Ein Jahr Project Management Office bei PROMOS – Erik Walter zieht eine erste Bilanz

Hallo Erik, wir möchten heute über das Project Management Office mit dir sprechen. Was war der Anlass, diesen Bereich zu gründen?

Erik Walter: Vorausgegangen ist die Überlegung, dass wir mit einem übergreifenden Multiprojektmanagement einen relativ großen Hebel schaffen können, um unsere Projektarbeit effizienter zu gestalten. Wir wollten sozusagen eine schwebende Instanz schaffen, die aus einer objektiven Warte heraus Projekte überwacht, Anlaufpunkt für Projektleiter bildet und einen genauen Rahmen für das Projektmanagement bei PROMOS vorgibt.

Wer gehört denn zum Team PMO und was sind eure Aufgabenbereiche?

Erik: Wir haben drei Leute im Team – Arlinda, Grit und ich. Geleitet wird die Stabsstelle von Thomas. In der Regel agieren wir aber relativ autark. Wir teilen uns dabei so auf, dass Arlinda und ich schwerpunktmäßig Projekte mit klassischem Projektvorgehen betreuen und Grit sich als zertifizierte Scrum Masterin um die agilen Projekte kümmert.

Wie wird denn entschieden, ob ein Projekt nach einer agilen oder klassischen Methode geleitet wird?

Erik: Nach wie vor dominiert das klassische Projektmanagement, entsprechend dem Wasserfallmodell, unser Projektgeschäft. Die agile Methode Scrum wenden wir in erster Linie bei der Produktentwicklung im Bereich easysquare an, haben aber auch erste Kundenprojekte agil durchgeführt. Beide Methoden haben ihre Vorzüge. Es kommt auf die Art des Projekts an, welche Variante sich eher anbietet. Meiner Meinung nach wird es in Zukunft aber immer mehr einen hybriden Ansatz geben. Klar werden wir bei großen Projekten immer die klassischen Phasen eines Wasserfallmodells haben. Innerhalb dieser Phasen werden wir aber sehr viel flexibler sein. Das heißt, wir gehen häufiger in die Feedbackschleifen, können Konzepte dynamisch anpassen und schauen, ob wir bei der Lösungsentwicklung in die richtige Richtung laufen. Besonders bei kleineren und mittleren Projekten schauen wir immer häufiger gemeinsam mit dem Kunden, ob vielleicht auch ein agiler Ansatz denkbar ist.

Wie funktioniert denn der Wissenstransfer zwischen euch und den Projektleitern?

Erik: Wir haben im Laufe des Jahres 2020 alle Berater für das Projektmanagement, so wie wir es aus dem PMO heraus entsprechend unseres Projektmanagementhandbuchs vorgeben, geschult. Dabei ging es nicht nur darum, wie das Projekt in unserem Projektmanagementtool gepflegt und verwaltet wird, sondern auch um weitere Tools, Projektregeln, Vorgehen zur Kommunikation mit dem Kunden sowie den Ablauf und die wichtigsten Meilensteine der einzelnen Projektphasen. Äquivalent dazu hat natürlich auch Grit die Methodiken nach Scrum geschult. Solche Schulungen werden nun regelmäßig stattfinden.

Was sind weitere Meilensteine, die ihr im vergangenen Jahr erreichen konntet?

Erik: Ganz wichtig für unsere Arbeit im Rahmen des Multiprojektmanagements ist die Nutzung unseres Projektcockpits. Das gibt es schon mehrere Jahre bei der PROMOS. Dabei handelt es sich um eine Auswertung aus dem Controlling über alle Projekte entsprechend ihres Status. Da haben wir uns nun die Verantwortung auferlegt, für dieses Cockpit bestimmte Regeln zu definieren. Was ist beispielsweise zu tun, wenn Termine überfällig sind oder sich eine Budgetüberschreitung abzeichnet. Diese Regeln können zentral eingesehen werden und wir verschicken regelmäßig Informationen an die entsprechenden Projektleiter mit den jeweiligen Status und gegebenenfalls mit kleinen Erinnerungen über offene To-dos.

Eine weitere wichtige Maßnahme, die wir erfolgreich implementiert haben, sind monatliche Qualitätsmanagement-Sitzungen mit den Projektleitern großer oder mittlerer Projekte. Für diese haben wir einen speziellen Fragenkatalog entwickelt, z. B. wurden interne und externe Jour Fixe eingerichtet, gibt es Projektrisiken, existieren Probleme in der Kommunikation und so weiter. So stellen wir sicher, dass die Schritte und Methoden unseres Projekthandbuchs eingehalten werden. Bei Problemen können wir außerdem sofort eingreifen, nachsteuern und eine mögliche Eskalation frühzeitig verhindern.

Was hast du für einen Eindruck? Werden diese Maßnahmen gut von den Mitarbeitern angenommen?

Erik: Ja, auf jeden Fall. Die meisten Projektleiter sind sehr angetan von der Runde, vor allem die, mit weniger Projekterfahrung. Sie sind froh, eine zentrale Instanz als Anlaufstelle im Unternehmen zu haben. Man merkt richtig, dass von Mal zu Mal mehr Fragen kommen und die Vertrauensbasis weiter wächst. Auch die Teamleiter und Berater wissen das zu schätzen. Sie kommen immer häufiger auch auf uns zu und bitten uns um Unterstützung. Das freut uns natürlich, dass das PMO und diese Maßnahmen so gut angenommen werden.