Migration mit großem Gewinn – Effizienzsprünge durch Implementierung von SAP S/4HANA®

Die HANA-Datenbank hat sich in den vergangenen sieben Jahren vom anfänglichen SAP^® Nischenprodukt zu einem branchenübergreifenden Instrumentarium entwickelt. Seit rund vier Jahren ist HANA mit den ERP-Systemen von SAP^® verknüpft, entsprechend firmiert sie als neues ERP-Produkt unter SAP S/4HANA^®. Die Fokussierung auf die In-Memory-Plattform hat mehrere Gründe, die auf einen deutlichen Effizienzgewinn im operativen Geschäft verweisen. Für den Fall, dass ohnehin ein umfängliches Update geplant ist, bietet sich die Migration auf SAP S/4HANA^® an. Nutzer profitieren bei dieser Maßnahme von einer parallel laufenden Neuausstattung mit der aktuellen Version der PROMOS.GT Lösungsbibliothek und der von SAP^® zugesicherten Kompatibilität.

Der Mehrwert von HANA ergibt sich durch neue Prognosemodelle, die aus einer effizienteren Datenverknüpfung resultieren. Durch die Verarbeitung in der enthaltenen Lösung sind transaktionale Verarbeitung (OLTP) und Auswertung in Form von Business Warehouse-Abfragen (OLAP) integriert. Auf diese Weise können Echtzeitkalkulationen erstellt werden. Voreingestellte Geschäftsfunktionen mit Berechnungsmodellen beispielsweise zur Zins- oder Gebührenverwaltung ergänzen das Angebot. Eine neue Kartenfunktion erlaubt nun auch standortbezogene Anwendungen, entsprechende Verknüpfungen mit Online-Kartendiensten sind möglich. Zahlreiche Vorgänge werden über die Fiori-Applikationen von SAP^® abgewickelt: Diese browserbasierten Anwendungen gestatten durch die Verknüpfung mit dem ERP auch einen Zugriff mit mobilen Endgeräten auf die zentralen Unternehmensdaten.

Vereinfachte Tabellenstrukturen, kompatible Sichten

Ein entscheidender Vorteil von Datenbank und SAP^® Business Suite S/4HANA^® liegt im geringeren Datenvolumen, das wesentlich auf den Verzicht von Index- und Summentabellen der bisherigen Anwendungen und die eingesetzten Datenkomprimierungen zurückzuführen ist. Die von SAP^® gewählte Vorgehensweise der Bereitstellung bisheriger Tabellen als Datensichten erlaubt die Fortführung bestehender Anwendungen im Unternehmen weitestgehend ohne primären Anpassungsbedarf. Das gilt natürlich auch für die Lösungsbibliothek PROMOS.GT. Neue Servicemodule sind auf Basis der vereinfachten Tabellenstrukturen leicht integrierbar, es ergeben sich keine Schnittstellenprobleme.

Ist die Entscheidung zu einer Implementierung der HANA Datenbank bzw. S/4HANA^® je nach Systemanforderungen des jeweiligen Unternehmens gefallen, müssen die Migrationskriterien definiert werden. In der Regel sind dies bessere Ausführungszeiten, eine lückenlose Prozesskette, eine möglichst geringfügige und in jedem Fall geplante Ausfallzeit (Downtime) sowie die vollständige Bewahrung sämtlicher zuvor vorhandener Daten. Gleichwohl steht die Frage der Datenbewahrung in untrennbarem Zusammenhang mit der Effizienz des Migrationsprozesses. An erster Stelle sollte demnach vor der Migration die Bereinigung des Systems von veralteten und nicht mehr benötigten Dokumenten und Daten stehen.

