Schadensbehebung einfach und komfortabel: Berliner Bau- und Wohnungsgenossenschaft von 1892 eG erweitert ihre mobilen Prozesse

Nach Einschätzung des Deutschen Mieterbundes (DMB) haben Millionen Mietwohnungen mehr oder weniger schwerwiegende Mängel. Jede fünfte Rechtsberatung der örtlichen DMB-Mietervereine betrifft Themen wie Wohnungsmängel, Schadensbeseitigung und Mietminderung. Hier stehen Vermieter vor einer großen Herausforderung. Doch mit Hilfe automatisierter Prozesse und einer intelligenten mobilen Prozessunterstützung kann die Schadensbearbeitung deutlich vereinfacht werden, sodass sich Mietminderungsansprüche vermeiden lassen.

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Die Berliner Bau- und Wohnungsgenossenschaft von 1892 eG (kurz „1892“) gehört mit rund 6.550 Wohnungen zu den großen Wohnungsgenossenschaften in der Hauptstadt. Bereits 2014 hatte sich die Genossenschaft für die Implementierung der PROMOS Plattform easysquare mobile entschieden. In der Folge ersetzte zunächst die mobile Wohnungsabnahme die papierbasierten Prozesse, die dafür früher notwendig gewesen waren. In einem nächsten Schritt hat sich die Genossenschaft nun entschlossen, auch für die Wohnungsübergabe und das Schadensmanagement auf eine smarte Lösung zu setzen. Mit der mobilen Schadenserfassung von easysquare mobile bietet PROMOS eine einfache und komfortable Lösung, Schäden umfassend zu dokumentieren. Dazu steht wahlweise eine mobile App für iPhone/iPad oder eine WebApp für Smartphone zur Verfügung. Mit deren Hilfe können Schäden vom Verwalter jederzeit mobil vor Ort aufgenommen und sofort an das führende SAP^®ERP System übermittelt werden. Eine zusätzliche manuelle Erfassung des Schadens im ERP-System ist damit nicht mehr notwendig.

Integriert und vor Ort

Im Falle eines Schadens wählt der Verwalter aus seiner easysquare mobile App das entsprechende Formular zur Schadenserfassung aus. Der erste Schritt zur Erfassung der Schadensmeldung ist die Auswahl des entsprechenden Technischen Platzes über einen Katalog. Dieser enthält eine geo-dynamisch erzeugte Liste der Technischen Plätze und der Objektadressen in einem bestimmten Umkreis. Die Umkreissuche kann individuell festgelegt werden. „1892“ entschied sich für je ein Formular mit einer Suche innerhalb eines Umkreises von einem Kilometer und mit einer unbegrenzten Umkreissuche. Nach Auswahl des Technischen Platzes werden die aktuellen Kommunikationsdaten (Telefonnummer, Mobilnummer, E-Mail Adresse) des debitorischen Hauptmieters sowie des nicht debitorischen Mieters angezeigt. Diese lassen sich bei Bedarf vor Ort editieren und automatisch ins SAP^® ERP zurück integrieren. Anschließend können alle schadensrelevanten Felder mit Hilfe von Katalogen ausgefüllt werden. Die bei der „1892“ integrierten Kataloge – Schadenskatalog, Lieferanten, IH-Leistungsart, Technischer Platz und Einkäufergruppe – ermöglichen es, mit wenigen Klicks alle notwendigen Informationen detailgenau zu erfassen. Durch die Fotofunktion kann der Schaden zudem auch bildlich dokumentiert werden. Die Editierfunktion ermöglicht das Einfügen von Markierungen im Bild. Alle Fotos werden direkt im Formular gespeichert. Nach der Erfassung des Schadens wird das Formular, mithilfe der OPSL-Schnittstelle in das ERP-System übertragen und dort wird automatisch ein Auftrag erzeugt. Der Auftrag enthält alle mobil erfassten Auftragsdaten. Um dem Mieter höchstmögliche Transparenz zum Schadensprozess zu gewähren, wird ihm die Bestätigung des Auftrages automatisch per E-Mail mitgeteilt.

Derzeit nutzen bei der Berliner Bau- und Wohnungsgenossenschaft von 1892 eG elf Verwalter easysquare mobile zur Schadenserfassung. „Dank der einzigartigen Vernetzungslösung haben wir den Prozess der Schadensbearbeitung und der Stammdatenpflege erheblich vereinfacht und beschleunigt. Denn unsere Verwalter in den Siedlungen vor Ort können einen Schaden oder Mangel einfach mobil erfassen – unabhängig davon, in welchem Kontext sich der Verwalter befindet. Sei es während einer Objektbegehung oder im Zusammenhang mit der Wohnungsabnahme, handschriftliche Notizen und die nachträgliche Übertragung ins ERP-System, zurück im Büro, gehören der Vergangenheit an“, so Anja Miericke, Leiterin der Bestandsverwaltung der Berliner Bau- und Wohnungsgenossenschaft von 1892 eG. „Das Gleiche gilt für die persönlichen Kommunikationsdaten der Bewohner, welche der Verwalter direkt in der jeweiligen Gesprächssituation erfassen und sofort in das ERP-System übertragen kann.“ Zukünftig möchte „1892“ auch externe Partner wie Handwerker, Dienstleister oder Mieter direkt technisch mit einbinden, um weitere Prozesse zu optimieren und eine transparente Kommunikation für alle Beteiligten zu ermöglichen.