Was wäre wenn? – Verbesserte Kostenstellenplanung mit dem NetWeaver Business Client

Der Einsatz einer integrierten, IT-gestützten Planungslösung gehört unzertrennlich zur effektiven und effizienten Budgetierungspraxis und verbessert signifikant die Fähigkeit eines Unternehmens, steuerungsrelevante Planungswerte, wie Kosten, Leistungen oder Planungsdetails, einzusammeln, zu strukturieren und anzuwenden.

Im folgenden Artikel informieren wir Sie darüber, wie Sie aus der jährlichen Pflichtübung „Budgetierung“ mit den neuen Funktionalitäten innerhalb der Kostenstellenplanung im NetWeaver Business Client ein aktives Steuerungsinstrument machen.  

Fundiert planen mit dem NWBC

Mit der Einführung des SAP Enhancement Package 6 (für SAP^® ERP 6.0) bietet SAP hilfreiche Funktionalitäten innerhalb der Kostenstellenplanung im NetWeaver Business Client (NWBC), von denen sowohl die Kostenstellenleiter als auch Bereichsleiter bis hin zur Geschäftsführung Ihres Unternehmens profitieren werden. Denn bei der Kostenstellenplanung im NWBC handelt es sich um ein universelles Planungs-, Steuerungs- und Kontrollinstrument, in der einerseits die Kostenstellenleiter eines Unternehmens Ist- und Plandaten anlegen, bearbeiten, auswerten, analysieren und überwachen können. Auf der anderen Seite ist die Umgebung ebenfalls für Bereichsleiter bis hin zur Geschäftsführung interessant, da SAP neue Funktionalitäten, wie die Überwachung von Kostenstellen oder die Generierung von Planungsrunden, in der Lösung berücksichtigt hat.

Im Wesentlichen finden sich in der Kostenstellenplanung mit dem NWBC vier Anwendungsfelder:

1. Überwachung und Kontrolle von Kostenstellen und konkreten Buchungsvorgängen
2. Stammdatenbearbeitung von Kostenstellen, Leistungsarten und weiteren CO-Objekten sowie die Anlage, Bearbeitung und Analyse von Plandaten
3. Planungs-, Steuerungs- und Kontrollinstrument innerhalb der Kostenstellenplanung (Workflowunterstützung im Planungsprozess, Planungshilfen und Kontrollübersichten während der Planung)
4. Generierung von Berichten innerhalb des Controllings

Volle Kontrolle

Die erste wichtige Anwendung „Überwachung“ ermöglicht eine verbesserte Kontrolle von Kostenstellen sowie von konkreten Buchungsvorgängen und gliedert sich in zwei wesentliche Teilbereiche. Im Bereich „kritische Abweichungen“ lassen sich für bestimmte Kostenstellen oder Kostenstellengruppen Regeln definieren (gleiches gilt für Kostenarten oder -gruppen), welche konkreten Bedingungen unterliegen, beispielsweise um einer Kostenstelle ein Kostenlimit mitzugeben. Auf diese Weise löst ein Regelverstoß automatisch eine Benachrichtigung an den Kostenstellenverantwortlichen (oder an eine andere Person, z. B. den Bereichsleiter) aus. Im zweiten Teilbereich „kritische Buchungen“ können Buchungen oder Aufträge überwacht werden. Beim Verstoß gegen eine Bedingung werden alle kritischen Buchungen angezeigt, welche die vordefinierte Regel nicht erfüllen. Ein großer Vorteil dieser Funktion ist es, dass direkt aus der Anwendung ein Antrag auf eine Korrekturbuchung an den Kostenstellenverantwortlichen gesendet werden kann. Insgesamt tragen die automatisierten Benachrichtigungen sowie die Möglichkeit, bei Regelverstoß den Kostenstellenleiter zu einer Stellungnahme aufzufordern, zu einer massiv vereinfachten Kontrolle sowie schnelleren Klärung und Abstimmung bei Planabweichungen bei.

Ein Klick und alles im Blick

Einer der wichtigsten Funktionen innerhalb der CO Planung im NWBC ist die Pflege der Plandaten. Anwender dieser Funktion profitieren erheblich von der Benutzerfreundlichkeit im NWBC. Der Aufbau der Pflegemaske ist zwar für jeden Planungsbereich (Projektplanung, Kostenstellenplanung und Auftragsplanung) identisch. Für eine schnellere und komfortablere Bearbeitung von Plandaten ist es möglich, alle relevanten Daten in einer Maske zu erfassen und bei Bedarf Ist-Daten zum Vergleich aufzurufen. Eine zweite Neuerung umfasst die Top-Down- und Bottom-Up-Planung, mit welcher sich Auswirkungen von Planänderungen in der gesamten Unternehmensstruktur in Echtzeit betrachten lassen. Auf diese Weise erhalten Sie eine bessere Übersicht über die Auswirkungen von übergeordneten CO-Objekten. Darüber hinaus lassen sich eigene Planungsfunktionen anlegen und via „Button“ in die Planungsmaske integrieren. Simulationsfunktionen, wie die Kopie von vergangenen Plandaten, oder das Umwerten mit Hilfe von Umwertungsfaktoren vervollständigen die Funktionen innerhalb der Plandatenpflege im NWBC.

