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26.03.2020
Lösung

SAP BCM in a nutshell – Wie Sie Ihre Schnittstellen im elektronischen Zahlungsverkehr optimieren

Können Sie sich an den 15. September 2008 erinnern? Wir befinden uns auf dem Höhepunkt der Finanzkrise, wo sich die dramatischen Ereignisse täglich in den Schlagzeilen verewigten: Der Preisverfall auf den Immobilienmärkten nimmt seinen Lauf, ausfallende Kredite müssen abgeschrieben werden und Ratingagenturen stufen wöchentlich ihre Produkte herab.

Als schwindelerregende Rettungspakete und Geldspritzen die Branche bewegten, nahm die staatseigene Förderbank KfW die wohl berühmteste Überweisung in der Geschichte der Finanzkrise vor. Obwohl Lehman Brothers in der Nacht zuvor Insolvenz angemeldet hat, überweist ihnen die Bank knapp 320 Millionen Euro. Niemand hatte zuvor ein Auge auf die Geschehnisse bei Lehmann geworfen. Spott und Hohn waren dem Unternehmen sicher. Dass in das Zeitfenster zwischen der Buchung und dem Ausgang einer Zahlung unvorhergesehene Ereignisse fallen können, demonstriert unser Beispiel in großem Stil. Doch sind Zahlungsziele über einen längeren Zeitraum keine Seltenheit in der Unternehmenspraxis. Schauen wir uns den automatisierten Zahlungsprozess genauer an, wird deutlich, wie wichtig eine reibungslose Bankenkommunikation – oder im Falle der KfW beispielsweise die Erteilung einer Zahlungsfreigabe – sein kann.


Automatisierter Geldfluss mit Sicherheitsschirm


Je nach Unternehmen kann der Zahlungsprozess natürlich im Detail unterschiedlich ausgeprägt sein. Exemplarisch sei in Abbildung 1 ein Prozess dargestellt: Hat die Rechnung erstmal den Verarbeitungsprozess in SAP® durchlaufen, indem sie vorerfasst, freigegeben und gebucht wurde, kann sie anschließend zur Zahlung angewiesen werden und das Unternehmen verlassen. Mit Hilfe eines Zahlungsträgers wird sie in den externen Prozess an die jeweilige Hausbank übergeben. Nachdem der Zahlungsträger ausgelesen und erfolgreich verarbeitet wurde, liefert die Hausbank einen elektronischen Kontoauszug zurück, welcher wiederum automatisch in das SAP® System eingelesen wird.

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Abbildung 1: SAP BCM zielt auf die Schwachstellen im Zahlungsprozess und Datenaustausch mit der Hausbank ab.

Das SAP Bank Communication Management (BCM) setzt in diesem Prozess zielsicher an den entscheidenden Stellschrauben an, um die Kommunikation mit den Banken zu administrieren und wirkungsvoll zu optimieren. Die Verarbeitung der Zahlungen erfolgt mittels Batches („Zahlungsserien“), die gemäß den jeweiligen Anforderungen zusammengefasst werden können, z. B. indem Sie die Zahlungen anhand von Betragsgrenzen gruppieren. Die logische Strukturierung von Zahlungen bietet neben den automatisierten Zahlungsläufen insbesondere die Möglichkeit, die erzeugten Batches über einen Genehmigungsworkflow nach einem Vier- bis Achtaugenprinzip zu autorisieren. Auf diese Weise erhalten Sie sowohl detaillierte Kenntnis darüber, wann das Geld Ihr Unternehmen verlässt, als auch die volle Kontrolle, den Zahlungsausgang erneut zu prüfen.


Durch die Blume


Für die Anwendung von SAP BCM stellt SAP Fiori® einen bunten Strauß an Applikationen bereit, welche das tägliche Handling im Zahlungsprozess erleichtern (Abbildung 2).

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Abbildung 2: SAP Fiori® ermöglicht eine anwenderfreundliche Nutzung der vielfältigen Funktionen von SAP BCM.

Der erste Schwung sorgt für eine effiziente Abwicklung in der Verwaltung von Zahlungen, Zahlungsträgern und Kontoauszügen. Wer bisher mit dem Standard-Zahlprogramm über die Transaktion F110 Zahlungen durchgeführt hat, wird in der Kachel »Automatische Zahlung verwalten« fündig. Hier treffen bekannte Funktionalitäten auf eine deutlich anwenderfreundlichere Bedienung, beispielsweise um Vorschläge für Zahlungen anzulegen, Buchungen vorzunehmen oder vorhandene Zahlungsserien zu kopieren. Sollten Sie tiefergehende Informationen zu den einzelnen Posten eines Zahllaufs wünschen oder direkt in den Zahlungsträger abspringen wollen, sind Sie hier an der richtigen Stelle. Auch die Verwaltung von Zahlungsträgern wird in einer eigens dafür vorgesehenen Kachel abgebildet. Mit der App »Zahlungsträger verwalten« können die für die elektronische Zahlungstransaktion erforderlichen Daten per Datenträger an die Hausbank übermittelt werden. Mit jedem erfolgreichen Zahlungslauf wird ein Zahlungsträger angelegt, wobei die Zahlungsdateien übersichtlich als Downloads zur Verfügung stehen. Erfordert eine Zahlung die Freigabe gemäß Genehmigungsworkflow, signalisiert die App »Bankzahlung genehmigen« anhand einer Zahl, ob für den jeweiligen Mitarbeiter an dieser Stelle Handlungsbedarf besteht. Mit einem Klick auf die Kachel gelangt er in eine Übersicht und anschließend in die zu genehmigende Zahlung. Eine sehr schöne Darstellung in Form eines Splitscreens verschafft ihm einen schnellen Überblick über die Genehmigung und liefert dank der leichten Navigation in die unterschiedlichen Ebenen Antworten auf Fragen, wie: Um welche Zahlung handelt es sich? Wer ist der Kreditor? Und wo befindet sich aktuell der Prozess? Ein besonderes Feature hat SAP zum Erteilen einer Genehmigung realisiert, indem Dateien als Anlage nun via Drag-and-Drop hinzugefügt werden können.


