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13.09.2018

UBS 2.0 – Ein Update, das Sie überzeugen wird!

Die Universalbuchungsschnittstelle (UBS) ist – wie ihr Name bereits verrät – der kleine Alleskönner im PROMOS Portfolio. Sie bietet für zahlreiche Anwendungsszenarien die ideale Lösung zum automatischen Verbuchen von Buchungsstoff, und ist dabei variabel und flexibel in der Nutzung. Nach umfassenden Optimierungen bietet die neue Version nun noch mehr Anwendungsfälle und Vereinfachungen.

Eine Lösung, viele Möglichkeiten

Sobald ein großer Datenbestand aus externen Drittsystemen in das führende SAP® übertragen werden muss, im Zielsystem jedoch keine Entsprechung für das jeweilige Konto existiert, ist die Universalbuchungsschnittstelle der PROMOS das richtige Werkzeug. Das Übertragungsformat ist nicht statisch vorgegeben und kann für die unterschiedlichsten Szenarien interpretiert werden. Dadurch eröffnen sich völlig neue Konstellationen für den Einsatz der Universalbuchungsschnittstelle, angefangen bei den Reisekosten über Lohn und Gehälter bis hin zur Kreditkartenabrechnung. Doch damit nicht genug! Auch die Verbuchung bestimmter Sachverhalte von einem Buchungskreis in einen anderen – die sogenannte Kontenbrücke – sowie die Konsolidierung und Migration auf ein System lassen sich mit der PROMOS Lösung problemlos abbilden. Je mehr Anwendungsszenarien in Ihrem Unternehmen bekannt sind, desto sinnvoller ist die Konzentration dieser Vorgänge in nur einer universellen Lösung.

Ein Plus an Komfort

Besonderes Augenmerk bei der Weiterentwicklung der Lösung lag auf der Anwenderfreundlichkeit. Um den Entwicklungsaufwand nachhaltig zu verringern, wurde das Customizing ausgebaut und der Anwender profitiert von flexiblen Einstellungsmöglichkeiten, beispielsweise im Mapping. Auf diese Weise können die Einstellungen zur Aussteuerung der Verarbeitung von Sachkonten, Steuerkennzeichen oder den diversen Kontierungselementen selbst vorgenommen werden. Die große Vielfalt an SAP® Feldern zur Belegung nur weniger Ursprungsdaten führt zu einem deutlichen Qualitätsgewinn im Datenbestand.

Funktionsbeschreibung in Wort und Bild

Die Funktionsweise ist in höchstem Maße einfach gestrickt: die Lösung umfasst zwei wichtige Transaktionen, eine zum Aufrufen der Universalbuchungsschnittstelle und eine weitere für das Customizing. Die unterschiedlichen Anwendungsfälle sind im Feld „Vorgänge“ abgebildet, in dem der Anwender seine Auswahl treffen kann, z. B. eine CSV-Datei einlesen. Die Selektionsmaske passt sich daraufhin dynamisch an: Wenn eine Datei verarbeitet werden soll, fragt die Eingabemaske die zu bearbeitende Datei ab. Sofern eine Verbuchung innerhalb von SAP® erfolgen soll, ist die Eingabe der entsprechenden Buchungsparameter erforderlich. Unser neuer YouTube-Clip zeigt Ihnen die Anwendung in der Praxis:

Weitere Features

Wenn Sie die Vielfältigkeit der Lösung noch nicht abschließend beeindrucken konnte, dann werden es die weiteren Vorzüge sicher tun. Neben dem deutlichen Gewinn an Flexibilität überzeugt die neue UBS sowohl mit einem durchdachten Berechtigungskonzept als auch einer nahtlosen Integration in den easysquare Genehmigungsworkflow. Das heißt, nur berechtigte Personen dürfen die automatische Verbuchung autorisieren und die Freigabe wird komfortabel mit Hilfe eines Prozesses in easysquare workflow eingeholt. Darüber hinaus lassen sich mit der UBS nicht nur Anwendungsfälle in der normalen Hauptbuchhaltung realisieren, sondern die Features unterstützen zudem die neue Finanzbuchhaltung. Die Option zur Verbuchung in Ledgergruppen vereinfacht die internationale Bilanzierung sowie Berücksichtigung von Fremdwährungen und des Steuerrechts.

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