Überwacht, abgearbeitet und analysiert – Periodische Arbeiten automatisiert in SAP®

Dieser immer wiederkehrende manuelle Aufwand war PROMOS ein Dorn im Auge. Sollte es doch in Zeiten der Digitalisierung möglich sein, für Kernprozesse im Unternehmen eine automatisierte Vorgehensweise zu entwickeln. Vision des Projektteams war es deshalb, jegliche Arbeitsschritte einer periodischen Aufgabe zu zentralisieren und einem festgelegten Teilnehmerkreis einen administrativen Überblick über eben diese zu geben. Hierfür wurde ein Steuerungsdialog geschaffen, welcher die mit einer periodischen Arbeit in Verbindung stehenden Komplexitäten bündelt und mittels easysquare workflow Prozessen lenkt. Exemplarisch wurde die Lösung für die periodische Mietsollstellung und den zugehörigen Mieteinzug umgesetzt.

Die technische Umsetzung – der automatische Steuermann

Der Steuerungsdialog ist die technische Basis für die umgesetzte Automatisierung. Als zentraler Customizing-Einstieg gibt er dem Mitarbeiter die Möglichkeit, auf einen Blick alle anfallenden Aufgaben einzusehen und gleichzeitig diese einfach und bequem selbst zu pflegen. Mittels eines dreistufigen Customizings wird sichergestellt, dass die anfallenden Aufgaben bis hin zur untersten Ebene automatisiert durchgeführt werden können (Abbildung 1).

1. Ein Monitorprozess umfasst die periodische Aufgabe und definiert ihren Ausführungsturnus.
2. Darunter liegen die einzelnen Arbeitspakete, die mittels easysquare workflow Prozessen in einer bestimmten Abfolge erledigt werden – jederzeit überwacht vom zentralen Monitorprozess.
3. Auf der untersten und somit granularsten Ebene befinden sich die Kernaufgaben, also welche Reports, wann mit welchen Varianten ausgeführt werden.

Zusammenfassend ist somit der Steuerungsdialog das führende Element der entworfenen Lösung. Hier ist festgelegt, welche Aufgaben und Teilaktivitäten wann anstehen und welche Varianten greifen. Die Information, wer zuständig ist, verbirgt sich in den darunter liegenden easysquare workflow Prozessen.

Die periodische Mietsollstellung und der Mieteinzug automatisiert von A bis Z

Die umgesetzte Lösung der periodischen Mietsollstellung und des Mieteinzugs soll beispielhaft vorgestellt werden (Abbildung 2). Wir befinden uns im Monat September 2019 und möchten die Sollstellung für den Monat Oktober vornehmen. Diese Aufgabe gliedert sich in verschiedene Schritte. Zunächst wird eine Statusinformation per E-Mail an einen festgelegten Teilnehmerkreis versendet, die über den Start des Prozesses unterrichtet. Anschließend laufen die verschiedenen Teilsteps, die sogenannten Abarbeitungsprozesse, ab. Als erstes bucht das System automatisiert alle noch offenen Vorperioden. Eventuelle Fehler, z. B. ein Vertrag, der gerade gesperrt ist, weil sich ein User innerhalb diesem bewegt, meldet der Workflow an die betreffende(n) Person(en). Für solche Fälle sind im Workflow Schleifen hinterlegt, welche dafür Sorge tragen, dass jeder Vertrag, der offene Plansätze enthält, bearbeitet wird. Die sich anschließende Buchung des Monats Oktober ist deutlich umfangreicher. So wird zunächst eine Simulation des Bestandes sowie ein Abgleich der Massenläufe der Verträge durchgeführt. Existieren beispielsweise Substitutionen auf den Verträgen, die eine Aktualisierung von bestimmten Informationen des Mietvertrages zur Folge haben, werden diese automatisch durchgeführt. Anschließend erfolgt der tatsächliche Buchungslauf. Für diesen wurden spezielle Prüfmechanismen installiert, welche Fehlermeldungen erkennen und sie gezielt an einen vordefinierten Personenkreis weiterreichen. So kann beispielsweise die Meldung über eine noch geschlossene Buchungsperiode an die Buchhaltung übermittelt werden, aber auch die konkrete Zuweisung von Mietvertrag zu Mitarbeiter bei entsprechenden Fehlern ist möglich. Nachdem alle Verträge geprüft und ggfs. korrigiert wurden, wird der Buchungslauf für den betroffenen Bestand erneut gebucht. Eine finale Prüfung kontrolliert am Ende, ob tatsächlich alle Buchungsbelege erzeugt und Plansätze abgearbeitet wurden. Nach Abschluss der Sollstellung für die Vorperiode September und die aktuelle Periode Oktober, werden die Belegaktualisierungen vorgenommen. Das heißt, in diesem Schritt werden beispielsweise bestimmte Vertragsinformationen wie Zahlweg und Hausbank workflowgesteuert in die offenen Posten des Vertrages übernommen und können so im Rahmen eines Zahllaufes Berücksichtigung finden. Der letztendliche maschinelle Einzug umfasst die Erzeugung eines Zahlungsvorschlages, welcher zur Freigabe den entsprechenden Mitarbeitern vorgelegt wird sowie die Buchung des Zahllaufs. Hier kann erneut ein automatischer Sicherheitsmechanismus hinterlegt werden, der den Einzugsbetrag auf seine Plausibilität entsprechend vergangener Buchungsperioden prüft. Der letzte Step besteht in einer abschließenden Statusinformation über das erfolgreiche Buchen sowie den Einzug der Mieten im Rahmen des monatlich laufenden Workflows.