Es geht auch ohne Excel

Das Instrument „Planungsrunden“ unterstützt die Kommunikation, Koordination und Abstimmung aller an der Planungsrunde beteiligten Personen innerhalb der Kostenstellenplanung. Die Abstimmung und Kontrolle der Planung wird über alle Planungsrunden hinweg, in einem System vollzogen, wodurch eine manuelle Koordination und Abstimmung über zusätzliche Excel-Dateien entfällt. Verabschieden Sie sich endgültig vom verstaubten und rückständigen Excel-Management, denn die CO Planung im NWBC hat zum Vorteil, dass die Datenqualität erheblich gesteigert werden kann. So vermeidet die Bearbeitung in einem System zum einen Medienbrüche, zum anderen werden Manipulationen erschwert. Auch Bereichsleiter profitieren von der verbesserten Steuerung und Kontrolle innerhalb des Planungsprozesses, da in Echtzeit Daten und Fortschritte verarbeitet sowie der Stand der gesamten Planung ermittelt werden kann. Koordinations- und Abstimmungsarbeiten werden drastisch vereinfacht, weil Sie auf Ketten-E-Mails und Excel-Übersichten unbesorgt verzichten können.

Der Planungsprozess wird durch vier vordefinierte Rollen von SAP unterstützt:

• Administrator: Der Administrator legt die Planungsrunde an, lädt die Planer ein und ordnet die Genehmigenden und Planungsbeobachter hinzu.
• Planer (Kostenstellenverantwortlicher): Der Planer ist für die Erfassung der Plandaten verantwortlich. Dieser wird vom System Schritt für Schritt durch den Planungsprozess geführt, bis zur Abnahme vom Vorgesetzten.
• Planungsbeobachter (Bereichsleiter, Stabstelle der Geschäftsführung): Diese Rolle beobachtet den Fortschritt der Planungsrunde, wobei sie weder Einfluss auf die Planungsbearbeitung noch auf den Genehmigungseinfluss ausüben kann.
• Genehmigender (Bereichsleiter, Geschäftsführung): Der Genehmigende überprüft und kontrolliert die Kostenstellenplanung über den gesamten Planungsprozess hinweg. Am Ende kann nur diese Rolle den Planungsprozess freigeben und abschließen.

Komplexe Informationen brauchen Bilder

Die Kostenstellenplanung im NWBC stellt innerhalb des Controllings die Generierung und Auswertung von Berichten zur Verfügung. Im Anwendungsfeld „Berichte“ sind vor allem zwei neue Funktionalitäten hervorzuheben. Zum einen kann ein entsprechender Bericht nicht nur im Excel-Format heruntergeladen, sondern außerdem in den BEx Analyzer übertragen und dort weiterbearbeitet werden. Mittels des BEx Analyzer kann über ein Add-in in Microsoft Excel jede Auswertung erstellt und bearbeitet werden, wodurch wiederum Medienbrüche vermieden werden und der Anwender nicht auf seine gewohnte Excel-Umgebung verzichten muss. Zum anderen wurde die Anzeige im NWBC umfassend optimiert, wodurch sich die jeweiligen Daten direkt in der Anwendung sowohl als Tabelle als auch Grafik anzeigen lassen.  

Wann sinnvoll, wann zwingend?

Insgesamt handelt es sich bei der Kostenstellenplanung mit dem NWBC sowie deren zahlreiche neue Funktionalitäten um eine sinnvolle Unterstützung für Ihre Budgetierungspraxis. Das verbesserte Nutzerinterface trägt hierbei ebenso zu einer effektiveren und effizienteren Planung bei, wie die Berücksichtigung workflowgestützter Komponenten. Zwingend könnte die Nutzung des NWBC ab dem Enhancement Package 7 und mit dem Einsatz der Softwarekomponente „SAP_SFIN“ werden, weshalb sich Unternehmen frühzeitig auf eine Umstellung vorbereiten sollten. Wenn wir Ihr Interesse an der Kostenstellenplanung mit dem NWBC geweckt haben, dann sprechen Sie uns an! Wir stehen Ihnen gern für einen individuellen Beratungstermin zur Verfügung.