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27.03.2017
Lösung

Vermietung mit easysquare – Eine einfache und moderne Anwendung für den wichtigsten Prozess in der Wohnungswirtschaft

Die Vermietung von Objekten stellt einen der wichtigsten wohnungswirtschaftlichen Prozesse dar. Die Ausgestaltung der Schritte von der Kündigung bis zur Neuvermietung ist zwar unternehmensindividuell, doch als gemeinschaftlicher Nenner bleibt die Frage, wie der passende Interessent für eine bestimmte Wohnung gefunden werden kann.
IT&I Magazin Nr. 24 - "Vermietung mit easysquare – Eine einfache und moderne Anwendung für den wichtigsten Prozess in der Wohnungswirtschaft"

Es geht hierbei um die Aufgabenstellung, aus den verschiedenen Faktoren, wie der Quartiersstruktur, der gewünschten Zielmiete, der Langfristigkeit des Mietverhältnisses oder der Bonität des Interessenten für beide Parteien – das Wohnungsunternehmen und den zukünftigen Mieter ein optimales Mietverhältnis zu schaffen. Ein weiterer Aspekt ist die Veränderung hin zum Vermietermarkt in vielen Großstädten. Deutschland teilt sich in Schwarmstädte, die besonders junge Menschen anziehen, und in weitere Regionen, in denen die Mieten stagnieren.1 In Städten wie Berlin, Hamburg oder München übersteigt die Nachfrage in bestimmten Gebieten das Angebot an Wohnraum bei Weitem. Kaum ist ein Angebot in den Online-Portalen (Immobilienscout usw.) verfügbar, gehen unzählige Anfragen ein, deren Bewältigung eine echte Herausforderung für den Vermietungsmitarbeiter darstellt. Daher geht es auch um die Frage einer effizienten Massenbearbeitung von eingehenden E-Mails, telefonischen Kontakten und Suchanfragen.


Die SAP®-Standardtransaktionen für die Interessenten- und Angebotsverwaltung stießen bisher bei den meisten Unternehmen auf nur wenig Gegenliebe. Bemängelt wurden umständliche Masken mit einer Vielzahl von Reitern und fehlende Prozessunterstützung. Zusätzlich wurde der Einwand angeführt, dass es nicht notwendig ist, jeden Interessenten als Geschäftspartner anzulegen, da dies zu überflüssigen Daten führt. Man stelle sich eben vor, zu einer Besichtigung kommen 10 interessierte Personen, wovon nur einer die Wohnung am Ende mieten möchte oder überhaupt in Frage kommt.

Informationstechnologie und Immobilien (IT&I) Ausgabe Nr. 28 / Oktober 2019

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Bei der Konzeption und Entwicklung der neuen easysquare Vermietungslösung wurden solche Fragestellungen eingehend

beleuchtet. Der Vermietungsmitarbeiter sollte durch die Anwendung so unterstützt werden, dass er die Vielzahl von Daten
komfortabel erfassen kann und bei der Verarbeitung von Massenprozessen optimal vom System unterstützt wird. Zeitgleich sollte die Möglichkeit bereitgestellt werden, zu erkennen, welche Schritte im Vermietungsprozess bereits ausgeführt worden sind. So zum Beispiel: „Wie oft hat der Interessent bereits ein Angebot erhalten?“ oder „Hat er sich zurückgemeldet?“. Und das am besten auf einen Blick! Mit der easysquare Vermietungslösung können nun alle Arbeitsschritte mobil oder vom Büro aus bearbeitet werden. Der Zugang kann über die easysquare WebApp (basierend
auf SAP® UI5) mit einem gängigen Browser erfolgen, die speziell für die erforderlichen Funktionen des Vermietungsprozesses angepasst wurde, oder es wird die native easysquare mobile App für iOS genutzt. Über eine Schnittstelle werden die Objektdaten zur Immobilie aus SAP® an die easysquare Plattform übertragen und stehen so innerhalb der App zur Verfügung. Im Tagesgeschäft der Vermietungsmitarbeiter ist es bis zur Vorbereitung der Mietvertragsanlage somit nicht notwendig, Transaktionen der SAP® Interessenten- und Angebotsverwaltung zu nutzen, sondern es kann zentral innerhalb der easysquare WebApp und easysquare App gearbeitet werden. Erst ab dem
Arbeitsschritt der verbindlichen Reservierung wird die geführte Bearbeitung in SAP® mittels easysquare workflow fortgesetzt. Kurzum: Der Mitarbeiter arbeitet in einer eigenen Vermietungsanwendung und erst, wenn der Interessent tatsächlich verbindlich mieten möchte, wird ein easysquare workflow Prozess initiiert, der bereits alle Interessenten- und Objektdaten enthält, um strukturiert einen Mietvertrag anzulegen.


