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05.10.2015
Referenz

Haftungsrisiken minimieren – Die Einführung einer Qualitätsmanagement- und Verkehrssicherungslösung bei der ProPotsdam GmbH

Etwa 30 iPad User haben seit Juni 2015 ein wachsames Auge auf den Gebäudebestand der ProPotsdam GmbH: Im Rahmen der Hausschauen prüfen Mitarbeiter mit Hilfe der easysquare mobile App die Immobilienobjekte sowie die damit verbundenen Infrastrukturen auf mögliche Schäden oder Gefahrenquellen. Diese Prüfaufgaben sind alles andere als unwichtig! Aus der Vernachlässigung dieser sogenannten Verkehrssicherungspflichten können sich schwerwiegende Haftungsrisiken für den Eigentümer ergeben.
IT&I Magazin Nr. 21 - "Haftungsrisiken minimieren – Die Einführung einer Qualitätsmanagement- und Verkehrssicherungslösung bei der ProPotsdam GmbH"

Nicht nur die regelmäßige Durchführung von Verkehrssicherungsprüfungen, sondern auch die adäquate Dokumentation und Archivierung sind von entscheidender Bedeutung. Denn sollte sich ein Sach- oder Personenschaden ergeben, der mit der Immobilie in Zusammenhang steht, so muss der Eigentümer nachweisen können, dass er sein Immobilienobjekt in geeigneter Weise gesichert hat. Solche Überprüfungen stellen für kleinere Bestände keine große Herausforderung dar. Mit zunehmender Unternehmensgröße und wachsendem Immobilienbestand multipliziert sich jedoch die Zahl der zu begutachtenden Objekte, Prüfaufgaben und beteiligten Prüfer. Zum Teil übernehmen externe Betreiber verschiedene Verkehrssicherungsaufgaben, auch wenn die Kontroll- und Managementpflichten immer beim Eigentümer verbleiben. Die Verkehrssicherungspflicht wird so zu einer zunehmend komplexen Aufgabe. Vor dieser Herausforderung stand auch die ProPotsdam GmbH. „Mit einem Bestand von knapp 17.000 Wohnungen war es an der Zeit umzudenken. Es galt neue Wege zu finden, welche uns sowohl die Organisation und Abbildung der Prüfpflichten als auch die Durchführung und Archivierung erleichtern. Gemeinsam mit PROMOS, als einem unserer langjährigen Geschäftspartner, haben wir vor diesem Hintergrund eine zukunftsorientierte Lösung entwickelt“, erläutert Monika Gräf, Abteilungsleiterin Information und Kommunikation der ProPotsdam GmbH.


Die ProPotsdam GmbH ist das größte Wohnungsunternehmen der brandenburgischen Landeshauptstadt und deren führender Dienstleister in den Bereichen Stadtsanierung, Stadtentwicklung, Wohnungsbau und Wohnfürsorge. Insgesamt vereinigt die ProPotsdam GmbH unter ihrem Dach 11 Tochtergesellschaften. Durch innovative Konzepte und soziales Handeln trägt es zur nachhaltigen und zukunftsweisenden Entwicklung im Bau- und Wohnungssektor bei. In enger Zusammenarbeit und Abstimmung mit der PROMOS schufen die Projektverantwortlichen der ProPotsdam GmbH ein neues Konzept zur ganzheitlichen Erfüllung der Verkehrssicherungspflichten. Die Anforderungen an das neue System lagen hierbei nicht nur in einer generellen Kosten- und Aufwandsminimierung und Steigerung der Transparenz, sondern vor allem auch in der durchgehend digitalen Bearbeitung des Vorgangs mit einer Einbindung aller internen sowie externen Beteiligten und vollständiger SAP® Integration. Besonderes Augenmerk wurde zudem auf eine automatische und revisionssichere Archivierung der Prüfprotokolle gelegt, da nur so im Schadensfall eventuellen Haftungsansprüchen entgegengewirkt werden kann. Diese Prämissen dienten während der gesamten Projektlaufzeit als Ankerpunkte für die darauf aufzubauende Lösung. Das Ergebnis wurde den hohen internen Erwartungen gerecht. Die aus drei Säulen bestehende Qualitätsmanagement- und Verkehrssicherungslösung (QMVKS) auf Basis von easysquare bietet für jede Anwendergruppe das richtige Tool zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe:


  1. Das SAP® System als zentrale Drehscheibe und gleichzeitig Archivierungsort für die ProPotsdam     
  2. Die easysquare Plattform als Managementwerkzeug für den externen Dienstleister    
  3. Die easysquare mobile App zur mobilen Durchführung fälliger Prüfaufgaben vor Ort
Die drei Säulen der Qualitätsmanagement- und Verkehrssicherungslösung mit easysquare bei der ProPotsdam GmbH
Abbildung 1: Der Datenaustausch mit dem easysquare Webportal erfolgt mit Hilfe eines schlüsselfertigen Plug-Ins mit dem SAP® System des Eigentümers.

