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26.03.2020
Referenz

GBG Mannheim rückt Mängeln mit easysquare zu Leibe – Mobile Erfassung zur Abnahme, Dokumentation und Nachverfolgung von Mängeln im Bauprojektmanagement

Wozu einen MP3-Player kaufen, wenn ich doch von meinem heiß geliebten Smartphone mit einer passenden App ebenso gut Musik abspielen kann? Die Funktionsweise ist mir in Fleisch und Blut übergegangen, das Gerät hat sich für alle möglichen Einsatzszenarien bewährt und ich habe es sowieso meist dabei.
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Diese Rechnung ist so einfach, dass sie den meisten von uns gar keine Überlegung mehr wert ist. Auch in Unternehmen tauchen solche Gedankenspiele häufig auf und die Schlussfolgerung ist ähnlich: Erprobte und für qualifiziert befundene Lösungen für weitere Anwendungsfelder zu nutzen, anstatt zu versuchen, mit höherem Risiko Insellösungen in bestehende Systemlandschaften zu integrieren.


Der easysquare Ansatz – eine Lösung für alle Fälle


Die GBG Mannheim, mit rund 19.000 Wohnungen die größte kommunale Wohnungsbaugesellschaft Baden-Württembergs, nutzt bereits seit mehreren Jahren verschiedene Dienste von easysquare mobile. So erfolgen beispielsweise Wohnungsübergaben, Leerwohnungsbegehungen und Qualitätsprüfungen mobil per App. 2018 entschied sich die GBG Mannheim, einen weiteren, bis dato papierbasierten Prozess zu digitalisieren. Abnahmen und Begehungen von Immobilienprojekten bei Neubau- und Modernisierungsprojekten sollten von der Zettelwirtschaft befreit werden. Die ergebnisreiche Zusammenarbeit der vergangenen Jahre sowie die erfolgreich im Einsatz befindlichen Lösungen legten eine gemeinsame Umsetzung mit PROMOS nah. Klaus Lange, Projektleiter auf Seiten der GBG Mannheim, erläutert den besonderen Fokus des Projekts: „Es ging uns darum, den internen Projektleitern, Architekten und Bauleitern nicht nur eine mobile Lösung zur Verfügung zu stellen, sondern diese außerdem optimal in die bestehende SAP® Landschaft einzubetten.“

Informationstechnologie und Immobilien (IT&I) Ausgabe Nr. 28 / Oktober 2019

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Den Mangel im Visier – mobil und vor Ort


Die entstandene Lösung ist so konzipiert, dass bei Initiierung einer Begehung oder Abnahme in SAP® zu einem bestimmten Neubau- oder Modernisierungsprojekt, der zuständige Mitarbeiter in seinem Arbeitskorb in easysquare mobile ein entsprechendes digitales Formular erhält. Die Kopfdaten zum Projekt sind in diesem schon vorausgefüllt. So speisen sich beispielsweise Immobiliendaten, SAP®-Projektnummer oder Projekt- bzw. Bauleiter direkt aus den Stammdaten des SAP® Systems der GBG Mannheim. Nun kann es auch schon losgehen! Der Mitarbeiter hat zunächst die Möglichkeit, einen allgemeinen Stand zum Bau in textueller Form zu erfassen. Hierbei hilft ihm eine bereits hinterlegte „elektronische Checkliste“, an der er sich orientieren kann und den Bautenstand aufnehmen kann. Für eine Abnahme oder Begehung müssen alle festgestellten Mängel genauestens dokumentiert werden. Hierbei hilft dem Bearbeiter die bereits hinterlegte Objektstruktur, die zum Projekt aus der technischen Platzstruktur übergeben wird. Anhand des in der App ausgewählten Bereichs schlägt der Auswahlkatalog dem Mitarbeiter bereits die möglichen Gewerke vor. So kann im Hausflur eines Gebäudes beispielsweise kein Mangel an einer Sanitärinstallation festgestellt werden. Über die Katalogstruktur identifiziert der Mitarbeiter exakt die mangelhafte Arbeit. Anschließend kann er ein Foto mit einer händischen Markierung hinzufügen. Der Erfasser kann zudem aus verschiedenen Kriterien auswählen, ob der Mangel beispielsweise kritisch, offen, nachabnahmepflichtig oder mit einer Minderung einhergehend ist. Jeder Mangel erhält bei Erfassung in SAP® eine individuelle ID, um eine eindeutige Zuordenbarkeit sicherzustellen. Da die einzelnen Gewerke systemisch fest mit dem jeweiligen Lieferanten verbunden sind, kann direkt aus der App heraus eine E-Mail mit einer Aufforderung zur Mangelbeseitigung mit einer entsprechenden Fristsetzung versendet werden. Alle Auswahlkataloge können bei Bedarf von der GBG Mannheim jederzeit flexibel angepasst werden. Nachdem die Begehung oder Abnahme abgeschlossen ist, werden die aufgenommenen Daten in das SAP® System der GBG Mannheim zurückgespielt.

easysquare Formular zur geplanten Begehung von Neubau- und Modernisierungsprojekten

Abbildung 1: Das Formular zur geplanten Begehung von Neubau- und Modernisierungsprojekten ist bereits mit den Daten aus dem SAP® System der GBG Mannheim vorausgefüllt.