Zusammenfassend stehen folgende Funktionsbereiche in der neuen Vermietungslösung zur Verfügung:

  • Pflege, Anzeige und Suche von Interessentenstammdaten inklusive der Gesuchsdaten
  • Anzeige, Suche von Objektstammdaten und, sofern gewünscht, Pflege ausgewählter Stammdaten (z. B. neue Konditionen), inklusive der Speicherung in SAP® mit easysquare workflow
  • Funktion „Objekt sucht Interessent“
  • Funktion „Interessent sucht Objekt“
  • Verwalten von Besichtigungen
  • Verwalten von Angeboten und Reservierungen
  • Terminverwaltung inklusive Kalenderintegration in Outlook
  • Schnittstelle zu Onlineportalen zur systemunterstützten Verarbeitung von Kontaktanfragen inklusive Zuordnung
    von Anfragen zu Vermietern
  • Auswertungen (z. B. Gesuche pro Stadtteil mit zeitlichem Bezug)
  • Integration der bestehenden Bilddaten und Energieausweise
  • Integration von SAP® mit easysquare workflow für die anschließende Mietvertragsanlage
Übersicht Dienste in der easysquare Vermietungslösung
Abbildung 1: Dienste in der easysquare Vermietungslösung.

Die Bearbeitung der Interessenten erfolgt zentral in einem mobilen Formular. Es werden die Kontaktdaten und seine Suchkriterien („Suche 2-Zimmer Wohnung in Berlin-Charlottenburg“) erfasst. Die mobilen Formulare sind kundenindividuell anpassbar. Passend zu den Suchkriterien können Objekte gesucht, Angebote erstellt und Besichtigungstermine vereinbart werden. Die automatische Prüfung, die sogenannte Dublettenprüfung, erkennt, ob der
Interessent bereits angelegt ist. Genauso ist es aber auch umgekehrt möglich, für das Objekt passende Interessenten zu finden. Durch die Integration der App in den Gesamtprozess auf der easysquare Plattform können auch Stammdaten zum Mietobjekt während eines Vor-Ort-Termins gepflegt werden. So ist es vorstellbar, Fotos aufzunehmen, Beschreibungstexte zu pflegen und auch Ausstattungsmerkmale zu aktualisieren, während man das Objekt besichtigt. Die Anwendung kann als Co-Branded App zur Verfügung gestellt werden. Dabei handelt es sich um eine individualisierte Kopie der bereits bestehenden easysquare App-Versionen. Es können der Name, Bilder und Texte an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.


Die Anwendung ist in einzelne Bereiche, sogenannte „Dienste“, unterteilt, in denen die Aufgabenbearbeitung erfolgt (Abbildung 1).


In „Immobilien“ stehen die verfügbaren Objekte zur Verfügung. Es können verschiedene Aktionen zum Objekt ausgeführt
werden. Beispielsweise kann ein Exposé aufgerufen und direkt aus der App versendet werden, genauso wie ein Angebot
oder eine Besichtigung erstellt werden. Die Anwendung führt dann direkt zu den Interessenten, um dort die jeweilige Person auszuwählen (Abbildungen 2 und 3).

Der Dienst "Immobilien" mit den Objektstammdaten in der easysquare Vermietungslösung, hier Darstellung auf dem iPad
Abbildung 2: Dienst "Immobilien" mit den Objektstammdaten – Darstellung auf dem iPad.
Der Dienst "Immobilien" mit den Objektstammdaten in der easysquare Vermietungslösung, hier Darstellung in der WebApp (via Desktopaufruf)
Abbildung 3: Dienst "Immobilien" mit den Objektstammdaten – Darstellung in der WebApp (Desktopaufruf).
In „Interessenten“ können die Interessenten erfasst und gepflegt werden. Auch hier können die verschiedensten Aktionen ausgeführt werden, so zum Beispiel passende Objekte zum Suchprofil finden oder eine Reservierung für den Interessenten erstellen (Abbildung 4).
Der Dienst "Interessenten" in der easysquare Vermietungslösung
Abbildung 4: Dienst "Interessenten" – Pflege von Kontakt- und Gesuchsdaten.
So wird die Angebots- und Interessentenverwaltung in jeder Hinsicht optimal: individuell auf das Unternehmen zugeschnitten, zeitlich effizient und passgenau effektiv!
  1. http://www.zia-deutschland.de/marktdaten/wohnimmobilien/
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