Angriff auf die Stellschrauben – Die SWSG optimiert ihren Nebenkostenabrechnungsprozess

Die Gleichung ist einfach: Wo Hände zum Tragen fehlen, sind bei wachsenden Herausforderungen Hilfsmittel nötig. Dieser einfachen Rechnung folgt auch die Stuttgarter Wohnungs- und Städtebaugesellschaft mbH (SWSG). Die SWSG ist mit über 18.000 Wohneinheiten der wichtigste Vermieter der Landeshauptstadt. Mit ihren 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern setzt das Wohnungsunternehmen der Landeshauptstadt schon immer seine Arbeitsressourcen effizient ein und bedient sich dazu einer effektiven IT-Infrastruktur. Dank dieser haben Mitarbeiter möglichst optimale Hilfsmittel zur Hand. Oliver Pastor, Leiter Betriebskostenmanagement, unterstreicht: „Um unser Arbeitspensum, etwa durch die Anwendung sich häufig ändernder Regelungen, zu bewältigen, halten wir unsere Prozessabläufe so schlank wie möglich. Auch deshalb setzen wir mit PROMOS im Bereich Betriebskosten so viel um.“

Gesunde Basis: Nebenkosten Cockpit und integriertes Abrechnungsschreiben

Bereits seit 2013 nutzt die SWSG das PROMOS Nebenkosten Cockpit, das auf das im Unternehmen vorherrschende Blue Eagle System aufgesetzt wurde. Mit dem PROMOS Nebenkosten Cockpit können alle Schritte der Nebenkostenabrechnung überwacht und im Blick behalten werden. Besonders hilfreich sind hierbei kleine Ampeln, die den Status der Abrechnung signalisieren. „Es war uns von Anfang an wichtig, das Thema Nebenkosten im Gesamtpaket zu sehen. Deshalb fokussierten wir uns nicht allein auf die Prozessüberwachung, sondern führten auch die E-Satzverarbeitung und das integrierte Abrechnungsschreiben ein“, erläutert Pastor die initialen Projekte mit der PROMOS. Nachdem 2013 bereits 6.000 Wohnungen integriert dargestellt werden konnten, steigerte sich die Anzahl bis 2015 auf 10.000. In diesem Jahr möchten SWSG und PROMOS den gesamten Wohnungsbestand für 2016 integriert abrechnen.

Oliver Pastor, Leiter Betriebskostenmanagement

Makeover Abrechnungsschreiben: Modular und verbrauchsorientiert

Das Nebenkosten-Abrechnungsschreiben der SWSG entspricht heute aus technischer und inhaltlicher Sicht den modernsten Standards. Neben der integrierten Abrechnung von Heiz- und Wasserkosten in einem Dokument, kann das Schreiben heute auch nach dem neuen modularen Standard der PROMOS in SAP^® erzeugt werden. Modular bedeutet in diesem Fall, dass das Abrechnungsschreiben individuell, mittels vorgefertigter Text- und Tabellenbausteine zusammengestellt werden kann. „Die Modularität macht den Prozess nach innen unglaublich flexibel und offen für individuelle Anpassungen“, beschreibt Pastor die Vorteile der umgesetzten Lösung. So war die SWSG Initiator neuer Text- und Tabellenbausteine im Bereich der Heiz- und Wasserkosten, an dessen Gestaltung sie auch maßgeblich mitgewirkt hat.

Darüber hinaus wurde das Abrechnungsschreiben auch für den Mieter optimiert. So erhalten diese seit 2014 mit ihrer Nebenkostenabrechnung eine erweiterte Analyse ihres Verbraucherverhaltens. Bei dieser werden die Verbrauchsdaten des Mieters für Heizung und Wasser ins Verhältnis zum Durchschnitt seiner Wohnanlage und der beiden Vorperioden gesetzt. „Wir bieten dem Mieter Anhaltspunkte, an welchen Stellen er gegebenenfalls seine Kosten reduzieren kann. Außerdem können wir auch gezielt Hinweise geben, um die Bausubstanz zu schützen. Zum Beispiel integrieren wir Texte zu richtigem Lüftungs- und Heizverhalten, wodurch wir uns eine Minimierung von Schimmelbildung erhoffen“, erläutert Pastor.

