Routenplaner für den Umstieg nach S/4HANA® gesucht?

Wo sehen Sie sich in fünf Jahren? Eine Frage, die wir in Bewerbungsgesprächen sehr häufig gestellt bekommen. Die einen planen sehr konkret jeden nächsten Schritt auf dem Karrierepfad, andere haben nur grobe Vorstellungen davon, wo sie das Berufsleben hinführt. Ein Zeithorizont über so viele Jahre kann im privaten Bereich gern schon mal zum Aufschieben und Vertagen verleiten. Für Unternehmen ist eine genaue Planung unumgänglich. Zumal wenn es sich um so ressourcenbindende Projekte wie die Umstellung der Unternehmenssoftware handelt. Eine Entscheidung mit solcher Tragweite steht nun auch den meisten PROMOS Kunden ins Haus.

Seit Bekanntmachung der SAP, dass bestehende Wartungsverträge für das SAP^® ERP Central Component zum Jahresende 2025 ihre Gültigkeit verlieren, ist klar, dass ein Wechsel auf die neue Softwarelösung S/4HANA^® für Bestandskunden determiniert ist. Im Gegensatz zum Wann (im Allgemeinen gilt, je eher desto besser) ist die Frage nach dem Wie nicht ohne eine vorherige Prüfung der individuellen Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens zu beantworten.

Nicht auf die lange Bank schieben

So allgegenwärtig das Thema in den IT-Abteilungen auch ist, die Absichten für einen Wechsel sind größtenteils noch verhalten. Zu diesem Ergebnis kam auch eine Umfrage^[1] im Rahmen des 14. OpenPromos Anwenderforums im Frühjahr 2019. Das Stimmungsbarometer verriet, dass fast 20 Prozent der Befragten bisher noch keine Überlegungen bzgl. einer Umstellung nach S/4HANA^® angestellt haben. Ein ähnliches Resultat erlangte der DSAG Investitionsreport 2019^[2], wonach mit 16 Prozent ein relativ hoher Anteil an Unternehmen noch keine Entscheidung bzgl. eines Termins treffen konnte.

Die momentane Zurückhaltung kann vielfältig begründet sein. Egal, ob die betroffenen Unternehmen sich nun angesichts der noch ausstehenden Frist in Sicherheit wiegen oder die Angst vor der Komplexität, Machbarkeit sowie unvorhergesehenen Tücken mitschwingt, eine intensive Auseinandersetzung sollte nicht aufgeschoben werden, bis der Beratermarkt leergefegt ist. Denn ein Blick in die Pipeline verrät, dass betriebsame Zeiten anstehen. In ebenjener PROMOS Umfrage wählten fast 60 Prozent der befragten Unternehmen, die bereits einen konkreten Stichtag für ihre Umstellung avisiert haben, die Jahre 2022 und 2023 als Wunschtermin (Abbildung 1).

Da es sich bei einem Umstieg auf S/4HANA^® nicht ausschließlich um ein technisches Upgrade der bestehenden ERP Software handelt, sondern mit Einführung der neuen Business Suite auch architektonisch grundlegende Änderungen vollzogen werden, ist eine fachliche Bewertung von notwendigen Anpassungen und das Aufdecken möglicher

Verbesserungspotenziale in Bezug auf die bestehenden Geschäftsprozesse im Unternehmen unerlässlich.

Inwieweit erkannte Optimierungen im Rahmen einer Umstellung auf S/4HANA^® realisiert werden können, hängt dann stark vom gewählten Übergangsszenario ab. Deshalb ist die klare Empfehlung seitens PROMOS an Unternehmen, die sich bisher noch nicht auf einen konkreten Weg nach S/4HANA^® festlegen konnten, kurzfristig in den internen und externen Dialog zu gehen und sich nach der Aneignung notwendiger Entscheidungskompetenzen auf ein konkretes Übergangsszenario festzulegen.

Entschuldigen Sie bitte, wo geht’s nach S/4HANA^®?