„Der Schlüssel zum Erfolg lag letztendlich in einer Kombination aus dem Einsatz mobiler Endgeräte und einer vollständigen SAP® Integration. Nur so kann eine ganzheitliche Abbildung der bestehenden Verkehrssicherungspflichten über den gesamten Prozess hinweg gewährleistet werden“, stellt Torsten Friedel, Projektleiter und COO der PROMOS, heraus.


Prozessorganisation mit SAP® und easysquare Webportal


Wenn es bei der ProPotsdam heute um die Organisation ihrer Verkehrssicherungspflichten geht, machen die Mitarbeiter im wahrsten Sinne des Wortes kurzen Prozess. Mit wenigen Klicks kann der Bearbeiter aus seinem SAP® System heraus bestehende Prüfpflichten einzelnen Gebäuden und ihren jeweiligen Betreibern zuweisen. Das kann beispielsweise die Sichtprüfung eines Hauses oder die Kontrolle einer Dachrinne sein, welche am Gebäude XY durch eine bestimmte Betreiberfirma vorgenommen werden soll. Die Idee dahinter: Warum nicht die Prüfpflichten dort selektieren und zuweisen, wo auch die Stammdaten der Objekte liegen? Das spart Zeit und reduziert gleichzeitig die Fehleranfälligkeit, da Medienbrüche vermieden werden. Ein besonderer Vorteil ist zudem, dass bei den einzelnen Prüfpflichten bereits der jeweilige Prüfturnus hinterlegt ist, sodass der jeweilige Mitarbeiter keinerlei Anpassungen mehr vornehmen muss.

Informationstechnologie und Immobilien (IT&I) Ausgabe Nr. 28 / Oktober 2019

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Der Part der ProPotsdam GmbH ist fürs Erste somit an dieser Stelle schon abgeschlossen. Sie kann sich nun voll und ganz auf die Erfüllung der Prüfaufgaben durch den zuständigen Betreiber verlassen. Weder ein Versand der genauen Arbeitsanweisungen per E-Mail oder ein eventueller Anruf sind noch von Nöten. Das übernimmt die easysquare QMVKS: Automatisch wird das Prüfaufgaben-SOLL mit der genauen Prüfanweisung an das easysquare Webportal übermittelt, von wo aus der jeweilige Betreiber es mit seinen individuellen Zugangsdaten abrufen kann. Bevor die einzelnen Prüfaufgaben vorgenommen werden können, muss der Betreiber nun lediglich seine Mitarbeiter disponieren. Hierzu wählt er die Prüfaufgabe aus oder weist sie einmalig einem der im Portal hinterlegten Mitarbeiter zu. Der jeweilige Mitarbeiter befindet sich im Prüfzeitraum im Urlaub oder ist krank? Das bedeutet nicht, dass die Prüfaufgabe so lang warten muss! Die Aufgabe wird dann automatisch anhand hinterlegter Regeln einem Vertreter zugewiesen. Um einen lückenlosen Prozessablauf zu gewährleisten, wird die Prüfaufgabe als digitales Formular an die easysquare mobile App und somit an das iPad des Prüfers gesendet. Neben der allgemeinen Organisation der Abläufe, können darüber hinaus sowohl vom Eigentümer in seinem SAP® System als auch vom Betreiber über das easysquare Webportal verschiedene Auswertungen abgerufen werden, z. B. Abweichungs- oder Auslastungsanalysen. So kann die rechtzeitige und vollständige Erfüllung der Prüfpflichten- und aufgaben überwacht werden.
Das easysquare Webportal für die Verkehrssicherungspflichten
Abbildung 2: Das easysquare Webportal bietet den Betreibern durch Transparenz, Planungs-, Steuerungs-, und Kontrollfunktionen der Verkehrssicherungspflichten ein ganzheitliches Management.

