Migration mit System!

IT&I: Herr Kropp, 2015 präsentierte SAP der Öffentlichkeit ihr neues ERP S/4 HANA^®. Nun haben Sie gemeinsam mit PROMOS consult Ihre gesamte SAP^®-Landschaft in das neue System überführt. Was waren die ausschlaggebenden Gründe für Ihre Entscheidung?

Heiko Kropp: Wir sehen in S/4 HANA^® eine bedeutsame Weiterentwicklung des SAP-Produktportfolios, die einen beträchtlichen Effizienzsprung darstellt. Denn neben den kürzeren Ausführungszeiten und geringeren Datenmengen sind es allen voran die neuen Funktionen, die mit unseren bestehenden Aufgaben hervorragend korrelieren. Die neuen buchhalterischen Anwendungen zum Beispiel als Teil der Fiori-Applikationen werden in Zukunft die Verwaltung unseres Asset- und Property Managements in hohem Maße erleichtern.

IT&I: Wo sehen Sie darüber hinaus Vorteile bei einer Implementierung von SAP S/4 HANA^®?

Kropp: Das fängt schon bei der Fiori-Benutzeroberfläche an, die mit ihrer browserorientierten Bedienbarkeit weitaus mehr den aktuellen Nutzergewohnheiten entspricht. Viele Funktionen sind nun in Apps gebündelt – ein logischer Schritt angesichts der wachsenden mobilen Internetnutzung. Im Rahmen des Rechnungswesens können wir Einzelposten und die Bilanzerstellung viel schneller anlegen und auswerten. Das hängt auch mit dem Verzicht auf Einzeltabellen in S/4 HANA^® zusammen. Nun liegt eine zentrale Tabelle für das Controlling vor. Das Datenvolumen reduziert sich spürbar und das System ist übersichtlicher.

IT&I: Mit der Überführung beauftragten Sie das IT-Beratungshaus PROMOS consult. Wie gestaltete sich die Zusammenarbeit?

Kropp: Wir kooperieren bereits seit vielen Jahren mit PROMOS. Die positiven Erfahrungen bei der Integration des ERP-Systems des Berliner Liegenschaftsfonds, mit dem wir 2015 mit seinen über 13.000 Grundstücken fusioniert sind, spielte bei der Vorbereitung eine wesentliche Rolle. PROMOS unterstützt uns in regelmäßigen Abständen bei Updates unseres Systems, wie sie SAP in Form von Enhancement Packages, also kumulativen Systemerweiterungen, anbietet. Anstelle von kleinen Aktualisierungen wollten wir den Zeitpunkt jedoch nutzen, gleich die neueste ERP-Version S/4 HANA^® zu implementieren. In diesem Zusammenhang haben wir auch eine neue Hardware installiert. Solche komplexen Systemumstellungen sind bei unserer Unternehmensgröße und des Umfangs IT-basierter Aufgaben nicht nur sinnvoll, sondern auch geboten. Wir hätten uns auch darauf ausruhen können, dass die Vorgängerversion SAP^® ERP 6.0 noch bis 2025 weiterläuft und regelmäßig aktualisiert wird. Doch in unserem Geschäft und mit der Verantwortung für das Land Berlin dürfen wir keine Möglichkeit zu Effizienzsteigerung auslassen. Apropos Effizienz: Die Sorge vor Funktions- und Datenverlusten oder Komplikationen bei der Neubedienung bestand zu keinem Zeitpunkt.

IT&I: Woher bezogen Sie diese Sicherheit? Gerade Systemabstürze, Funktionsfehler und verlorene Daten gelten bei umfänglichen Updates doch häufig als unvermeidbar.

Kropp: Natürlich gibt es ab und zu Bugs bei der Implementierung eines neuen ERP. Doch PROMOS konnte sämtliche Fehlfunktionen bereits im Vorfeld beseitigen, indem das System parallel zum weiterlaufenden Betrieb in einen Testbereich überführt wurde. Über 14 Tage hindurch konnten wir so alle auftretenden Fehler lokalisieren und beheben. Das alles geschah ohne Beeinträchtigung der produktiven Arbeitsabläufe – nur wir als Systemmanagement waren gemeinsam mit PROMOS in diesem Prozess involviert. Nachdem diese Phase abgeschlossen war, gelangte eine vollständige Kopie als Backup in eine zweite Systemlandschaft. Neben dem jetzt produktiv laufenden neuen ERP haben wir also zwei weitere Sicherheitssysteme für eine kontinuierliche Qualitätssicherung. Für jeden einzelnen Migrationsschritt waren dabei vordefinierte Prüflaufzeiten mit einer entsprechenden Zahl an Tests durch die Fachbereiche vorgesehen. Erst nach Ablauf dieser Fristen wurde gemäß dem Leitfaden der nächste Schritt in Angriff genommen. So können wir sagen, dass wir wirklich nichts dem Zufall überlassen haben.

IT&I: Was bedeutet das für künftige Updates?

Kropp: Wir können nun eine bruchlose Daten- und Funktionsübertragung garantieren. Im Arbeitsalltag gibt es keinerlei Störungen, da die „Spielwiese“ für die Systemnutzung ja im Testbereich angesiedelt ist. Dies gilt auch für die eigentliche

Überführung in den produktiven Bereich: PROMOS vollzog diesen Schritt an einem Wochenende, die Implementierung auf die einzelnen Arbeitsplätze übernahmen wir dann selbst.

IT&I: Wie sah der zeitliche Projektablauf aus?

Kropp: Für uns war es eine große Hilfe, den gesamten Umstellungsprozess vom Datenbankexport bis zur Produktivsetzung anhand eines Leitfadens vorab zu erfassen. Von der ersten Testphase bis zur Produktivsetzung vergingen gerade einmal vier Monate. Wie bereits erwähnt, verliefen die Arbeiten im Hintergrund, sodass sie bei den Kollegen im operativen Bereich gar nicht registriert wurden. Unsere Datenbank wurde zunächst exportiert und dann in das Testsystem überführt. Während der mehrwöchigen Stabilisierungsphase, die am Beginn der Produktivsetzung steht, konnten wir uns und unsere Mitarbeiter mit der Unterstützung von PROMOS an die neuen Funktionen und Bedienelemente gewöhnen.

IT&I: Welche Rolle spielte die Dokumentation der Daten?

Kropp: Für unser internes Controlling und die externe Wirtschaftsprüfung ist eine lückenlose Datendokumentation unbedingt erforderlich. Bei Systemmigrationen muss für den Einzelfall ersichtlich sein, wann beispielsweise welcher Posten gebucht und in das neue System überführt wurde. Hier hat uns PROMOS wertvolle Hilfe geleistet.

IT&I: Wie kooperieren Sie über Großprojekte wie Systemumstellungen hinaus mit PROMOS?

Kropp: Die Umstellung auf S/4 HANA^® war bereits die zweite große Systemmigration, die wir mit PROMOS durchgeführt haben. 2006 hatten wir uns dazu entschieden, unser ERP auf SAP^® umzustellen. Hier kam uns die Fokussierung von PROMOS auf SAP-Produkte natürlich zugute. Für unser tägliches Geschäft nutzen wir diverse Lösungen der PROMOS.GT-Lösungsbibliothek. Im Rahmen des Wartungsservices dieser Lösungen für Immobilienmanagement erhielten wir nun auch die neueste, an S/4 HANA^® ausgerichtete Version der PROMOS-Software.

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