Wer als Entscheider vor der Frage steht, wie die Einführung von S/4HANA^® erfolgen soll, hat zwei Möglichkeiten: Entweder die Neuimplementierung sozusagen auf der „grünen Wiese“, weshalb dieser Ansatz auch Greenfield genannt wird, oder die Konvertierung der bestehenden SAP^® Umgebung mit dem Brownfield-Ansatz.

Für alle Unternehmen, die vor längerer Zeit SAP^® eingeführt haben und nun eine Neuausrichtung der IT anstreben, kann der Übergang nach S/4HANA^® anhand des Greenfield-Ansatzes die richtige Wahl sein. Insbesondere Unternehmen mit großen sowie verteilten Systemlandschaften, die ihre bestehenden Geschäftsprozesse nicht ausreichend im Alt-System abbilden können oder die eine Vielzahl von nicht mehr benötigten Modifikationen bzw. obsoleten kundenindividuellen Quellcode implementiert haben, entscheiden sich oft für diesen Weg. Obwohl die Projektaufwände bei einer Neuimplementierung erfahrungsgemäß deutlich höher ausfallen als bei einer Systemkonvertierung, bietet die Möglichkeit des Re-Designs (z. B. der Organisations- und Stammdatenstruktur) einen gewichtigen Vorteil. Bestehende Geschäftsprozesse können optimiert oder neu ausgerichtet werden. In diesem Zusammenhang ist S/4HANA^® als neue Software eine ideale Plattform für agile Innovationen, beispielsweise mit SAP Fiori^® als zentrale Oberfläche für verschiedene Dienste. Darüber hinaus darf die Umstellung gern als Chance zur „Entrümpelung“ begriffen werden, um Zusatzfunktionen hinsichtlich ihrer Erforderlichkeit für die Zukunft zu überprüfen und auszusortieren.

Im Gegensatz dazu sollten Unternehmen, deren Systeme einen geringen Optimierungsbedarf aufweisen bzw. die ihre grundlegenden Geschäftsprozesse mit dem bestehenden System gut abbilden können, prüfen, ob der Übergang mit Hilfe des Brownfield-Ansatzes realisiert werden kann. Ziel ist es, möglichst viele Einstellungen und sämtliche Geschäftsprozesse in das neue System zu übernehmen. Die individuellen Kundenlösungen werden auch im zukünftigen System benötigt und können daher nicht durch neue Funktionalitäten in S/4HANA^® abgelöst werden. Der überzeugende Mehrwert dieses Ansatzes liegt darin, dass der Umstieg entlang eines definierten Standardprozesses möglich ist und damit die zu erwartenden Projektaufwände sowie die konkreten Projektlaufzeiten gut kalkulierbar sind. Zudem werden die im Unternehmen oftmals kritischen Ressourcen aus den Fachbereichen geschont und lediglich für das funktionale Delta, den Integrationstest und die Abnahme benötigt.

Mit der Entscheidung für den Brownfield-Ansatz treffen Unternehmen zumeist auch die Entscheidung, auf die Vorteile einer Neuimplementierung zu verzichten. So werden während einer Systemkonvertierung alle Daten aus allen Geschäftsjahren auf das neue System migriert. Ein Abschneiden alter Zöpfe ist somit nicht möglich. Zudem müssen während der Migration aufkommende Dateninkonsistenzen entsprechend bewertet bzw. korrigiert werden. Dies kann im Zweifel zu einem erheblichen Aufwand führen. Um Licht ins Dunkel dieser Unbekannten zu bringen, empfiehlt PROMOS allen Unternehmen, die den Brownfield-Ansatz verfolgen möchten, eine 1st Sandboxkonvertierung (bzw. Testmigration) durchzuführen. Anhand dieser lassen sich dann auch diese unbekannten Größen gut quantifizieren.

