Die Selbstabrechnung von Heiz- und Wasserkosten – Welche Geschäftsprozesse stecken dahinter?

Nicht mehr allein die Kostenreduzierung (obwohl natürlich nach wie vor ein starker Beweggrund) wird genannt, sondern darüber hinaus der Wunsch nach Datenhoheit im Immobilienbestand, die Verbesserung der Abrechnungsqualität, die Automation der Abrechnungsprozesse und die unterjährige Auswertbarkeit der Verbrauchswerte. Um den Schritt zur Selbstabrechnung zu vollziehen, ist es für das immobilienverwaltende Unternehmen von entscheidender Bedeutung, sich zunächst Klarheit über die individuellen, neu zu gestaltenden Geschäftsprozesse und die dazu erforderlichen Softwarelösungen und Methoden zu verschaffen.

Betrachtet man den Bereich der Selbstabrechnung, so lassen sich folgende wesentliche Themenfelder identifizieren:

• das Gerätemanagement,
• die Ablesung und Plausibilisierung der Gerätemesswerte,
• die Abrechnung,
• die Integration der Abrechnungsergebnisse in das SAP^® System und
  
• die abschließenden Prozesse der Abrechnung, wobei es sich hier im Wesentlichen um den Druck und die Zustellung der Abrechnungsschreiben handelt.
  

Gerätemanagement

Der Bereich des Gerätemanagements ist ohne Zweifel einer der komplexesten und somit auch personalintensivsten Bereiche. Eine wesentliche Entscheidung, die das immobilienverwaltende Unternehmen zu treffen hat, ist die, ob man das Gerätemanagement selbst übernimmt, oder ob man sich eines spezialisierten Dienstleisters bedient. Seit einiger Zeit brechen hier große Wärmemessdienste die Tabus der Vergangenheit und bieten das Gerätemanagement ohne Abrechnungsdienstleistung an. Egal, wofür sich der Immobilienverwalter entscheidet: Da die Messgeräte die Basis für die ordnungsgemäße Erstellung der verbrauchsabhängigen Nebenkosten sind, gilt es hier, besonderes Augenmerk auf das Gerätehandling, also auf die relevanten Geschäftsprozesse, zu legen (das grundlegende Funktionieren von Messgeräten kann vorausgesetzt werden).

Als wesentliche Geschäftsprozesse des Gerätemanagements sind die Beschaffung der Geräte und die Ausrüstung der Mietobjekte mit Geräten anzusehen. SAP^®-nutzende Immobilienverwalter verfügen über alle erforderlichen Funktionen zur Beschaffung und Lagerhaltung der Messgeräte und der sonstigen Komponenten. Eine wichtige Frage bei der Beschaffung von Messgeräten ist für viele Unternehmen die Vorfinanzierung der Messgeräte, die in der Regel gekauft und dann je nach Geräteart über fünf bis zehn Jahre vermietet werden. Hier bietet der Markt interessante Finanzierungsmodelle, bei denen die ratierliche Rückzahlung mit Zeitversatz zum Eingang der Mietzahlungen erfolgt, so dass die Liquidität des Immobilienverwalters nicht beeinträchtigt wird.

Bei der Ausrüstung der Liegenschaften mit Messtechnik wird unterschieden zwischen Erstausrüstung, Regeltausch nach Ablauf der Eichfristen und Austausch / Instandhaltung im Schadensfall. In allen Fällen ist die effektive Bearbeitung des Prozesses und die damit verbundene Gewinnung / Änderung der Stammdaten ein entscheidender Faktor für die Erreichung eines möglichst günstigen internen Kostenniveaus. Unabdingbar ist dabei der Einsatz mobiler Komponenten, die die plausibilisierte Verwaltung der Daten mit automatischer Fortschreibung in das SAP^® System des Immobilienverwalters ermöglicht. Easysquare, die einzigartige Digitalisierungslösung der PROMOS, um mit mobilen Apps immobilienwirtschaftliche Marktplätze aufzubauen, zu betreiben und zu vernetzen, bietet dazu maßgeschneiderte Lösungen. Abbildung 1 zeigt ein Beispiel der mobilen App für iOS oder Android, die dem Servicetechniker vor Ort die erforderlichen Daten zur Verfügung stellt und ihm außerdem die Möglichkeit zur Erfassung der benötigen Daten gibt. Durch die asynchrone Kommunikation der mobilen Lösung funktioniert das auch dort, wo keine Mobilfunkverbindung besteht.