Der Gesamtkostenausweis: Es war einmal eine rechtliche Anforderung

2015 nahm sich die SWSG dem Thema des Gesamtkostenausweises an, unter der Prämisse, eine IT-gestützte Gesamtlösung zu finden. Die damalige Rechtsprechung sah vor, dass Kosten, die WE-übergreifend anfallen und anhand eines Verteilungsschlüssels auf die Mieter verteilt werden, in der Abrechnung transparent und vollständig ausgewiesen werden müssen. Bis 2015 musste die SWSG hierzu die erforderlichen Daten zeitaufwendig zusammentragen und mit entsprechenden Zusatztexten versehen. „Zur Realisierung einer neuen und IT-gestützten, automatischen Lösung bedienten wir uns der Vorverteilungsabrechnungseinheiten im System und bildeten deren entsprechende Struktur für den Mieter übersichtlich und verständlich in seinem Abrechnungsschreiben ab“, stellt Jörg Stibbe, Projektleiter der PROMOS, heraus. Pastor ergänzt: „Auch wenn die Rechtsprechung sich hierzu mittlerweile in weiten Teilen gelockert hat, sind wir diesem Vorgehen treu geblieben. Wir konnten feststellen, dass unsere Mieter den offenen Informationsumgang sehr schätzen.“

Schluss mit Excel: Separate Abrechnung von Vorverteilungsabrechnungseinheiten

Vorverteilungsabrechnungseinheiten (VVAE) können als Sammelstelle für Kosten aus Rechnungen verstanden werden, die anhand eines Verteilungsschlüssels auf unterschiedliche Abrechnungseinheiten (AE) verteilt werden müssen. Im SAP^®-Standard werden VVAE bei der Abrechnung der eigentlichen Abrechnungseinheiten automatisch mitabgerechnet. Die Nachteile dieser Vorgehensweise: Stellt Handwerksfirma Röhrich eine Rechnung mit Kosten für eine Heizungswartung für 100 verschiedene Wirtschaftseinheiten mit entsprechendem Verteilungsschlüssel, bildet die Hausverwaltung eine Vorverteilungsabrechnungseinheit, welche die Kosten auf 100 Abrechnungseinheiten der jeweiligen Wirtschaftseinheiten verteilt. Möchte Buchhalter Fiffikus nun lediglich eine der 100 Wirtschaftseinheiten abrechnen, würde SAP^® nun die Vorverteilungsabrechnungseinheit automatisch mitabrechnen und in diesem Zuge auch alle weiteren 99 Wirtschaftseinheiten. Eine eventuell erforderliche Stornierung einer NK-Abrechnung zu einer einzelnen Wirtschaftseinheit wäre in diesem Fall nicht möglich. Da die SWSG jedoch sehr häufig solche WE-übergreifende VVAE nutzt, hat sie sich dazu entschieden, diese separat abzurechnen. Auf diese Weise werden die Kosten der Vorverteilungsabrechnungseinheiten lediglich auf die Abrechnungseinheiten verteilt, letztere müssen jedoch nicht sofort abgerechnet werden. Nach der separaten Abrechnung sind die Ziel AE für weitere Buchungen gesperrt. „In der Vergangenheit behalfen wir uns mit Excel Tabellen, um den Status der Abrechnung unserer Vorverteilungsabrechnungseinheiten im Blick zu behalten und eine automatische Abrechnung zu verhindern. Mittlerweile haben wir von diesen jedoch 722 aktiv im Bestand. Das macht eine Lösung in Excel wenig praktikabel“, erläutert Pastor. Deshalb führte PROMOS für die SWSG eine zusätzliche Statusanzeige im Nebenkosten Cockpit ein. Mittels einer Ampelfunktion kann der Anwender nun auf einen Blick ablesen, ob eine VVAE vorhanden ist und ob diese bereits abgerechnet wurde (Abbildung 1).

