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21.10.2020
Referenz

Projektentwickler im Verbund – Was die Arbeit mit PROMOS.GT für moderne stadt so außergewöhnlich macht

Bereits seit knapp zwei Jahren setzt die Kölner Projektentwicklungsgesellschaft moderne stadt auf die offene Lösungsbibliothek PROMOS.GT. Mit deren Einführung war ein Wechsel nach SAP® notwendig. Wie der Sprung ins kalte Wasser gelang und wovon das Unternehmen nun deutlich profitiert?
Einführungsprojekt für PROMOS.GT bei moderne stadt Köln

moderne stadt – ein besonderes Unternehmen


moderne stadt ist die Stadtentwicklungsgesellschaft der Stadtwerke Köln GmbH und der Stadt Köln. Das Unternehmen realisiert seit 50 Jahren in Köln wesentliche Stadtentwicklungsprojekte wie den stadtbildprägenden Rheinauhafen, das mit einem Immobilienaward ausgezeichnete Clouth-Quartier, den Butzweilerhof, die neue mitte porz und zukünftig den Deutzer Hafen Köln. Die Gesellschaft investiert in diesen Quartieren auch selbst in die Entwicklung nachhaltiger Wohn- und Geschäftsimmobilien. Mit Blick auf ihre unternehmerischen Prozesse ist moderne stadt geprägt durch das Zusammenwirken mit verschiedenen anderen Akteuren im Rahmen des Konzernverbundes der Stadtwerke Köln GmbH. Welche Rolle sowohl die Projektentwicklungsaufgaben als auch das Agieren im Rahmen des Verbundes bei der Nutzung von PROMOS.GT spielen und warum moderne stadt durch die Umstellung deutlich profitiert? Werfen wir einen Blick hinter die Kulissen!


SAP® Einführung – ein mutiges „Ja“ zur Zukunft


Läuft die Wartung für ein bis dato im Einsatz befindliches ERP-System aus, ist die Schlussfolgerung so einfach wie notwendig: Eine Alternative muss her. In dieser Ausgangsposition befand sich Ende 2017 auch moderne stadt. Als Stadt- und Projektentwicklungsgesellschaft lag der Fokus bei der Sondierung geeigneter Anbieter schnell auf einem cleveren Lösungsportfolio für den Bereich des Bauprojektmanagements. Und damit trafen sie bei ihrer Entscheidung für PROMOS.GT mitten ins Schwarze – steht in der offenen Lösungsbibliothek doch gleich ein ganzes Bündel hilfreicher Baulösungen zur Verfügung. Mit der Wahl für PROMOS.GT war gleichzeitig ein Umstieg auf SAP® verbunden – das ERP-System, auf welches bereits ihre Partner im Stadtwerke Köln Konzern setzten. Die Angleichung der IT-Infrastrukturen sollte schon per se eine verbesserte Zusammenarbeit innerhalb kaufmännischer Prozesse erwirken. Projektleiter Björn Bellersheim stellt rückblickend fest: „Natürlich hatten wir Respekt vor einer solch gravierenden Umstellung. Gleichzeitig erhofften wir uns jedoch einen enormen Effizienzsprung. Insbesondere die Tatsache als eines der ersten Unternehmen im Stadtwerke Köln Konzern auf S/4HANA® umzusteigen, stellte uns vor Herausforderungen. Wir waren jedoch von Anfang an der Überzeugung, dass wir als visionäres Unternehmen auch technisch auf das modernste und zukunftsweisendste System setzen wollen.“

Thomas Scheitza, Geschäftsführer, moderne stadt


SAP S/4HANA® – Hosting beim Experten


Mit S/4HANA® entschied moderne stadt sich für die neueste Business Suite von SAP. Die zugrundeliegende Datenbanktechnologie ermöglicht einen Quantensprung in der Performance gegenüber den Vorgängerversionen, birgt jedoch auch besondere Anforderungen im Rahmen des Hostings. Innerhalb des Verbunds im Stadtwerke Köln Konzern werden die SAP® Systeme der Mitglieder in unterschiedlichen Rechenzentren verschiedener Konzerngesellschaften betrieben, in welchem ein S/4HANA® Hosting zum Zeitpunkt der Einführung jedoch aus technischen Gründen noch nicht möglich war. Als Komplettdienstleister bietet PROMOS neben Beratungs-, Einführungs- und Supportleistungen auch den SAP® Betrieb im unternehmenseigenen Rechenzentrum an – mit aktuell bereits über zehn produktiven S/4HANA® Instanzen ist PROMOS damit deutlicher Vorreiter am Markt. „Durch die weitreichenden Erfahrungswerte, die PROMOS im Rahmen des Rechenzentrumsbetriebs mitbringt, fühlten wir uns mit der Entscheidung, das Hosting hierher zu verlagern, sehr gut aufgehoben und ließen uns gleichzeitig die Option offen, zu einem späteren Zeitpunkt in ein Rechenzentrum des Stadtwerkekonzerns zu wechseln“, stellt Bellersheim zufrieden fest.