Easysquare mobile im Praxiseinsatz mobil vor Ort


Und wie funktioniert sie nun, die eigentliche Verkehrssicherungsprüfung vor Ort? Digital natürlich! Stellen Sie sich vor, der Verkehrssicherungsprüfer erhält von seinem Disponenten oder durch die Bestandszuordnung die durch ihn vorzunehmenden Prüfungen auf seinem iPad. Wie in einem E-Mail Programm sieht er nun in seinem Posteingang all seine zu erledigenden Prüfaufgaben. Und auch über das wo, wie und in welchem Zeitraum gibt ihm die easysquare mobile App Auskunft. Mittels der integrierten Kartenfunktion kann unser Prüfer ganz einfach die Route des heutigen Tages planen und zum ersten Objekt navigieren. Er steht vor dem Gebäude, nimmt beispielsweise entsprechend seines Auftrages eine erste Sichtprüfung vom Objekt vor, schaut, ob alles in Ordnung ist und vermerkt dies mittels einfach anzutippender Checkboxen im Formular der easysquare mobile App. Als nächstes könnte seine Aufgabe die Kontrolle der Dachrinne sein. Er nimmt diese dann, entsprechend seines mobil vermerkten Arbeitsauftrages, genau unter die Lupe. Gibt es einen Defekt oder ist die Rinne vielleicht verstopft? Dann kann er mit der App ein Foto vom Mangel aufnehmen und z. B. einen Beschreibungstext hinzufügen. Das Prüfergebnis setzt er an dieser Stelle auf „nicht in Ordnung“. Die Registrierung des Mangels führt später im SAP® System der ProPotsdam GmbH zur automatischen Erzeugung einer Meldung. Der Prüfer ist nun fertig mit den ihm übertragenen Prüfaufgaben. Wieder gelangt das digitale Formular mit den enthaltenen Prüfergebnissen ohne Umwege direkt in das easysquare Webportal und wird dort im PDF Format als Prüfprotokoll abgelegt.

Digitales Formular zur Erfassung weiterer Prüfergebnisse der Verkehrssicherungspflichten in der easysquare mobile App
Abbildung 3: Weitere Prüfergebnisse (z. B. Meldung oder Wiedervorlage) werden in der Detailansicht der Prüfaufgaben erfasst.

Endstation: Kontrolle und Archivierung


Der Mitarbeiter der ProPotsdam GmbH kann unmittelbar nach dem Absenden des digitalen Formulars, das Prüfprotokoll in seinem SAP® System abrufen. Alle Prüfergebnisse, Fotos und auch die Signatur des Prüfers sind automatisch im Dokument enthalten und können eingesehen werden. Er hat somit die volle Kontrollmöglichkeit über die vorgenommen Verkehrssicherungen. „Ergebnisse müssen nicht manuell in das SAP® System übertragen werden, was unseren Mitarbeitern viel Zeit und Aufwand erspart. Gleichzeitig werden die Prüfprotokolle automatisch revisionssicher archiviert, sodass wir eine ordnungsgemäße Dokumentation unserer Verkehrssicherungsleistungen aufbauen“, verdeutlicht Robert Bolduan, Bereichsleiter Technisches Facility Management bei der ProPotsdam-Tochter GEWOBA. Für den Fall der Fälle kann die ProPotsdam GmbH beim Eintreten eines Schadens jedoch nicht nur die Prüfprotokolle als Nachweis zur Erfüllung ihrer Pflichten vorweisen. Zusätzlich können vom SAP® System ein anweisendes und ein nachweisendes Dokument generiert werden. Diese dokumentieren die Übertragung der Prüfaufgabe sowie die Erfüllung der selbigen anhand der Prüfergebnisse.

Anweisende und Nachweisende Dokumente im PDF-Format aus der easysquare mobile App für die Verkehrssicherung
Abbildung 4: Zusätzlich zum Prüfprotokoll steht dem Betreiber im Bezug auf die Revisionssicherheit das Anweisende und Nachweisende Dokument zur Verfügung.

Fazit: Eine runde Lösung


Die QMVKS auf Basis von easysquare bei der ProPotsdam GmbH ist so konzipiert, dass sie den vollständigen Prozess der Verkehrssicherung lückenlos abbildet, von der Instruktion bis zur revisionssicheren Dokumentation. Durch die Vermeidung von Brüchen im Prozess und durch den hohen Vernetzungsgrad, werden nicht nur Aufwand und Zeit gespart, sondern vor allem auch die exakte Dokumentation der durchgeführten Verkehrssicherungsprüfung sichergestellt. Auf der Suche nach einer neuen und einfachen Lösung hat die ProPotsdam GmbH mit der QMVKS eine ganzheitliche und sichere Lösung erhalten. Zukünftig sollen neben der Hausschau weitere Prozesse, wie Hausmeisterleistungen, stufenweise produktiv gesetzt werden. Auch bei einem weiteren Wachstum kann die Lösung flexibel erweitert werden – egal ob eine Ausdehnung auf zusätzliche Verkehrssicherungsprozesse, neue Betreiber oder weitere Immobilienobjekte. Mit der QMVKS auf Basis von easysquare ist die ProPotsdam GmbH für die Zukunft gerüstet.

redaktion@openpromos.de

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