Periodische Aufgaben mit wiederkehrenden Vorteilen

Bei der geschaffenen Lösung handelt es sich um einen hochautomatisierten Prozess, der durch ein übergreifendes Jobmonitoringbegleitet wird. Auf diese Weise sind die Mitarbeiter jederzeit in der Lage, Einblick in den Fortschritt der Aufgabe zu nehmen. Darüber hinaus stellt ein intelligentes, iterativ geprägtes Fehlerhandling sicher, dass Probleme in Schleifen bearbeitet werden bis sie behoben sind. Charmanter Nebeneffekt dieser Vorgehensweise ist die aus ihr resultierende schrittweise Stammdatenkorrektur. Die Qualität der Daten wird Lauf für Lauf erhöht, wodurch im Idealfall zukünftig keine Korrekturschritte mehr notwendig sind. Auch die Möglichkeit zur Schaffung von KPIs reduziert potenzielle Fehlerquellen. So wird durch die monatliche Durchführung evaluiert, mit welchem Mieteinzug zu rechnen ist und bei einer Abweichung um einen definierten Prozentsatz ein bestimmter Teilnehmerkreis über signifikante Änderungen gegenüber von Vorperioden informiert. Durch die systemische Steuerung wird zudem der gesamte Prozess revisionssicher in SAP^® archiviert. Egal, welche periodische Arbeit mittels des Steuerungsdialoges abgebildet wird, alle Schritte können individuell angepasst sowie auf Wunsch gesonderte Freigaben implementiert werden.

Eine Lösung für viele Fälle

Der entwickelte Steuerungsdialog ist auf nahezu alle denkbaren periodischen Aufgaben übertragbar und kann so auch für kreditorische Verträge eingesetzt werden – von der Leerstandsbuchung über Mahnprozesse bis hin zu Betriebskostenabrechnungen und Mietanpassungen. Letztendlich wird auf diese Weise eine außerordentliche Transparenz darüber geschaffen, welche Aufgaben wie häufig anfallen und wer sich für diese verantwortlich zeichnet. Getreu dem Motto, Gutes noch besser zu machen, ist die Lösung perspektivisch auch in SAP Fiori^® abbildbar. Auf höchster Ebene können dann Informationen aus periodischen Aufgaben granular mittels KPIs in Kacheln dargestellt werden und signalisieren so unmittelbar Fortschritte und Handlungsbedarfe, ohne hierfür tiefer in den Prozess einsteigen zu müssen.