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01.10.2019
Lösung

Schadensregulierung transparent und effizient – Das neue Versicherungsportal powered by easysquare

Seit Jahren steht easysquare für kluge digitale Lösungen, die unsere Kunden bestmöglich in ihren gesamten Prozessen unterstützen. Stets ganz nah an den Bedürfnissen unserer Kunden, reiht sich somit ein weiteres Produkt mit höchstem Potenzial ein: Das Versicherungsportal für Versicherer von Immobilienunternehmen. Der Prozess der Schadensregulierung kann sehr aufwändig sein und spürbar Ressourcen binden. Mit der neuen easysquare Lösung sind alle Kriterien für einen kosten- und zeitoptimierten Ablauf erfüllt: einfache und schnelle Bedienung, Übersichtlichkeit sowie Automatisierung.
Schadensregulierung mit dem easysquare Versicherungsportal

Das Versicherungsportal bietet Versicherern von Immobilienunternehmen die Möglichkeit, den kompletten Erstattungsvorgang, vom Eingang der Schadensmeldung bis zur Rechnungshinterlegung, elektronisch abzuwickeln. Durch die Anbindung der einzelnen Instandhaltungsrechnungen von Handwerkern zu einer Versicherungsmeldung wird der gesamte Prozess zur Abwicklung von Versicherungsfällen transparent dargestellt. Durch diese hohe Transparenz in der Nachvollziehbarkeit getroffener Entscheidungen gelingt die zügige Fallbearbeitung ohne großen Aufwand.


Mit dem Portal wird es externen Anwendern ohne SAP® ERP Zugang, wie beispielsweise Versicherungsmaklern, ermöglicht, für eine entsprechende Sichtung und Prüfung der Schadensfälle auf die gleichen Datenbestände zuzugreifen, wie sie in ihrem SAP® System vorgehalten werden. Durch einen automatisierten Prüfwürfel ist die Einzelprüfung jeder Schadensmeldung nicht notwendig. Der digitale Datenaustausch und die direkte Übermittlung von Rechnungen ermöglichen zudem eine schnellere und kostengünstige Abwicklung des gesamten Prozesses.


Das Versicherungsportal in der WebApp basiert auf SAP® UI5 und ist damit browserunabhängig zu nutzen. Die Anbindung des führenden SAP® ERP-Systems über die standardisierte Schnittstellenlösung OpenPromos® Supply Link (OPSL) ermöglicht eine reibungslose Einbettung des Versicherungsportals in die bestehende IT-Landschaft.


Wie funktioniert das Versicherungsportal im Detail?


Keine Schadensregulierung ohne Reparatur

Zur Regulierung des Versicherungsschadens muss zunächst der Schaden behoben werden. Das Immobilienunternehmen koordiniert dafür die Handwerker und Reparaturen zum gemeldeten Versicherungsschaden. Im SAP® ERP können mehrere Instandhaltungsmeldungen und -aufträge einem Versicherungsfall zugeordnet werden. Voraussetzung für die Schadensregulierung durch die Versicherung ist der Nachweis der erbrachten Leistungen durch den Handwerker.


Zur ordnungsgemäßen Prüfung seitens der Versicherung werden im Portal alle vom Immobilienunternehmen bezahlten Rechnungen dem entsprechenden Versicherungsfall zugeordnet und sind ebenso dort einsehbar. Letztendlich ist die Gesamtsumme des Versicherungsschadens einfach und bequem einsehbar. Die Versicherungsmeldung dient somit als logische Klammer aller Beauftragungen zu einem Versicherungsfall.


Die Abbildung der Handwerker-Beauftragungen und Rechnungen kann durch eine Anbindung an das easysquare Handwerkerportal erleichtert werden. Diese vollständig integrierte und digitale Auftragsabwicklung – von der Beauftragung bis zur Abrechnung – kann an das Versicherungsportal gekoppelt werden.


Erfolgt die Auftragsabwicklung zur Reparatur nicht über das easysquare Handwerkerportal, können diese Rechnungen selbstverständlich ebenso im Versicherungsportal zugeordnet und hinterlegt werden, sobald diese bezahlt wurden.

Schnellerfassungsmaske für die Schadenserfassung im easysquare Versicherungsportal

Abbildung 1: In SAP® können alle relevanten Daten zum Schaden mittels einer Schnellerfassungsmaske einfach und bequem aufgenommen werden.

Überblick über alle aktuellen Schadensfälle im easysquare Versicherungsportal

Abbildung 2: Das Versicherungsportal gibt einen Überblick über alle aktuellen Schadensfälle inklusive deren Status.

Vom Eingang der Versicherungsmeldung über die Rechnungsprüfung bis zur Kostenerstattung


Einheitliche Bearbeitung von Versicherungsmeldungen

Um alle Informationen zentral und zusammenhängend im SAP® ERP managen zu können, wird in einer Schnellerfassungsmaske eine Meldung zu Versicherungsschäden angelegt. Hierbei werden die Schadensdaten inklusive eines Schadenslangtexts und die erwartete Schadenshöhe angegeben.


Weiterhin können hier schon Angaben zum Betroffenen, zum Verursacher oder auch zur ermittelnden Behörde aufgenommen werden. Für all diese Informationen ist es möglich, die Angaben in das Versicherungsportal zu übertragen.