Ablesung und Plausibilisierung von Messwerten

Wie bereits oben erwähnt, ist die Korrektheit der Messwerte die entscheidende Voraussetzung für die ordnungsgemäße Abrechnung von Heiz- und Wasserkosten. Speziell Schätzungen, die auf Grund nicht funktionierender Messgeräte erforderlich sind, führen oft zu aufwendigen Rückfragebearbeitungen. Unter diesem Aspekt ist die heute übliche, einmal jährlich stattfindende Ablesung der Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Wasseruhrennichtmehr „State of The Art“. Durch den Einsatz von über Funk fernauslesefähiger Messtechnik sind die konstante Ermittlung von Verbrauchsdaten und somit auch die kontinuierliche Überwachung / Reaktion auf Gerätefehler möglich (Abbildung 2). Sofern sich der Immobilienverwalter für die Durchführung des Gerätemanagements im eigenen Hause entscheidet, sind hierfür die entsprechenden Prozesse einzurichten. Besonders wichtig dabei ist der Einsatz einer mobilen Lösung, mit der ein etwaiger Instandhaltungsprozess effektiv gesteuert wird. Auch hier bietet easysquare die entsprechenden Funktionen mit direktem Durchgriff auf die Daten des SAP^® Systems. Von ebenfalls großer Bedeutung ist die ständige Plausibilisierung der Messwerte. Dabei steht nicht die Auswertung echter Gerätefehler, sondern vielmehr die Analyse der Verbrauchsdaten im Vordergrund. PROMOS.FS führt für einen Kunden halbmonatlich diese Verbrauchsanalysen für alle Messgeräte durch und konnte dabei Erfahrungen in der Interpretation der Daten sammeln, die je nach Gerätekategorie und Jahreszeit unterschiedlich erfolgen muss. Ein Heizkostenverteiler, der zum Beispiel in der zweiten Januarhälfte einen hohen Verbrauchswert hat, würde im Juli mit einem annähernd gleichen Verbrauchswert eine Reaktion auslösen, erst recht, wenn die Wohnung zu diesem Zeitpunkt leer steht. Auch hier muss der Immobilienverwalter, sofern er die kontinuierliche Überwachung selber vornimmt, die entsprechenden Geschäftsprozesse vorsehen.

Verbrauchsabhängige Abrechnung

Auf Grund des hohen Einspruchspotenzials in der Mieterschaft kommt der Abrechnung, also der Verteilung der abrechnungsrelevanten Kosten auf Mieter oder Eigentümer, eine besonders hohe Bedeutung bei und muss durch entsprechende Geschäftsprozesse beim Immobilienverwalter abgesichert werden. Während ein nicht funktionierendes Messgerät per Heizkostenverordnung geschätzt werden darf, muss die Abrechnung nachvollziehbar und korrekt sein. Die Komplexität der Geschäftsprozesse und somit auch der erforderliche personelle Aufwand hängen dabei stark von der eingesetzten Abrechnungslösung ab. Auf dem OpenPromos Anwenderforum im März 2017 wurde der easysquare Marktplatz „Heizkostenabrechnung“ ins Leben gerufen, der die erforderlichen Abrechnungskomponenten als Cloud-Lösung definiert. Ziel dabei ist es, direkt aus SAP^® heraus die Abrechnungsstruktur, die Mieter- und Liegenschaftsdaten und die Kostendaten ohne weiteren Bedienungs- aufwand an eine gesicherte Cloud-Lösung zu senden, die erforderlichen Formate unmittelbar zurückzuerhalten und diese dann automatisch in das SAP^® System zu integrieren (Abbildung 3).

