Portfolio-Nr.: 9103-01
Fachgebiet: Zahlungsverkehr

PROMOS automatisierte ELKO Verarbeitung

Manuelle Nachbearbeitung Adé!

In der immobilienwirtschaftlichen Praxis erreicht der SAP® Standard bei der Verbuchung von Umsätzen häufig nur eine automatische Zuordnungsquote der Umsätze zu ihren entsprechenden Verträgen von ca. 50 Prozent. Das Fehlen von Nullen oder Trennzeichen in der Vertragsnummernangabe, die Angabe von Altvertragsnummern, die nicht existente kreditorische Vertragsinterpretation und Probleme mit SEPA-Kürzeln im Verwendungszweck führen zu einer enormen Belastung der Fachabteilung in Form von manueller Nachbearbeitung. Genau um diese komplizierten Fälle zu automatisieren, existieren innerhalb der PROMOS Lösungen die SAP®-integrierten Zusatzfunktionalitäten Pattern Search (zentrale Suchmuster) und Memory Effekt (dezentrale Suchmuster).

Beides sind Erweiterungen zur Optimierung der Interpretation des Verwendungszwecks im elektronischen Kontoauszug. Während Pattern Search unstrukturierte Vertragsnummern strukturiert und Altvertragsnummern interpretiert, ordnet der Memory Effekt unqualifizierte Verwendungszwecke (z. B. „Miete Müller“) den korrekten Vertragsnummern zu, sodass zukünftig die automatische Buchung erfolgt.

Mit der Pattern Search Funktionalität sowie dem Memory Effekt werden der Automatisierungsgrad im Rahmen der Verbuchung von Umsätzen deutlich erhöht. Beide Erweiterungen beziehen sich auf die debitorische Vertragssuche im RE classic bzw. auf die debitorische und kreditorische Vertragssuche im RE-FX.

Pattern Search (zentrale Suchmuster)

Die Suche kann die aktuelle Vertragsnummer ebenso ermitteln wie eine Altvertragsnummer, die aus dem Vorsystem in den SAP® Vertrag übernommen wurde. Die Pattern Search Funktion transformiert im Wesentlichen unstrukturierte Vertragsnummern in die systemseitig vorgegebene Struktur. Die einfache Handhabung ermöglicht die Reduktion des Beratungsaufwandes, da nach der Ersteinrichtung auf Wunsch die hauseigene IT-Abteilung die Pflege der Suchmuster übernehmen kann.

Memory Effekt (dezentrale Suchmuster)

Im Memory Effekt kann man eine beliebige Zeichenkette aus dem Verwendungszweck mit einem debitorischen oder kreditorischen Zielvertrag verknüpfen. Erscheint dann im Verwendungszweck genau diese Zeichenkette, erfolgt automatisch die Buchung auf den Zielvertrag. Durch die Integration in die SAP® Nachbearbeitung entfallen zeitaufwändige Einrichtungsprozesse. Sowohl die Anpassung sich verändernder Verwendungszwecke als auch die Einrichtung erfolgen dezentral durch den Sachbearbeiter.

PROMOS Pattern Search in der elektronischen Kontoauszugsverarbeitung
Pattern Search transformiert unstrukturierte Vertragsnummern in die systemseitig vorgegebene Struktur.
PROMOS Memory-Funktion in der elektronischen Kontoauszugsverarbeitung
Die Memory-Funktion ordnet unqualifizierte Zeichenketten den korrekten Vertragsnummern zu.

Weitere Informationen

  • Automatisiertes Auslesen von Rückläufergebühren: Auch im Falle von Rückläufergebühren, die von der Bank erhoben werden, ist eine automatische Buchung häufig problematisch. Voraussetzung hierfür ist das Auslesen der Beträge aus dem Verwendungszweck. Die PROMOS Lösung unterstützt auch in diesen Fällen den Standard mit einer eigenen Lösung. Die Funktionalität ermöglicht auch die Verarbeitung komplexer Verwendungszwecke durch eine Priorisierung bestimmter Schlüsselwörter.
  • Auswertung zum Memory Effekt: Die Auswertung gibt dem Anwender die Möglichkeit zur Prüfung seiner dezentral festgelegten Suchmuster. Über die angezeigte Trefferquote zu einer Partner-/Hausbank Kombination ergeben sich in Verbindung mit dem zugeordneten Vertrag Anhaltspunkte, bei welchen Suchmustern Anpassungsbedarf vorliegt.

Ihr Nutzen

Reduktion der manuellen Nachbearbeitung: Durch eine höhere Trefferquote bei der automatischen Verarbeitung des elektronischen Kontoauszuges wird die manuelle Nachbearbeitung deutlich reduziert.

Zeitersparnis: Der hohe Automatisierungsgrad bewirkt auf Seiten des Buchhalters einen erkennbaren Zeitvorteil. Er hat so die Möglichkeit, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Geringer Beratungsaufwand: Im Rahmen des Memory Effekts kann der Buchhalter selbst die Zuordnung von Verwendungszweck zum Zielvertrag vornehmen und für zukünftige Buchungen speichern. Ebenso besteht die Möglichkeit, die Pflege zentraler Suchmuster im Rahmen des Pattern Searchs durch interne Mitarbeiter der IT vorzunehmen.

Zielanwendergruppe

  • Bankbuchhalter
  • Debitorenbuchhalter

Technische Voraussetzungen

  • PROMOS.GT

Treten Sie mit uns in Kontakt:

PROMOS consult Projektmanagement,
Organisation und Service GmbH
Rungestraße 19
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