Versicherungsmeldung

Im Versicherungsportal werden dem Versicherer alle aktuellen Schadensfälle angezeigt. Ein zwischengeschalteter Prüfwürfel kontrolliert eine Schadensmeldung hinsichtlich diverser Kriterien und gibt entsprechend den Status zum Versicherungsschaden aus. Der Versicherer hat die Möglichkeit, den Stand seiner Rechnungsprüfung im Portal transparent darzulegen. Durch das Setzen verschiedener Status ist für das Immobilienunternehmen leicht ersichtlich, wie es um die Schadensregulierung steht. Außerdem ist in der Listenübersicht zu jeder Rechnung der Status der dazugehörigen Versicherungsmeldung abgebildet sowie der Absprung dahin möglich.


In der Detailansicht zur Rechnung kann neben den Festwerten aus der Versicherungsmeldung und den Auftragsdaten eingetragen werden, welcher Betrag bei Erstattung der Rechnung von der Versicherung gezahlt wurde. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Erstattungsbetrag gekürzt wurde und damit von der Beauftragungssumme abweicht. Zusätzlich kann eine automatische Freigabe eingerichtet werden, die eine Hintergrundbearbeitung für eine Vielzahl der Frequenzschäden ermöglicht. Das bedeutet, dass beispielsweise ein festgelegter Prozentsatz von Versicherungsfällen bis zu einer bestimmten Schadenshöhe bei Erfüllung der Vertragskonditionen automatisch freigegeben und somit reguliert wird. Eine manuelle Bearbeitung ist dann nicht mehr notwendig.


Wenn alle Rechnungen geprüft und die Erstattung veranlasst wurde, kann der Versicherungsfall als abgeschlossen betrachtet werden. Um diese Informationen zum Stand der Versicherungsbearbeitung transparent für alle Beteiligten abzubilden, kann auch hier im Portal zu jeder Versicherungsmeldung ein entsprechender Status gesetzt werden. Der Status zu Versicherungsmeldung und den Rechnungen wird in das SAP® ERP rückintegriert.

Informationstechnologie und Immobilien (IT&I) Ausgabe Nr. 30 / Oktober 2020

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Automatische Zuordnung durch Prüfwürfel


Bei der Übertragung einer Versicherungsmeldung aus SAP® ERP werden die Daten automatisch über einen Prüfwürfel mit den Angaben der hinterlegten Versicherungsverträge abgeglichen. Je nach Ergebnis erhalten die Versicherungsschäden einen entsprechenden Status zur Anzeige im Portal. Hier wird zudem hinterlegt, welche Schäden sowie Objekte vertraglich versichert sind und durch den Prüfwürfel überprüft werden sollen. Außerdem ist es möglich, eine Selbstbehaltgrenze je Schaden einzurichten und diese bei der Prüfung zu berücksichtigen.


Systemseitig werden demnach folgende vertragliche Voraussetzungen für eine Regulierung geprüft:

  • Besteht für den Schadenszeitraum ein gültiges Vertragsverhältnis?
  • Ist das Schadensbild abgedeckt?
  • Ist das betreffende Objekt abgedeckt?
  • Ist die Schadenshöchstsumme bereits überschritten?
  • Ist eine Selbstbehaltgrenze vorhanden?

Werden Angaben zu einer Versicherungsmeldung im SAP® ERP geändert, wird diese nochmals in das Portal übertragen und durchläuft erneut den Prüfwürfel.


Weiterhin ist es möglich, bestimmte Schadensmeldungen als Großschaden zu kennzeichnen. Dies erfolgt über einen Abgleich mit der angegebenen erwarteten Schadenshöhe. Anhand des individuell definierbaren Schwellenwertes zur Schadenshöhe erfolgt die Prüfung zum Großschaden entweder automatisch im SAP® ERP oder beim Eintreffen der Versicherungsmeldung im Portal. Entsprechend erhält diese Meldung den Status „Großschaden“. Damit ist die Abgrenzung dieser Versicherungsfälle gesichert, falls diese gesondert behandelt oder geprüft werden müssen. Außerdem ist es möglich, für derartige Sonderfälle eine automatische E-Mail-Benachrichtigung einzurichten.


Versicherungsverträge transparent und digital abbilden

Um den Überblick über alle notwendigen Gebäude- und Haftpflichtversicherungen zu behalten, können diese im Versicherungsportal digital abgebildet werden. Unabhängig von Versicherungsgebern oder Laufzeiten werden alle Verträge einheitlich und vollumfänglich abgebildet.


Dabei können die große Anzahl von Frequenzschäden mit einer Vielzahl von Schadensbildern sowie Verträge mit individuell verhandelten Konditionen berücksichtigt werden. Dazu werden natürlich immer die versicherten Objekte in Bezug gestellt und dies bildet die Basis für eine spätere Versicherungsfallprüfung und Schadensregulierung.

easysquare Versicherungsportal im neuen Kacheldesign auf dem iPad

Fazit: effektiv und effizient


Das Ziel der Portallösung ist es, die notwendige Kommunikation und den erforderlichen Datenaustausch zwischen den Parteien auf ein Minimum zu reduzieren, um durch den so erreichten Automatisierungsgrad eine schnelle und vertragskonforme Lösung herbeizuführen. Damit geht eine nachweisliche Kosten- und Zeitersparnis einher.


Wir freuen uns, mit dieser Innovation unsere Kunden einmal mehr ganzheitlich zu unterstützen. Gerne stehen wir für persönliche Gespräche und Präsentationen zur Verfügung.

Zur Person:

Maxi Kalmutzke

Martin Schenk

Product Consultant

PROMOS consult

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