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01.10.2018
Referenz

Zeitenwende in der Verwaltung – ERP-Software-Erneuerung und mobile Lösung

Zum 1. Januar 2018 hat die Hilfswerk-Siedlung GmbH (HWS) auf eine neue ERP-Software umgestellt. Dies war ein großer und zeitintensiver Schritt. Dafür wurde eine grobe Terminplanung determiniert und eine eigene Projektgruppe gegründet. Die Umstellung war erforderlich, da die bisher genutzte Software spätestens 2020 nicht mehr zur Verfügung stehen wird.
ERP-Software-Erneuerung und Einführung einer Mieter-App bei der Hilfswerk-Siedlung GmbH in Berlin

Long List mit HWS-Anforderungsprofil


Als erstes haben wir eine Long List erarbeitet, um die funktionalen und inhaltlichen Anforderungen an eine neue mögliche Software zu bestimmen. Erste Anforderungen wurden bereits im Jahr 2015 von uns ausgearbeitet. Bis zum Ende Juni 2016 erfolgten in diversen Workshops weitere Präzisierungen in Hinblick auf eine geplante beschränkte Ausschreibung zur Auswahl eines neuen Software-Anbieters. Angefragt wurden neun Firmen, von denen sieben ein Angebot eingereicht haben.


Ausschreibungsgewinner PROMOS consult


Die Angebotsunterlagen wurden per Funktionsmatrix und Preisspiegel ausgewertet. Das überzeugendste Angebot kam von PROMOS consult, das zwar preislich im oberen Bereich einzuordnen ist, dessen Leistungen aber sehr gut unserem Anforderungsprofil entsprechen. Den Vertrag mit PROMOS consult haben wir im Dezember 2016 unterzeichnet.

Projektphasen in der ERP-Umstellung der Hilfswerk-Siedlung Berlin

Abbildung 1: Projektphasen in der ERP-Umstellung.

Programmatische HWS-Projektgruppe


Mit der Auswahl des neuen und für unsere Bedürfnisse angepassten Software-Programms SAP® von PROMOS war die Gründung der Projektgruppe „HWS 4.0“ verbunden, die von unserem IT-Sachgebietsleiter Ronny Rehbein geleitet wurde. Als externer Partner wurde Analyse & Konzepte – Beratungsgesellschaft für Wohnen, Immobilien, Stadtentwicklung mbH aus Hamburg – in die Projektarbeit einbezogen.


Beratung durch Analyse & Konzepte


Die seit 25 Jahren bestehende Beratungsgesellschaft Analyse & Konzepte bietet aktive Mithilfe, um Veränderungs- und Modernisierungswünsche, wie wir sie beschlossen haben, aktiv zu gestalten und zum Erfolg zu führen. Um neue Spielräume für die Zukunft zu gewinnen, haben wir gemeinsam den Veränderungsumfang ermittelt, sinnvolle und praxistaugliche Schnittstellen zwischen Führungskräften und Mitarbeiter*innen optimiert sowie Schulungen und Workshops durchgeführt.


Optimierung der Prozesssteuerung


Um Verfahren für die Steigerung der Service- und Prozessqualität der Hilfswerk-Siedlung GmbH entwickeln zu können, war es notwendig, die Abläufe in unserer internen und externen Organisation zu erfassen und zu überprüfen. Auf dieser Basis erfolgte die Optimierung der komplexen Prozesssteuerung inklusive der Steuerung und Einbindung einzelner Projekte. Da unsere Unternehmensziele in erster Linie auf die Bedürfnisse und Wünsche der Endverbraucher*innen und Mieter*innen ausgerichtet sind – in Form der Eigen- und Fremdverwaltung – spielten Fragen von Transparenz, schnellem und auch mobilem Zugriff sowie müheloser Aktualisierbarkeit und Redundanzvermeidung von Daten eine wichtige Rolle.

Die Mieter-App der Hilfswerk-Siedlung Berlin powered by easysquare

Abbildung 2+3: Mühelose Mieterkommunikation mit der HWS Mieter-App für Android, iOS oder als WebApp powered by easysquare (links). Exemplarischer Aufbau eines digitalen Formulars in der HWS Mieter-App, hier am Beispiel einer Schadensmeldung (rechts).

Entscheidung für die easysquare App


Mit Blick auf unsere Hauptzielgruppe haben wir uns für die Nutzung von easysquare entschieden – eine einzigartige Digitalisierungslösung, um mit mobilen Apps immobilienwirtschaftliche Sachverhalte aufzunehmen und zu bearbeiten sowie mit allen daran Beteiligten vernetzen zu können.


Mühelose Mieterkommunikation


Die Mieter-App stellt unseren Mieter*innen über deren Smartphones oder Tablets Dienste bereit, die es ihnen ermöglichen, aktuelle Informationen rund um ihre Verträge abzurufen sowie Schadens- und Servicemeldungen aufgeben zu können. Die App dient ebenso der Antragstellung auf Genehmigungen oder der Änderung von Stammdaten. Über diese App können die Mieter*innen auch direkt mit der HWS oder dem Handwerker kommunizieren.


Hauswarte arbeiten effizienter


Die easysquare App nutzen unsere Hauswarte, um vor Ort Sachverhalte, Mängel, Wünsche und Arbeitsergebnisse laufender Prozesse aufnehmen zu können: Schlüsselübergabe und -rückgabe, Wohnungsbegehung, Mängelerfassung, Zählerstände, Ausstattungserfassung, Mieterdatenerfassung, Wohnungsübergabe, Wohnungsabnahme u. v. a. m. Mithilfe der easysquare App ist es uns möglich, das Zeitalter der Papierformulare hinter uns zu lassen sowie Effizienz und Geschwindigkeit in der Bearbeitung aller laufenden Prozesse deutlich zu verbessern. Mit der Reduktion von Papierverbrauch leisten wir darüber hinaus einen Beitrag zu „grüner“ Nachhaltigkeit.

Informationstechnologie und Immobilien (IT&I) Ausgabe Nr. 25 / Oktober 2017

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Über HWS


Die HWS ist ein Unternehmen der Evangelischen Kirche Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz und verwaltet rund 10.000 Einheiten aus eigenem und fremdem Bestand. Dazu gehören neben Wohnungen und Erbbaurechten auch Liegenschaften sowie ein eigener Forst. Zum Besitz der HWS zählen verschiedenartige Immobilien in Berlin, Brandenburg, Sachsen und Mecklenburg-Vorpommern. Unsere langjährigen und bewährten Erfahrungen sowie immobilienwirtschaftlichen Kompetenzen stützen sich auf über 60 Jahre erfolgreiche Immobilienverwaltung. Als evangelisches Unternehmen ist es unser erklärtes Ziel, Sozialverträglichkeit und wirtschaftliches Handeln im Sinne unserer Mieter*innen und Kunden*innen miteinander zu verbinden. Darüber hinaus engagieren wir uns für soziale Projekte.

Mehr Informationen zur HWS finden Sie unter www.hws-berlin.de.

Zur Person:

Lara Rentmeister, Pressesprecherin der HWS

Günter Egemann, freier Autor

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