Alle Wege führen nach S/4HANA^®

Die Unternehmensprozesse völlig neu definieren oder die alten Prozesse übernehmen? Abschied vom historischen Daten-Ballast oder auf schnelle Verfügbarkeit setzen? Zurück zum SAP^® Standard oder die liebgewordenen Modifikationen weiternutzen? Da alle Systemlandschaften individuell gewachsen sind, gibt es kein Patentrezept für eine erfolgreiche Transition nach S/4HANA^®. Um Unternehmen bei der Routenplanung für den Übergang nach S/4HANA^® unter die Arme zu greifen, bietet PROMOS seine Hilfe mit maßgeschneiderten Workshops zur S/4HANA^® Thematik an. In diesen können drängende Fragen beantwortet und handfeste Rahmenbedingungen, z. B. durch die Ausführung des SAP Readiness Check 2.0, geschaffen werden. Unternehmen, die sich für den Brownfield-Ansatz interessieren, kann PROMOS im Rahmen einer Migrationsstudie ein konkretes Umsetzungsangebot für den Übergang nach S/4HANA^® unterbreiten.

Mehr als ein Softwarewechsel

Egal, für welchen Weg Unternehmen sich entscheiden, eines haben Green- und Brownfield gemeinsam: Mit dem Aufsetzen einer neuen Software ist die Umstellung noch nicht getan. Abgesehen von IT-Architektur, Datenstrukturen, Applikationen und diversen Funktionen sollte das Projekt mit einer Prozessoptimierung sowie Digitalisierung einhergehen. In diesem Zusammenhang raten wir den Unternehmen dringend, sich mit den Möglichkeiten von SAP Fiori^® zu beschäftigen. Als zentraler Einstiegspunkt bietet SAP Fiori^® ein neues und zeitgemäßes Userinterface, um auf die wichtigsten Geschäftsfunktionen zuzugreifen (Abbildung 2). Gleichzeitig liefert es die längst überfällige Antwort auf die Anforderung, dass Anwendungen heutzutage auf einer Vielzahl von Endgeräten lauffähig sein müssen. Zukünftig könnte es demnach zwingend erforderlich sein, für manche Arbeitsschritte Fiori^® einzusetzen. Infolge dessen liegt der Fokus nicht länger auf den Features und Funktionen, sondern vielmehr auf den Nutzern und ihren Arbeitserfahrungen mit der entwickelten Technologie. Und das Interesse ist hoch: 41 Prozent der Teilnehmer an der eingangs erwähnten PROMOS Umfrage planen den Einsatz von SAP Fiori^® anstatt der bisherigen SAP GUI Technologie, wohingegen sich nur 5 Prozent ausdrücklich dagegen ausgesprochen haben. Deshalb widmen sich auch die PROMOS Workshops eingehend den Potenzialen der neuen Nutzeroberflächen.

Seite an Seite mit dem richtigen Know-how Partner

Ob Berliner Immobilienmanagement GmbH, HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH oder ProPotsdam GmbH – aus den einschlägigen Erfahrungen diverser Einführungen auf S/4HANA^® lautet unsere Empfehlung, nicht allzu viel Zeit verstreichen zu lassen. Je länger Unternehmen mit dem Umstieg warten, desto größer wird das funktionale Delta zwischen alter und neuer Welt. Und die Projektlaufzeit kann sich mit zunehmendem Delta ebenfalls signifikant erhöhen. Vor dem Hintergrund, dass immer weniger Unternehmen lange Projektlaufzeiten tolerieren können, ist ein frühzeitiger Dialog zu suchen. Mit einem entsprechend strukturierten Vorgehen lässt sich jedoch auch ein scheinbar unbeherrschbares Projekt wie die Migration auf S/4HANA^® reibungslos durchführen. Der richtige Know-how Partner an Ihrer Seite verschafft dem Wechsel den gebührenden Schwung für die Digitalisierung Ihres Unternehmens.

redaktion@openpromos.de

1. PROMOS Umfrage zur Planung und Motivation bzgl. der Umstellung auf SAP S/4HANA^® unter Teilnehmern des 14. OpenPromos Anwenderforums; März 2019.
   
2. Investitionsreport der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe e. V. (DSAG); Januar 2019.