Alles im Kasten – Das Mängel-Cockpit zur einfachen Nachverfolgung in SAP®


Die rückgemeldeten Daten werden einerseits in Form eines Protokolls dem jeweiligen Projekt in SAP® beigefügt, andererseits werden die Daten im SAP® Mängel-Cockpit gespeichert. Übersichtlich werden hier alle erfassten Mängel und deren jeweiliger Status mittels einer Ampelfunktion dargestellt. Der Projektmanager kann so bequem nachverfolgen, welche Mängel offen bzw. behoben sind. Eine Filterfunktion erleichtert die Zuordnung zu beispielsweise zuständigen Bauleitern, Projekten oder Lieferanten. Die Meldung des Mangels an den Lieferanten kann ebenso direkt im Cockpit erzeugt werden. „Den Bauverantwortlichen wird mit dem Mängel-Cockpit ein einzigartiges Tool bereitgestellt, das ihnen nicht nur die volle Transparenz über bestehende Baumängel gibt. Es ist ihnen damit auch möglich, die Beseitigung derselbigen besonders schnell, effektiv und nachvollziehbar voranzutreiben“, erläutert Lange.

Status bestehender Mängel im Mängel-Cockpit der GBG Mannheim

Abbildung 2: Im Mängel-Cockpit können die Status bestehender Mängel anhand einer Ampelfunktion unmittelbar abgelesen werden.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – Nachbegehung leicht gemacht


Mit der Identifizierung und Meldung eines Mangels endet die Arbeit des Projektleiters keineswegs. Ein besonders wichtiger Schritt ist die Durchführung einer Nachbegehung, weshalb selbige direkt aus dem Mängel-Cockpit heraus initiiert werden kann. Hierbei wird beispielsweise überprüft, ob der jeweilige Lieferant mit der Behebung des Mangels begonnen hat oder ob eine Erinnerung bzw. Mahnung versandt werden muss. Ebenso wird eine Nachbegehung genutzt, um festzustellen, ob der Mangel zur vollen Zufriedenheit des Auftraggebers behoben wurde. In der easysquare App navigiert sich der Bearbeiter hierzu erneut zum jeweiligen Gebäudebereich, in dem der Mangel festgestellt wurde. Ein Icon weißt ihn darauf hin, dass hier bereits Daten erfasst wurden. Der jeweilige Mitarbeiter kann alle erfassten Details zum Mangel aufrufen und anschließend entscheiden, ob er erfolgreich behoben wurde. In diesem Fall markiert er ihn in der App als erledigt. Der Mangel erscheint damit bei der nächsten Begehung nicht mehr. Ist der Mangel weiterhin bestehend, so kann der nächste Schritt im Rahmen der Eskalationskette losgetreten werden. Auf Grundlage der VOB werden Mängelrügen zu Fristen und Nachfristen mit den relevanten Projekt- und Auftragsdaten generiert und versendet.


Jederzeit verfügbar – Ad-hoc Begehungen mit Echtzeitdaten


Nicht jede Begehung von Neubau- und Modernisierungsprojekten ist im Voraus geplant. In manchen Situationen bietet sich zeitlich eine spontane Besichtigung des Baufortschritts an. Um auch in diesen Fällen etwaige Mängel oder den allgemeinen Bauzustand aufnehmen zu können, stellt die easysquare App leere Formulare bereit. Nach Auswahl eines aktiven Neubau- und Modernisierungsprojektes wird das Formular in Echtzeit mit den notwendigen Daten aus dem SAP® System des Unternehmens befüllt. So können jederzeit problemlos Ad-hoc Begehungen durchgeführt werden, ohne dass die Ergebnisse nachträglich manuell in das SAP® System gespeist werden müssen.

Klaus Lange, Projektleiter, GBG Mannheim

Ein gelungenes Projekt mit Aussicht auf i-Tüpfelchen


Die Mängelverwaltung wurde bereits im Dezember 2019 bei der GBG Mannheim produktiv gesetzt. Schrittweise wurden seitdem die zuständigen Mitarbeiter auf die Begehung per easysquare App umgestellt – insgesamt 20 User. Lange freut sich über die erfolgreiche Projektumsetzung: „Die neue Lösung verknüpft für uns in idealer Weise zwei Welten: Auf der einen Seite die reale, in der das Bau- oder Modernisierungsprojekt greifbar durchgeführt wird. Auf der anderen Seite die SAP®-Welt, in der wir alle entsprechenden Daten vorhalten und das Projekt steuern. Der hochintegrative und medienbruchfreie Prozess verschafft uns eine deutlich höhere Datenqualität. Gleichzeitig gehen wir davon aus, dass der ganzheitliche Ansatz tendenziell zu einer noch schnelleren und konsequenteren Nachverfolgung von Mängeln führen wird.“ In Anknüpfung an das Projekt sollen weitere Optimierungen in Zusammenarbeit mit PROMOS realisiert werden. Zum einen soll die Mängelverfolgung an das Gewährleistungstool in SAP® angebunden werden. Zum anderen ist eine mobile Baustellendokumentation mit Übertragung in eine Fotodatenbank in Microsoft® SharePoint geplant. Ebenfalls ist geplant, die Korrespondenzvorfälle Erinnerung, Kündigung und Endabnahme an die Lieferanten aufzunehmen.


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