Bauprojektmanagement – ein Bündel neuer Möglichkeiten


Als Stadt- und Projektentwickler einer Vielzahl großer Entwicklungsmaßnahmen und Bauvorhaben in Köln ist moderne stadt auf ein umfangreiches Projektcontrolling mit guten Auswertungsmöglichkeiten angewiesen. In ihrem Vorgängersystem konnte moderne stadt das Bauprojektmanagement nur bedingt abbilden, sodass für dieses Drittsysteme genutzt werden mussten. „Mit dem PROMOS Projektcockpit haben wir nun ein Tool zur Verfügung, das uns die Steuerung unserer Projekte deutlich erleichtert. Von der Kostenschätzung über die Budgetplanung bis hin zum Bestellmanagement sind wir in der Lage, über eine Bildschirm-Maske alle wichtigen Bereiche zu überblicken sowie in diese abzuspringen – und das direkt in SAP®“, beschreibt Bellersheim die Vorteile gegenüber der Vergangenheit. Auf diese Weise erfährt die Zusammenarbeit innerhalb des Verbundes eine deutliche Vereinfachung.

Informationstechnologie und Immobilien (IT&I) Ausgabe Nr. 30 / Oktober 2020

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Inhouse Cash – zentrale Abbildung für zentrale Zahlungen


Eine Besonderheit, die sich für moderne stadt aus der Zusammenarbeit innerhalb des Stadtwerke Köln Konzerns ergibt, ist die zentralisierte Organisation des Zahlungsverkehrs. So werden Zahlungen für innerhalb des Verbundes erbrachte Leistungen zentral durch die Stadtwerke Köln GmbH abgewickelt. Dies gilt beispielsweise für zentrale Geschäftsbesorgungen, Hostingdienste oder andere zentrale Dienstleistungen. Früher wurden hierfür entsprechende Rechnungsbegleitzettel ausgetauscht. Dank der neuen Inhouse Cash Lösung in SAP® kann moderne stadt nun die jeweilige Rechnung direkt in SAP® einbuchen, woraufhin die Stadtwerke Köln GmbH diese über eine automatisierte Schnittstelle zur Weiterbearbeitung erhält. Abschließend bekommt moderne stadt über selbige Schnittstelle den entsprechenden Kontoauszug mit den Bankbuchungen oder Geldeingängen, die elektronisch im System verarbeitet werden. moderne stadt ist auf diese Weise in der Lage, einen weiteren wichtigen Bereich ihrer Verwaltungsabläufe zentral in SAP® abzubilden und das Potenzial ihres neuen Systems voll auszuschöpfen. „Die Arbeit im Verbund ist geprägt durch eine enge Zusammenarbeit mit unseren Partnerunternehmen. Jeder Prozess, der in das SAP® System verlagert werden kann, bedeutet für uns eine Vermeidung von Schnittstellen und eine deutliche Arbeitszeitersparnis“, freut sich Bellersheim.

Inhouse Cash zur elektronischen Kontoauszugsverarbeitung

Abbildung 1: Mit der Einrichtung des Inhouse Cashs wird der Kontoauszug automatisch an moderne stadt übertragen. Die Kontoauszüge können in der Nachbearbeitung des elektronischen Kontoauszugs eingesehen werden.

Fazit und Ausblick


Die Zufriedenheit über das im Einführungsprojekt Erreichte zeigt sich nicht nur auf Projektleiterebene. Auch Thomas Scheitza, Geschäftsführer des Unternehmens stellt fest: „Mit der Einführung von PROMOS.GT gelingt es uns, die Dynamik unserer operativen Projekte bestmöglich abzubilden.“ Vor diesem Hintergrund arbeiten die Teams von moderne stadt und PROMOS bereits an der Realisierung weiterer Projekte. So werden aktuell die Umsetzung des elektronischen Kontoauszugs sowie die Anbindung des Personalmanagements geprüft. Darüber hinausgehend ist eine verbundübergreifende Arbeit mit dem Projektcockpit der PROMOS im Gespräch, um so die Tätigkeit eines zentralen Projektsteuerers in SAP® abbilden zu können.

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