Nicht unerwähnt bleiben darf die Frage, in welcher Komplexität und Tiefe Abrechnungsstrukturen in der der vom Immobilienverwalter genutzten Abrechnungslösung abgebildet werden können. Dabei ist zu beurteilen, ob nur einfache Wohnimmobilien oder komplexere Strukturen mit Nutzergruppen abgerechnet werden müssen. PROMOS.FS hat seit 12 Jahren Erfahrung gesammelt, in welcher Art von etablierten Wärmemessdiensten Abrechnungsstrukturen, genauer gesagt die darauf basierenden Abrechnungsergebnisse in E-Sätzen, abgebildet werden (Der E-Satz ist ein Austauschformat der ARGE, Bonn, welches für die Integration der Abrechnung nach SAP^® genutzt wird). Fazit nach 12 Jahren Erfahrung: Je eingeschränkter die Möglichkeiten der Abbildung komplexer Abrechnungsstrukturen sind, desto größer sind die daraus erwachsenden personellen Anforderungen an die Abrechnung. Abrechnungsstrukturen sind weiterhin ein wesentlicher Faktor, wenn man unter Umständen in Zukunft verschiedene Energiearten in einem Gebäude oder die Kosten und Erträge aus dem Betrieb von BHKW transparent darstellen will.

Integration der Abrechnungsergebnisse nach SAP^®

PROMOS bietet ihren Kunden die erforderlichen Komponenten zur Integration von E-Sätzen in das SAP^® System und die dabei erforderlichen Tätigkeiten in Form von Servicedienstleistungen an. Da viele Immobilienverwalter, die sich für die Selbstabrechnung entscheiden, in den meisten Fällen nicht unmittelbar den kompletten Immobilienbestand selber abrechnen wollen oder können, ist bei der Nutzung der genannten Verfahren garantiert, dass die selbst erstellten E-Sätze und die E-Sätze der anderen (noch) im Bestand vertretenen Wärmemessdienste im SAP^® System identisch verarbeitet werden. Für die Prüfung und Verarbeitung der E-Sätze sind vom Immobilienverwalter die entsprechenden Geschäftsprozesse vorzusehen, wobei nicht verschwiegen werden sollte, dass es sich bei der Prüfung von E-Sätzen um eine komplexe Tätigkeit handelt. Falsch wäre es, die E-Satzverarbeitung mit dem Stempel „nur Datentausch“ zu versehen.

Abschließende Geschäftsprozesse

Nach Integration der externen Abrechnungsergebnisse nach SAP^® und Durchführung der kompletten Betriebskostenabrechnung müssen die Abrechnungen dem Mieter oder Eigentümer übergeben werden. Auch hier bietet PROMOS die entsprechenden Servicedienstleistungen an. Sofern der Immobilienverwalter diese Tätigkeiten in eigener Regie durchführen will, muss er auch hier die entsprechenden Geschäftsprozesse einrichten. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um den eigentlichen Druckprozess und die Organisation der Zustellung entsprechend dem/den vom Immobilienverwalter favorisierten Zustellweg(en). Auch hier ermöglichen die mobilen Komponenten der easysquare Plattform eine deutliche Vereinfachung des Zustellprozesses, da dem Mieter oder Eigentümer die Abrechnungsschreiben rechtssicher zum Download angeboten werden können (Abbildung 4).

Beratung

Bei der Entscheidung zur Selbstabrechnung sind, wie oben ausgeführt, unterschiedliche Geschäftsprozesse durch den Immobilienverwalter einzurichten. Ebenfalls möglich ist es, sich bei einem Teil der Prozesse erfahrener Servicedienstleister zu bedienen. Abbildung 5 zeigt eine mögliche Ausprägung für den Abrechnungsprozess.

Bei der Festlegung der kundenindividuellen Gestaltung des Abrechnungsprozesses und bei der Auswahl und Parametrierung möglicher Softwarekomponenten steht Ihnen PROMOS.FS gern zur Verfügung.