Von der Eingangs- zur Ausgangsrechnung: Die E-Rechnungspflicht erreicht 2027 die Versandseite

In unserem Beitrag „Die E-Rechnung: Mehr als nur eine Pflicht – Der Weg zu effizienteren Prozessen" haben wir gezeigt, wie sich der Rechnungseingang seit 2025 automatisieren lässt – von der eingehenden XRechnung, ZUGFeRD- oder auch einer PDF-Datei bis zum vorerfassten SAP®-Beleg ohne manuelle Zwischenschritte. Damit ist die erste Stufe des Wachstumschancengesetzes abgedeckt. Jetzt rückt die zweite in den Fokus: die Pflicht zum Versand strukturierter Ausgangsrechnungen.

Was sich 2027 ändert

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ab dem 1. Januar 2027 kommt die Ausstellungspflicht hinzu – zunächst für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026. Ab dem 1. Januar 2028 gilt sie ohne Umsatzgrenze.

Für professionelle Immobilienverwalter und Bestandshalter bedeutet das: Wer heute Eingangsrechnungen automatisiert verarbeitet, muss ab 2027 auch auf der Versandseite strukturierte Formate nach EN 16931 – XRechnung oder ZUGFeRD – ausstellen. Eine PDF per E-Mail genügt dann nicht mehr.

1. Warum die Ausgangsseite für die Immobilienwirtschaft anspruchsvoller ist
   Der Rechnungsversand trifft die Branche an einer sensiblen Stelle, weil sich das Portfolio umsatzsteuerlich aufteilt. Die E-Rechnungspflicht greift nur bei steuerpflichtigen B2B- bzw. B2G-Leistungen zwischen inländischen Unternehmern. Die steuerfreie Wohnraumvermietung nach § 4 Nr. 12 UStG löst keine Pflicht aus, Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen an Mieter sind keine Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinne.
   Anders die gewerbliche Vermietung mit Option zur Umsatzsteuer nach § 9 UstG: Diese steuerpflichtigen Leistungen müssen ab 2027 zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden. Gemischt genutzte Bestände verlangen daher eine saubere Trennung im Rechnungslauf – nach Mietverhältnis, Optionsstatus und Empfängertyp.
   
   
2. Der kritische Punkt: Dauermietverträge als Dauerrechnung
   Die größte praktische Hürde betrifft laufende Gewerbemietverträge. Wo der Mietvertrag selbst als Dauerrechnung dient, muss dieser Mechanismus ab 2027 auf ein strukturiertes E-Rechnungsformat umgestellt werden. Betroffen sind nicht einzelne Belege, sondern der gesamte Bestand optierter Gewerbemietverhältnisse. Diese Umstellung lässt sich nicht kurzfristig nachholen und gehört bereits jetzt in die Planung.
   
   
3. PROMOS denkt Ein- und Ausgang zusammen  
   Wie schon Mathias Kaute, Senior Consultant und E-Rechnungsexperte bei PROMOS, im Ausblick unseres letzten Beitrags festhielt: „Auch der verpflichtende Versand von E-Rechnungen zwischen Unternehmen ist durch das Wachstumschancengesetz bereits für 2027 terminiert."
   Die Grundlage entsteht bereits: Der PROMOS E-Rechnungsaustausch wird aus gebuchten FI-Belegen bzw. den Immobilienvorgängen normkonforme XRechnungen bzw. ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen– direkt aus SAP®, in modernen S/4HANA®- ebenso wie in ECC-6.0-Systemen.
   Wie schon beim Rechnungseingang fügt sich die Lösung in bestehende Prozesse ein, ohne gewachsene Abläufe zu stören. Damit gilt für die Ausgangsseite dasselbe Prinzip wie für den Eingang: Die gesetzliche Pflicht ist der Anlass, der eigentliche Wert liegt in der durchgängigen Verarbeitung. Strukturierte Rechnungsdaten entstehen ohne manuelle Nacherfassung, reduzieren Fehlerquellen in der Miet- und Nebenkostenabrechnung und skalieren über Bestände mit tausenden wiederkehrenden Positionen. Wer 2026 in tragfähige Prozesse investiert statt in Übergangslösungen, erreicht die Frist nicht nur – er gewinnt einen strukturellen Vorteil.

Jetzt die Weichen stellen. Drei Fragen sollten Immobilienunternehmen klären:

1. Welcher Anteil der Ausgangsrechnungen ist steuerpflichtig und ab 2027 betroffen?
2. Wie sind die aktuellen Prozesse und Knowhow strukturiert, um die neuen Anforderungen abzuwickeln?
3. Sind die Stammdaten, insbesondere Empfängerkennungen und Steuernummern, vollständig und korrekt?

Der kritische Pfad führt über die Dauermietverträge und die Trennung steuerpflichtiger von steuerfreien Umsätzen – beides ist branchenspezifisch und in Standardleitfäden nicht abgedeckt.

Webinar-Termin: Ausgangsrechnung 2027 im direkten Austausch

Wie der Weg von der automatisierten Eingangs- zur pflichtkonformen Ausgangsrechnung konkret aussehen wird, zeigen wir in unserem Webinar am 17. August 2026 von 9:30 bis 11:45 Uhr. Sie erhalten einen Überblick über die gesetzlichen Fristen, die immobilienspezifischen Besonderheiten und die in der Entstehung befindliche PROMOS-Lösung für den Versand strukturierter E-Rechnungen aus SAP®. Sichern Sie sich jetzt Ihren Platz und informieren Sie sich, welchen Weg wir Ihnen bieten können.