit vom Steuerschlüssel unterschiedliche Zielkonten bestimmt werden (Abbildung 2).

Zielkonten für die unterschiedlichen Steuerschlüssel während des Mappings in der PROMOS DATEV-Schnittstelle

Abbildung 2: Beim Mapping von Sachkonten, auf die mit unterschiedlichen Steuerschlüsseln gebucht wird, existieren für DATEV unterschiedliche Zielkonten. Am Rand der Anwendung erläutern Hinweistexte Funktionalitäten und Felder.

Ergebnisprotokoll für den Datenexport aus der PROMOS DATEV-Schnittstelle

Abbildung 3: Ein Ergebnisprotokoll weist mit Hilfe von Ampelfarben alle durchgeführten Arbeitsschritte aus.

Der Abschluss – selektiert, simuliert, exportiert, fertig


Für jede Art von periodischen Abschlussarbeiten müssen die in SAP® befindlichen Ursprungsdaten nach DATEV exportiert werden. Dies erfolgt je Buchungskreis. Beim Aufruf der Export-Kachel gelangt der Anwender in eine Selektionsmaske mit den altbekannten und bewährten Features der Schnittstelle. So können unter anderem die Datenherkunft sowie der Rechnungslegungszweck festgelegt werden – soll also z. B. nach IFRS, deutschem Steuerrecht oder HGB bewertet werden. Darüber hinaus wird das Geschäftsjahr bestimmt, damit die Buchungsperiode korrekt begonnen wird. Es kann für beliebig viele Monate oder ein ganzes Geschäftsjahr exportiert werden. Ebenso steht zur Auswahl, was übergeleitet werden soll: Sachkonten, Debitoren, Kreditoren und ob diese wiederum einzeln oder in frei wählbaren Kombinationen exportiert werden sollen. Eine schrittweise Überleitung kann beispielsweise bei großen Unternehmen mit sehr vielen Buchungsbelegen sinnvoll sein.


Abschließend wird der Export ausgeführt. Ein Protokoll weist erfolgreich durchgeführte Arbeitsschritte sowie Fehler mit Unterstützung eines Ampelsystems aus (Abbildung 3). Konnte beispielsweise zu einer Buchung kein Konto gefunden werden, so erscheint im Protokoll eine rote Markierung. Bevor der Export abgeschlossen werden kann, muss der Fehler zuerst behoben oder die Buchung von der Selektion ausgeschlossen werden. Nach Abschluss des Exports erscheint eine Übersicht aller Einzelposten des DATEV-Laufs als ALV-Liste. Das Layout kann nach Belieben angepasst und gespeichert werden, sodass es für den nächsten Lauf schon vor dem Ausführen des Exports im Selektionsbereich ausgewählt werden kann. Zudem ist es jederzeit möglich, den Export zunächst lediglich zu simulieren. In diesem Fall erhalten die Buchungen kein Buchkennzeichen.

Informationstechnologie und Immobilien (IT&I) Ausgabe Nr. 30 / Oktober 2020

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Das Customizing – eine individualisierbare Standardlösung


Die PROMOS DATEV-Schnittstelle ist in ihrer Standard-Version sofort einsetzbar. Für individuelle Anpassungen an die unternehmenseigenen Anforderungen dient das Customizing, innerhalb dessen vor der Produktivsetzung alle wichtigen Einstellungen vorgenommen werden. Verständliche Beschreibungstexte am Rand dienen der Erläuterung der einzelnen Customizing-Punkte. Es kann unter anderem festgelegt werden, welche Daten übertragen werden sollen oder wie mit doppelten Belegen verfahren werden soll. Auch können hier zusätzliche Datenfelder ausgewählt werden, die bei einem Export übertragen werden sollen. Auf Wunsch kann zudem bereits im Customizing ein Mapping hinterlegt werden. PROMOS ermittelt gemeinsam mit dem Kunden den individuellen Anforderungshorizont an die Lösung und setzt diesen sinnvoll um. Im Produktivsystem steht die Kachel zum Customizing zur Einsicht für den Anwender zur Verfügung.


Das Fazit


Durch den hohen Automatisierungsgrad und die jahrelangen Erfahrungswerte, welche in die Ausgestaltung der Lösung sukzessive einfließen konnten, handelt es sich bei der PROMOS DATEV-Schnittstelle um ein flexibles und branchenübergreifend einsetzbares Tool, das jetzt auch in den modernen Oberflächen von Fiori® verfügbar ist. Effizient, anwenderfreundlich und individuell anpassbar, erfüllt die PROMOS DATEV-Schnittstelle die Ansprüche eines jeden Unternehmens.

redaktion@openpromos.de

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