Prozesserleichterung durch easysquare – Ein Erfahrungsbericht der GBG Mannheim

Bei der GBG Mannheim sowie in allen anderen Wohnungsbaugesellschaften laufen viele formale Prozesse vor Ort, bei unterschiedlichen Mietern und oft terminlich nacheinander ab. Hierbei ist von höchster Wichtigkeit, nicht den Überblick zu verlieren, bei Anfragen umgehend reagieren zu können und alle Daten an die korrekte Stelle der Immobiliengesellschaft zu überliefern.

Easysquare ist ein Tool der PROMOS, welches genau auf die Bedürfnisse des Immobilien- und Facility Managements abgestimmt ist. Es ermöglicht, komplexe Prozesse zu den jeweiligen Mietern integriert darzustellen und verbindet damit die Kommunikation zwischen dem Dienstleister vor Ort und dem Mitarbeiter in der Zentrale. Verschiedenste Prozesse, beispielsweise die Wohnungsabnahme oder -übergabe, die Inspektion einer Immobilie oder ein Mängelbericht kann, anstatt mit Stift, Papier und Digitalkamera, mobil per App zusammengetragen und von den Beteiligten verarbeitet werden.

Klaus Lange ist Projektleiter der IT und Spezialist für das ERP-System der GBG Mannheim. Auf dem SAP-Forum für die Immobilienwirtschaft wird er am 13. September 2016 um 11.00 Uhr einen Vortrag zum Prozess des Mieterwechsels und im speziellen über die elektronische Archivierung, Workflowprozesse und Anwendung im mobilen Bereich halten. Unter dem Titel „Der Mieterwechsel als geschlossener Prozess von der Wohnungsabnahme bis zur Wiedervermietung“ stellt Lange seine Praxiserfahrung mit easysquare aus der Sicht eines Experten vor. Dazu werden unter anderen folgende Aspekte mit in Betracht gezogen:

• die Wohnungsabnahme,
• die Aufnahme des Herrichtungsbedarfs,
• die Kopplung zur Investitionsplanung,
• die Beauftragung über die HWK und
• die Freigabe und Wiedervermietung.

Die GBG Mannheimer Wohnungsbaugesellschaft mbH ist die größte kommunale Wohnungsbaugesellschaft Baden-Württembergs. Über 15 Prozent der Stadtbewohner leben in den Wohnungen der GBG Mannheim. Das großzügige Portfolio des Unternehmens umfasst Neubau, Bestandserhaltung und Modernisierung sowie die Verwaltung und Vermietung von Zweck- und Wohnraum jeder Größe.