Per Plandatum zur punktgenauen Auswertung

Das Nebenkosten Cockpit sieht die Überwachung des Abrechnungsstatus vor. Die SWSG ist darüber hinaus an einer Auswertung des exakten prozentualen Fortschritts der einzelnen Schritte bezogen auf das bestehende Plandatum und heruntergebrochen auf den jeweiligen Mitarbeiter interessiert. Hierzu wurden in der Vergangenheit Excel Tabellen mit farblichen Statuskennzeichnungen zu Hilfe genommen. Weil jedoch nahezu alle hierzu notwendigen Informationen bereits im Nebenkosten Cockpit vorhanden sind, bot sich zur Vermeidung einer Doppelpflege eine entsprechend in das System integrierte Lösung an. In einem ersten Schritt wurde zu diesem Zweck der Upload von Plandaten ermöglicht, also: bis zu welchem Datum die Abrechnung spätestens abgeschlossen sein soll. Dies wird mittels der Transaktion /PROREX/NKPUFILL realisiert, um das Datum nicht für die aktuell 932 interne Abrechnungen manuell eingeben zu müssen (Abbildung 2). In einem zweiten Schritt wurde eine Auswertung implementiert, die tabellarisch und farblich differenziert den Fortschritt der Abrechnung heruntergebrochen auf den einzelnen Mitarbeiter direkt in SAP^® ausgibt (Abbildung 3).

Korrekturabrechnung: Gutschriften und Nachzahlungen einfach weitergeben

Eine Korrekturabrechnung im Sinne einer Nachtragsabrechnung meint nicht eine Stornierung und Neuabrechnung. Hierunter ist eine Einzelkorrektur zu verstehen, bei der Mieter rückwirkend eine Nachzahlung tätigen müssen oder eine Gutschrift erhalten, so z. B. bei einer nachträglichen Erhöhung der Grundsteuer, welche auf die Mieter umgelegt werden soll. Solche Prozesse bedeuteten in der Vergangenheit einen großen Aufwand für die SWSG. Es musste zunächst über verschiedene Abrufe in SAP^® herausgefunden werden, welche Mieter in welchem Zeitraum in den entsprechenden Mietobjekten wohnten, es mussten die Kosten entsprechend in Excel verteilt und anschließend Serienbriefe erstellt werden. Heute hat die SWSG die Möglichkeit, dies unkompliziert, in wenigen Schritten direkt in SAP^® zu erledigen. Hierzu wird im System nachträglich nochmal eine eigene Abrechnungseinheit gebildet, über die der Korrekturbetrag verteilt werden kann. Pastor beschreibt die bisherigen Erkenntnisse aus der Arbeit mit der Lösung: „Zwar bläht diese Vorgehensweise irgendwann den Abrechnungsstammbaum der Wirtschaftseinheit auf, jedoch zeigt unsere Erfahrung der letzten zwei Jahre, dass die Anzahl der Korrekturen sich in Grenzen hält. Wir haben über 100 AE angelegt und in den Abrechnungszeiträumen 2014 und 2015 insgesamt Korrekturabrechnungen für 37 Wirtschaftseinheiten durchgeführt. Der Arbeitsaufwand steht in keinem Verhältnis mehr zum früheren.“ Die Abwicklung gegenüber dem Mieter erfolgt mittels eines eigenen Korrespondenzvorfalls, der auf dem modularen Nebenkosten-Abrechnungsschreiben basiert und flexible Textbausteine zur Begründung der Korrekturabrechnung enthält. Im Nebenkosten Cockpit erhält die Wirtschaftseinheit dann eine zweite, entsprechend markierte Zeile, in der die Korrektur vermerkt ist.

Fazit

Die SWSG hat in den vergangenen vier Jahren die Nebenkostenabrechnung häufig angepasst und erweitert, um so die Mitarbeiter zu entlasten und dem Mieter die bestmögliche und nachvollziehbare Abrechnung zur Verfügung zu stellen. Mit Blick auf die Zukunft hält Pastor fest: „Wir würden gern weitere innovative Themen in dem Bereich umsetzen und können uns dabei durchaus eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit anderen wohnungs- oder immobilienwirtschaftlichen Unternehmen vorstellen. Der Vorteil für beide Seiten wäre hierbei, dass die Entwicklungskosten geteilt würden und gleichzeitig beide Partner ihre Ideen und Vorstellungen einbringen könnten.“

SAP^® mit seinen PROMOS Erweiterungen dient der SWSG wie im eingangs genannten Transportmittel-Beispiel als effektives Hilfsmittel, um auch mit geringen Kapazitäten bei einer großen Anzahl von Aufgaben ein optimales Ergebnis zu erzielen. Der Funktionsumfang dieses Hilfsmittels sollte folgerichtig für alle Bereiche bestmöglich ausgeschöpft werden. Unseren PKW nutzen wir schließlich auch nicht nur zum Einkaufen, oder?

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