Drei Varianten für den Migrationsprozess

Für die Implementierung von HANA stehen drei verschiedene Migrationsoptionen zur Auswahl. Ein vollumfänglicher Systemwechsel würde S/4HANA^® direkt inkludieren, eine neue Benutzeroberfläche und modifizierte Bedienweisen ziehen einen entsprechenden Anpassungsaufwand nach sich. Diese Option ist ratsam bei einer Erstanwendung von SAP^®. Im Rahmen der klassischen Migration erfolgt erst die Vorbereitung des bestehenden SAP^® ERP, ggfs. ein Unicode-Update und im Anschluss die technische Implementierung auf der HANA Datenbank und danach das Update auf die S/4HANA^® Lösung. Kürzere Ausfallzeiten durch die Trennung beider Schritte stehen einem höheren Aufwand gegenüber. Als dritte Variante hat SAP die auch von PROMOS praktizierte Database Migration Option (DMO) etabliert, die die wesentlichen Schritte mittels eines Software Update Managers (SUM) in den Hintergrund verlagert. Die DMO ist mit allen Versionen ab SAP^® ERP 6.0 kompatibel.

Hierzu erfolgt der Rückgriff auf eine dreistufige Systemlandschaft, bestehend aus Entwicklungs-, Qualitätssicherungs- und Produktivsystem. Zunächst erfolgt der Export der bestehenden Datenbank in das Entwicklungssystem (Sandbox). Durch die Trennung vom Produktivsystem erfolgt keine Beeinträchtigung bestehender operativer Abläufe. Die Sandbox dient gleichsam als Spielwiese für verschiedene Tests, zur Fehlerbehebung, Neuprogrammierung und Ergänzung. Hierbei ist es entscheidend, vorab einen festen Prüfkatalog festzulegen.

Die darin aufgeführten Punkte sollten mit eindeutigen Testlaufzeiten versehen sein, um dem Kunden bereits am Anfang einen detaillierten Zeitplan vorlegen zu können. Nach der Testphase ist das Qualitätssicherungssystem zwischengeschaltet, um die erfolgten Korrekturen im simulierten Produktivbetrieb zu prüfen. Erst wenn auf dieser Stufe ein reibungsloser Betrieb möglich ist, erfolgt die Produktivsetzung. An diesem Punkt ergibt sich zum ersten Mal eine Ausfallzeit durch die Übertragung der bestehenden Daten auf die dann produktive HANA-Datenbank. Dies kann gleichwohl in einer Nacht erfolgen, sodass laufende Arbeitsprozesse im System erneut nicht beeinträchtigt werden.

Systemumstellung ratsam, aber nicht notwendig

Zur Migration gehört eine umfängliche Vorbereitung, die sich insbesondere auf die Prüfung der Anwendungsdaten bezieht. Ohne eine gründliche Feststellung des Bestandes samt nicht mehr benötigten Daten können sich erhebliche Komplikationen wirtschaftlicher und juristischer Natur ergeben. Die damit verbundene Dokumentation für die Wirtschaftsprüfung muss mit höchster Sorgfalt erfolgen, entsprechend hoch ist der Zeitaufwand. Durch die Exportfunktion ist diese Dokumentation gleichwohl druckfähig und dient als übersichtliche Vergleichsbasis.

Zusammenfassend kann die Migration auf S/4HANA^® als bedeutsamer Effizienzsprung bezeichnet werden. Die bisherigen Nutzererfahrungen bestätigen den Innovationscharakter des jüngsten SAP Produktes, allen voran durch die neu eingeführten Fiori Apps und die effizientere Datenselektion. Denn dadurch wird der Realität in zahlreichen Unternehmen Rechnung getragen, wonach Daten und Informationen online bezogen und zunehmend auch von mobilen Endgeräten aus abgerufen werden.

Eine kurzfristige Notwendigkeit zur Implementierung von S/4HANA^® besteht aktuell noch nicht: zu unterschiedlich sind die aktuellen Anforderungen der Anwender an die IT-Landschaften je nach Unternehmen gestaltet und eine Wartungszusage für die bestehende SAP^® ERP Lösung besteht in der Regel bis 2025. In jedem Fall sollte die Vorbereitung auf ein umfassendes Update auf S/4HANA^® Vorrang vor einzelnen Aktualisierungsmaßnahmen haben, um den gesamten Umstellungs- und insbesondere Testaufwand beim Kunden so gering wie möglich zu halten.

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