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01.10.2018
Referenz

„Die Cloud-Lösung ist erst der Anfang unserer Digitalisierungsstrategie“

Das Dortmunder Wohnungsunternehmen DOGEWO21 hat den Mieterwechsel vollständig digitalisiert und für den schnellen Informationsaustausch in die Cloud integriert. Nicht nur die Verwaltung, sondern auch die Objektbetreuer und Mieter können dank der Vernetzungsplattform auf die Mietdokumentation zugreifen. Ein Gespräch mit Christian Nagel, Mitglied der Geschäftsleitung und Prokurist der DOGEWO21, über das Projekt „iModa“.
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Was veranlasste DOGEWO21, den vorher papiergebundenen Prozess des Mieterwechsels zu digitalisieren und in die Cloud zu verlagern?


Christian Nagel: Analoge Arbeitsweisen haben den entscheidenden Nachteil, dass sie sich nur schwer standardisieren lassen. Vor dem Wechsel hatten wir ganz unterschiedliche Arbeitsweisen in den Servicebüros: Informationen wurden telefonisch, persönlich oder per Mail aufgenommen und weitergegeben. Der kontinuierliche Arbeitsfluss kam dadurch immer wieder ins Stocken. Nun haben wir eine Plattform geschaffen, die alle Informationen bündelt und Zuständigkeiten klar benennt. Der Objektbetreuer kann die Wohnungsabnahme per iPad erledigen, der Mieter vor Ort unterzeichnen und wenige Sekunden später befinden sich die Informationen bereits in der zentralen Mieterakte. Uns steht dabei ein immobilienwirtschaftlicher IT-Dienstleister zur Seite, dessen Lösungen die gesamte Prozesskette in Wohnungsunternehmen abdecken. Unser Ziel ist es, alle wohnungswirtschaftlichen Prozesse, die nicht zwingend im Büro stattfinden, zu digitalisieren.


Wo sehen Sie den größten Gewinn? Lässt er sich bereits bemessen?


Nagel: Die sofortige Bereitstellung aller Informationen und Dokumente im System, von der Abnahme bis zur Mietermeldebescheinigung, beschleunigt den Informationsfluss wesentlich. Unsere Mitarbeiter wissen nun sofort, wer einzelne Prozesse verantwortet und wie weit die Vorgänge bereits bearbeitet wurden. Über ein einheitliches Ticketsystem gibt es nun auch einen standardisierten Informationseingang. Aussagen unserer Serviceteams gehen dahin, dass sie gefühlt zwischen 30 bis 50 Prozent Zeit in den vor- und nachgelagerten Arbeitsschritten einsparen.

Christian Nagel, Prokurist Wohnungswirtschaft, DOGEWO21

Die Einbindung der Kollegen stand von Beginn an im Vordergrund bei Ihnen. Welche Schritte empfehlen Sie anderen Marktteilnehmern, die vor Change Management im eigenen Betrieb stehen?


Nagel: Unsere Empfehlung lautet: möglichst viele Mitarbeiter aktiv einbinden und kontinuierlich informieren. Rund 30 Prozent unserer gesamten Belegschaft waren am Projekt direkt beteiligt. Sie brachten ihre Erfahrungen und Fachkenntnisse ein, formulierten ihre Sorgen und formulierten Verbesserungsvorschläge. Dies gelang auch durch eine gesunde Fehlerkultur: Erst wo Defizite konkret erfahren werden, ist der Wunsch nach Innovation groß. Der IT-Dienstleister führte bereits vor der Vergabe und während der Abwicklung Workshops durch, deren Ergebnisse unmittelbar in die Produktentwicklung einflossen. Auch unsere Kunden waren bereits in der Pilotphase involviert und freuen sich nun über die Effizienzgewinne. Nach dieser Resonanz ist für uns klar, dass das der Anfang unserer Digitalisierungsstrategie ist.


Vielen Dank für das Interview.

Erstveröffentlichung des Textes in DW – Die Wohnungswirtschaft Ausgabe 10/2017.

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