Zeit sparen und effektiv arbeiten – Mobile Inventur mit easysquare

Mit der easysquare mobile App können Sie die einzelnen Prozessschritte effizient durchführen und so wertvolle Zeit einsparen.

Bei einer so genannten körperlichen bzw. manuellen Inventur eines Betriebes werden alle sachlichen Zu- und Abgänge mit Namen, Datum, Kosten und Bilanzwert aufgelistet und mit dem vorliegenden Anlageverzeichnis der Vorjahre verglichen und ggf. mit neuen Informationen ergänzt. Wir haben bei Ines Schulze-Leifheit, Director Accounting der PROMOS, nachgefragt, wie die vergangenen Inventuren in der Firma durchgeführt worden sind. Sie erklärte uns dazu den Vorgang des „Sechs-Augen-Prinzips“: Eine Person sucht nach der Nummer auf dem Gegenstand, eine Zweite überträgt die Nummer in eine Excel-Tabelle und die dritte Person überprüft und verwaltet die Übereinstimmungen und Nummern mit den vorcodierten Gegenständen im SAP^® System.

Dabei schleichen sich oft kleine Fehler ein, die im Nachhinein mehr Arbeit verursachen: „Beispielsweise kommt es oft vor, dass ein Code falsch abgelesen wird, die Anzahl der Sachbestände nicht mit der Liste übereinstimmen oder die Informationen zu dem Verbleib von Inventargütern fehlen. Viele Informationen sind dann im Nachgang in SAP^® zu pflegen, die wir zunächst nur in einer Excel Liste erfasst hatten“, beschreibt Schulze-Leifheit die vergangenen Inventuren.

PROMOS vereinfachte nun den Ablauf der Inventur und entwickelte die mobile Inventur auf Basis der easysquare mobile App. Mithilfe dieser lassen sich die Daten der Inventur problemlos automatisch in das SAP^® System integrieren. Die Anwendung funktioniert dabei fast automatisch. Benötigt werden hierbei nur die App auf einem Handy oder Tablet-PC sowie ein Handscanner.

„Man muss die einzelnen Gegenstände nicht mehr einzeln aus der Excel Liste raussuchen, da sie durch den Scanner direkt identifiziert werden und alles weitere angepasst werden kann. In der Liste der Sachgegenstände können wir jetzt alle Eintragungen über die App pflegen, die wir früher im Nachgang der Inventur im System pflegen mussten“, erklärt Schulze-Leifheit zu der neu eingeführten mobilen Inventur. Statt langkettigen Nummern zu jedem Sachgegenstand, werden Barcodes auf jeden Inventargegenstand geklebt. Neue Gegenstände können auf diese Weise einfach über den Scanner direkt in das SAP^® System übertragen werden.

Das PROMOS Team der diesjährigen Inventur bestätigt die einfache Anwendung der mobilen Inventur. Der Handscanner wird über den Barcode gehalten und kann dann im selben Augenblick auf der App dargestellt werden. In einer Maske werden u. a. die Inventarnummer, das Datum, der Ort, die Kostenstelle und weitere Informationen angezeigt. Möchte man einen Kommentar hinzufügen, geht das in der App über dieselbe Maske. Der gescannte Gegenstand wird automatisch aus dem „offen“ Ordner, in welchem das bestehende Inventar aufgelistet ist, in den „erfasst“ Ordner zur weiteren Bearbeitung freigegeben und kann hier gespeichert, entfernt oder wieder nach „offen“ verschoben werden. Die Daten der mobilen Inventur stehen anschließend automatisch im SAP^® System zur Verfügung. Eine aufwändige Nachbearbeitung und manuelle Übertragung aus Excel Tabellen entfällt vollständig.