Auf dem Rückweg der Informationen von Ihrer Hausbank in Ihr Unternehmen helfen Ihnen drei weitere Apps zur Verarbeitung der Kontoauszüge. Zunächst werden die elektronischen Kontoauszüge (ELKO) mit der App »Kontoauszüge einlesen und weiterleiten« in Ihr SAP® System eingelesen. Fehlermeldungen protokollieren, ob bspw. eine Differenz zu groß für einen Ausgleich der Posten war. Diese Vorgehensweise lässt sich von den bisher bekannten Transaktionen deutlich wiedererkennen. Im Falle einer solchen Differenz können Sie auf die Ausgleichsfunktion der Anwendung »Kontoauszugspositionen nachbearbeiten« zurückgreifen. Mit nur wenigen Klicks kann die betroffene Position ausgewählt und über ein Verrechnungskonto ausgeglichen werden. Simulation und Buchung inkl. Buchungsbeleg sind in selbiger App möglich. Die App »Kontoauszüge verwalten« aggregiert die Status sämtlicher Kontoauszüge in einer Übersicht, sodass der Aufruf eines separaten Reports nicht mehr erforderlich ist.

Informationstechnologie und Immobilien (IT&I) Ausgabe Nr. 30 / Oktober 2020

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Damit trotz hoher Automatisierung die Transparenz über die Vorgänge im Zahlungsprozess erhalten bleibt, unterstützt Sie die zweite Gruppe an Applikationen bei der Überwachung in Ihrem Dashboard. Abgesehen davon, dass Sie mit der App »Zahlung überwachen« den Prozess sowie Ihre Batches einfach nachverfolgen können, gehört der »Kontoauszugsmonitor« zum Herzstück von SAP BCM. Er zeigt Ihnen den Importstatus der Kontoauszüge einzelner Hausbankkonten an. Beispielsweise lässt sich hier der Termin, wann ein Kontoauszug erfolgreich verarbeitet wurde, exakt bestimmen. Ein nicht oder verspätet eingetroffener Kontoauszug kann mit dieser Funktion ebenso schnell identifiziert werden wie eine Differenz zwischen dem Saldo eines Kontoauszugs und dem internen Sachkontensaldo. Zusätzlich erscheinen in der App »Eingehende Statusmeldungen« Informationen, ob der Zahlungsträger überhaupt von der Hausbank angenommen werden konnte. Die Meldung „Datei konnte verarbeitet werden“ bestätigt den Erfolg eines Datenaustauschs. Um als Leiter der Kreditorenbuchhaltung einen Gesamtüberblick zu behalten, rundet die App »Automatische und manuelle Zahlungen« schließlich den Strauß ab und visualisiert anschaulich sämtliche Zahlungsläufe. Die Zahlungsdaten können mit Hilfe von Filtern nach verschiedenen Dimensionen angezeigt werden, einschließlich Buchungskreis, Kreditor, Währung und Benutzer. Rückschlüsse, wer welche Zahlungen verursacht hat, lassen sich ohne Umwege ziehen. Der Einsatz unterschiedlicher Farben bereichert die grafische Auswertung.


Perfektes Doppel


Das Zusammenspiel aus transaktionalen und analytischen Apps des SAP BCM in Fiori® bildet den idealen Werkzeugkasten für den Finanzbuchhalter. Vergegenwärtigen wir uns, dass sich die Transaktionen im elektronischen Zahlungsverkehr alle zehn Jahre verdoppeln, ist es nur folgerichtig, dass Unternehmen zunehmend auf ein automatisiertes Vorgehen setzen.


Durchdachte Workflows mit Bearbeiterfindung und Vertreterregelungen integrieren sich nahtlos in das rollenbasierte Konzept von SAP Fiori®. Diese Effizienz automatisierter Prozesse sowie die Kontrolle durch intelligente Monitoring-Funktionen ergänzen sich perfekt und gewährleisten die volle Transparenz über alle Zahlungsströme. In Echtzeit gewinnen Sie detaillierte Kenntnis darüber, wann die Zahlungen Ihr Unternehmen verlassen, sodass Sie keine bösen Überraschungen zu erwarten haben.

Zur Person:

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Thomas Banasiak

Consultant Financials

PROMOS consult

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